"1С-Рарус" создал систему управления денежными средствами в строительной компании "Стройгазмонтаж" с помощью "1С:Предприятие 8. Управление строительной организацией". Автоматизация основных операций при формировании и согласовании бюджетов и заявок на расходование денежных средств значительно облегчила и ускорила процесс работы сотрудников. Согласование бюджета ускорено в 3 раза. Обработка заявок на расходование ДС и формирование поручений происходит в 5 раз быстрее. Исключены обращения сотрудников в отдел Казначейства для получения информации об оплате. Вместе с формированием различной отчетности, система позволяет проводить план-фактный анализ бюджета денежных средств.
Группа компаний ООО "Стройгазмонтаж" входит в число ведущих компаний России, занимающихся строительством в нефтегазовом секторе экономики. Основные направления деятельности организации - строительство промышленных объектов и магистральных газопроводов, газо- и нефтеперерабатывающих производств, обустройство нефтяных и газовых месторождений, газификация субъектов РФ.
Ранее компания вела бюджетирование денежных средств с помощью электронных таблиц. Составление бюджета занимало продолжительное время, в основном за счет трудоемких процессов анализа и внесения изменений. При таком способе ведения бюджетирования было трудно достичь оперативности, требующейся для принятия управленческих решений.
С помощью электронных таблиц также велся контроль исполнения бюджета. Сотрудники центров финансовой ответственности (ЦФО) не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение своего бюджета, оплата происходила по бумажным заявкам, для контроля приходилось переносить вручную данные в таблицы из бухгалтерского учета.
Динамичное развитие компании повлекло за собой рост документооборота и движения денежных средств (ДДС) в несколько раз. ООО "Стройгазмонтаж" потребовалось минимизировать на данном участке количество "бумажных" документов и снизить число обращений сотрудников в отдел Казначейства при согласовании платежей и за информацией по оплате. Во время принятия решения в компании успешно проходило внедрение программы "1С:Управление строительной организацией 8" с помощью специалистов "1С-Рарус". Было решено создать систему управления денежными средствами на основе "1С:Управление строительной организацией 8". Планировалось достичь следующих задач:
- Планирование оперативного бюджета ДДС;
- Формирование в электронном виде заявок на планирование и платежи;
- Оперативный контроль превышения плановых сумм по статьям бюджета при формировании заявок на платеж;
- Ведение план-фактного анализа исполнения бюджета ДДС;
- Получение финансовых отчетов оперативного бюджета в различных аналитических срезах (например, по объектам строительства);
- Возможность электронного согласования/ утверждения документов.
В ходе проекта созданы рабочие места финансового и бюджетного контролеров, операциониста, работника финансового отдела. Все сотрудники ЦФО обеспечены доступом к работе с бюджетами в системе. Автоматизировано 350 рабочих мест.
В результате оптимизирован процесс работы с бюджетами:
- Работа с бюджетами теперь ведется в электронном виде. Персонал ЦФО самостоятельно формирует бюджет на каждую статью. Затем с помощью системы он консолидируется в общий бюджет ДДС компании.
- Ускорилось согласование бюджета в 3 раза. Финансовый контролер получил возможность в оперативном режиме корректировать, отклонять и согласовывать бюджет ЦФО. Разработан специальный механизм согласования/ утверждения с хранением истории работы с документом. Предусмотрены возможности для согласования пакетов документов.
- Облегчена работа с согласованным бюджетом. Финансовый контролер нажатием одной кнопки получил доступ ко всему альбому утвержденных в компании бюджетных форм, который включает 28 форм.
- Электронные заявки на расход ДС формируются сотрудниками самостоятельно. Практически исключены обращения в отдел Казначейства: система позволяет получать оперативную информацию о включении заявки в реестр оплат, о дате оплаты и номере платежного поручения.
- Время на подготовку заявок на расходование средств снизилось в 3-10 раз (в зависимости от вида заявки) за счет использования уже имеющихся данных в системе. Это позволяет пользователям формировать большее количество заявок по оплатам поставщику, налогам, заработной плате.
- Время на обработку заявок на расходование ДС и формирование поручений сократилось в 5 раз. Система позволяет видеть остатки по счетам в режиме on-line и поддерживает групповую обработку заявок (установку реестров, счетов оплаты, даты платежа). Платежные поручения создаются автоматически на основании реестров оплат.
- Система позволяет формировать различную отчетность: укрупненные отчеты для руководства; отчеты, требующиеся для планирования оплаты материалов поставки; отчеты финансового отдела ("Финансирование по объектам строительства", "Реестр к справке о финансировании объекта", "Справка о состоянии взаиморасчетов по объектам строительства").
- Информационная система позволяет проводить анализ по сопоставлению планового и фактического бюджета ДДС. Для анализа отклонений от плановых данных предусмотрены функции по группировке данных в любом необходимом аналитическом разрезе.
Комментирует Вера Петровна Тимофеева, Начальник отдела казначейства ООО "Стройгазмонтаж": "С появлением автоматизированной системы бюджетирования ДДС информация о финансовом состоянии предприятия стала прозрачной. Это дает руководству доступ к более детальным сведениям на уровне отдельного ЦФО и статьи затрат. Облегчено принятие решений на различных этапах текущего или следующего периода планирования".
ООО "СГМ" входит в число ведущих компаний России, занимающихся строительством в нефтегазовом секторе экономики. Главное направление деятельности организации - управление проектами в области строительства промышленных объектов и магистральных трубопроводов, обустройства нефтяных и газовых месторождений, газо - и нефтеперерабатывающих производств, газификации субъектов РФ. Сегодня ООО "СГМ" активно проявляет себя на рынке не только как управляющая компания или генеральный подрядчик, но и как полноценный девелопер.
Группа компаний "1С-Рарус" образована в 1994 году. За 18 лет работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалистами "1С-Рарус" разработано 70 типовых решений для 17 отраслей бизнеса. Офисы группы компаний работают в России и Украине: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Казань, Рязань, Новосибирск, Киев, Севастополь. "1С-Рарус" - Сертифицированный партнер Microsoft, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП).
В группе компаний "1С-Рарус" работает более 1 700 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.
Сайт группы компаний: www.rarus.ru. За дополнительной информацией просьба обращаться к PR-менеджеру "1С-Рарус" Елизавете Мозжухиной по тел.: (495) 223-04-04, 231-20-02.