Компания "1С-Рейтинг" завершила внедрение комплексной информационной системы управления на совместном предприятии "КуатАмлонМунай", одном из лидеров нефтедобывающей промышленности западного Казахстана. Комплексная система, построенная на базе типовых решений "1С:Управление производственным предприятием для Казахстана" и "1С:Консолидация", позволила повысить эффективность бюджетного контроля при снижении затрат, значительно сократить сроки согласования платежей, что привело к прозрачности и упорядоченности бизнес-процессов.
ТОО СП "КуатАмлонМунай" является одним из лидеров нефтедобывающей промышленности западного Казахстана и продолжает динамично развиваться. Компания специализируется на разведке, добыче и транспортировке нефти: осуществляет экспорт нефти за рубеж, а также является поставщиком для нефтеперерабатывающих заводов в Казахстане.
Использовавшиеся ранее на предприятии бухгалтерская и складская конфигурации собственной разработки перестали удовлетворять потребностям предприятия по своей функциональности. В связи с развитием компании, возникла необходимость в автоматизации процедур утверждения документооборота и ускорении оформления и контроля плановых документов по закупкам товарно-материальных запасов и услуг. Подготовка регламентированной отчетности отнимала слишком много времени. Бюджетирование, управленческая и финансовая отчетность велись в электронных таблицах.
С целью повышения эффективности управления компанией, руководство ТОО СП "КуатАмлонМунай" поставило цель модернизировать систему управления финансами, управленческий и регламентированный учет. Для этого, помимо организационных преобразований, необходимо было внедрение на предприятии современной информационной системы. При этом новая система должна была обеспечить снижение дебиторской задолженности и необоснованных финансовых расходов, существовавших на предприятии, а также должна способствовать оптимизации уровня складских запасов.
В связи с этим была разработана концепция построения новой системы, предусматривающая следующие задачи автоматизации:
- Оптимизация временных затрат на работу с документами за счет сокращения времени на согласование ответственными лицами и обеспечения их необходимым набором инструментов для принятия решений;
- Оперативное отслеживание "день-в-день" всего документооборота, в том числе на территориально удаленных нефтяных месторождениях, принадлежащих компании;
- Получение оперативной информации в момент принятия решения. К примеру, в момент подписания заявок на материалы, необходимо располагать информацией о реальном остатке, стоимости последней закупки, остатке средств по бюджету по определенному коду затрат и т.д.;
- Устранение дублирования функций между оперативными и учетными службами. Передача функций ввода информации в места ее возникновения – складское хозяйство, производственные и снабженческие подразделения и т.п.
- Полностью автоматизированный бюджетный контроль (согласно утвержденным процедурам предприятия);
- Наведение порядка в таких областях как управление задолженностью, планирование оплат и управление запасами;
- Перевод части подсистем на английский язык для англоговорящей части руководства предприятия.
Для помощи в решении поставленных задач была приглашена компания "1С-Рейтинг", зарекомендовавшая себя как надежный партнер при создании сложных корпоративных систем с максимальным охватом рабочих мест.
Специалистами "1С-Рейтинг" была предложена система, основанная на двух взаимосвязанных решениях системы "1С:Предприятие 8":
- "1С:Управление производственным предприятием для Казахстана" для решения задач производственного, регламентированного и управленческого учета, а также автоматизации казначейства;
- "1С:Консолидация" для создания бюджетной модели группы компаний с обязательной трансляцией целевых показателей по нескольким бюджетам в "Управление производственным предприятием для Казахстана".
Для выполнения поставленных заказчиком задач на платформе "1С:Предприятие 8" были созданы дополнительные подсистемы "Оперативное планирование закупок" (связанная с подсистемой "Казначейство" посредством внедренных в документы планирования закупок механизмов бюджетного контроля) и "Подсистема согласования документов". С использованием новой подсистемы согласования утверждение документов стало проходить за несколько десятков минут, и это с учетом распределенных баз, а также сложных маршрутов согласования с десятками узлов и переходов.
Возможности платформы "1С:Предприятие 8" позволили оперативно реализовать сложную модель бюджетов, процесс бюджетирования, и контроль лимитов. Типовой функционал "1С:Консолидации" был дополнен расширенными схемами контроля выполнения бюджетов различных видов (операционные затраты, CAPEX, cash-flow). В результате руководство получило комплексную модель бюджетирования, учитывающую замкнутый цикл управления предприятием, включающую:
- Разработку бюджетов в "1С:Консолидации";
- Оперативное планирование в "1С:Управлении производственным предприятием":
- формирование внутренних заказов, заказов поставщикам и заявок на расход денежных средств с учетом контроля по статьям бюджетов. В результате любые планируемые закупки, затраты и выплаты проходят тщательный контроль, что позволяет уже на первоначальном этапе не допускать незапланированное превышение бюджетов;
- формирование запросов на изменение бюджета по требуемым статьям в случае острой необходимости;
- Учет результатов хозяйственной деятельности в "1С:Управлении производственным предприятием";
- Получение фактических данных, план-фактный анализ и по его результатам корректировку планов на следующий период в "1С:Консолидации".
Важной для предприятия задачей являлся перенос точек ввода информации в места ее возникновения. Одним из сдерживающих факторов было отсутствие информации для лица, принимающего решение на месте. Для решения этой проблемы типовая функциональность заказов, складских документов и документов по отражению затрат была дополнена механизмами бюджетного контроля. В результате все складские работники, прошедшие обучение, супервайзеры и материальные администраторы месторождений имеют возможность вносить информацию "день-в-день", тогда как ранее вся информация вносилась с бумажных отчетов каждой вахты раз в 15 дней.
Предприятие располагает большим парком служебной и специализированной техники. Для учета заявок на транспорт от подразделений, путевых листов, затрат на топливо и ремонт техники была разработана дополнительная подсистема, которая позволила взять соответствующие затраты под контроль.
Важными результатами внедрения для основного заказчика системы, финансовой дирекции предприятия, стали:
- упорядочивание всех взаиморасчетов с контрагентами, ведение истории любых параметров договоров, с учетом заключаемых дополнительных соглашений;
- ведение в системе сложных многоэтапных графиков поставок и расчетов, с отслеживанием степени выполнения;
- планирование заявок на расход денежных средств на основании графиков платежей и информации о текущем состоянии взаиморасчетов с поставщиками, с учетом ограничителей по бюджетам.
В результате заказчик четко контролирует заявки на расход денежных средств на соответствие графикам оплаты в договорах. При этом ведется история всех договорных взаимоотношений.
Перевод блоков системы, необходимых для работы англоязычного руководства компании, на английский язык осуществлялся совместно с сотрудниками заказчика. Разработан дружественный интерфейс на английском языке, позволяющий выполнять управленческие задачи, формировать отчетность и заниматься утверждением следующих по маршрутам согласования документов. В результате руководство получило возможность непосредственно контролировать наиболее важные процессы в информационной системе.
Компания является совместным предприятием, что накладывает определенные требования к учету и к предоставляемой управленческой отчетности, в том числе в управляющую компанию. Функциональной, основной валютой являются доллары. Любые операции в учете должны носить свое отражение по историческому курсу функциональной валюты. В долларах формируются как валютные аналоги определенной части регламентированной отчетности и форм валютного регулирования, так и бюджеты с план-фактным анализом. Для формирования четкой картины по всем активам и пассивам в регламентированной (тенге) и основной (долларах) валютах была реализована подсистема учета в функциональной валюте с поддержкой стратегий расчета курсов остатков на счетах, авторегистрацией новых бухгалтерских корреспонденций, возможностью переоценивать либо оставлять неизменным исторический курс того или иного раздела бухгалтерского учета. Созданная подсистема утверждена ведущими аудиторами компании из "большой четверки", курирующей "КуатАмлонМунай".
Компания, помимо производства и реализации, передает продукцию в переработку на нефтеперерабатывающие заводы. Для расчета себестоимости услуг переработчиков, наряду с себестоимостью продукции, были использованы возможности подсистемы управления производством.
Сегодня система работает в режиме промышленной эксплуатации, автоматизировано 91 рабочее место.
Стоит заметить, что в ходе проекта существующая на предприятии модель бюджетирования претерпела определенные изменения. Область использования "1С:Консолидации" расширилась по сравнению с изначально планируемой. Среди поставленных задач на ближайшие несколько месяцев значатся следующие:
- Сократить время на формирование и консолидацию бюджетов за счет использования процессов управления бюджетированием;
- Перевести большую часть аналитической работы в "1С:Консолидацию", используя пакет план-фактной отчетности.
Как отмечает руководитель проекта со стороны заказчика, финансовый менеджер Александр Сергунин: "В результате внедрения информационной системы на платформе "1С:Предприятие 8" мы получили адаптированный к специфике учета в компании продукт. За счет большей функциональности, удалось полностью автоматизировать бизнес-процессы, которые в предыдущей системе могли быть автоматизированы только частично. Мы получили полностью автоматизированный бюджетный контроль и электронный документооборот".
ТОО СП "КуатАмлонМунай" – одно из крупнейших предприятий нефтедобывающей промышленности в Казахстане, разрабатывающее два нефтяных месторождения. Также предприятие занимается разведкой месторождений, реализацией нефти и нефтепродуктов и реализацией нефти на нефтеперерабатывающие заводы.
Предприятие владеет дочерней компанией – гостиничным комплексом "Самал".
Дополнительная информация:
Казахстан, 120008 г. Кызылорда, ул. Амангельды, дом 106.
Тел.: 8(7242) 23-56-00, 23-59-01
Контактное лицо: Финансовый менеджер Сергунин А. – sergunin@kuatamlonmunai.kz
Компания "1С-Рейтинг" с января 1998 года является постоянным партнером фирмы "1С", занимая активную позицию в распространении, внедрении и сопровождении системы программ "1С:Предприятие" на рынке Казахстана.
За годы работы на рынке Казахстана клиентами компании стало более 6000 предприятий. Компания имеет статусы ЦКП, АУЦ, ЦСО, 1С:Консалтинг. Зарекомендовала себя как надежный партнер на крупных проектах
Стратегия компании 1С-Рейтинг в том чтобы сделать бизнес наших заказчиков сильнее, конкурентоспособнее и мобильно реагирующим на изменение внешних условий рынка, чтобы появилось больше времени на его планирование и развитие.
Дополнительная информация:
Казахстан, 070004, г. Усть-Каменогорск, ул. Казахстан, 27.
Тел.: (7232) 20-30-80, 20-30-41.
E-mail: 1c@1с-rating.kz
http://www.1c-rating.kz