Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила проект автоматизации лидера топливного рынка Северо-Запада РФ – холдинга "Фаэтон". В единую систему на базе "1С:Управление производственным предприятием 8" объединены более 60 АЗС по Северо-Западному региону и головной офис компании, автоматизировано 80 рабочих мест. В числе результатов проекта руководство компании "Фаэтон" отмечает увеличение продаж, улучшение финансового планирования, усиление контроля за оборотом топлива, снижение непредвиденных расходов.
Федеральная топливная сеть "Фаэтон" основана в 1991 году в Санкт-Петербурге. В настоящий момент сеть автозаправочных станций "Фаэтон" насчитывает более 200 АЗС, из них 60 – в Санкт-Петербурге и области, остальные – в ключевых городах России, таких как Москва, Волгоград, Новгород и другие. "Фаэтон" входит в тройку лидеров топливного рынка на Северо-Западе России, доля рынка компании в регионе составляет 25 процентов. В марте 2008 года компания "Фаэтон" стала лауреатом национальной премии "Лидер Отрасли".
Расширяя собственную федеральную сеть, компания инвестировала более 13 миллиардов рублей на запуск 230 АЗС в 28 регионах России. Кучер Андрей Викторович, директор службы технического развития компании "Фаэтон", комментирует предпосылки автоматизации: "Возникла необходимость в создании мощной информационной системы с возможностью ее тиражирования впоследствии по другим регионам нашего присутствия". К новой системе были предъявлены следующие требования:
- эффективно управлять поступлением, доставкой, продажей горюче-смазочных материалов (ГСМ);
- оперативно получать точные данные о работе каждой АЗС, включая оборот товаров в кафе и магазинах на станциях;
- улучшить продажи компании за счет грамотного управления отношениями с клиентами (CRM);
- поддерживать обмен данными с существующими локальными системами управления АЗС и системами учета топливных талонов, билетов и смарт-карт (безналичный расчет за топливо для физических и юридических лиц).
Было принято решение о переходе на новую систему ERP-класса "1С:Управление производственным предприятием 8" (1С:УПП) на базе "1С:Предприятия 8", т. к. данная система предоставляет богатый аналитический функционал и возможности автоматизации бюджетирования, которое запланировано к запуску в компании в дальнейшем. В связи с высокой сложностью проекта в качестве исполнителя по многим рекомендациям была выбрана компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), Петербургское подразделение.
Автоматизировано 80 рабочих мест. В результате создана комплексная информационная система, которая объединила в себе данные о деятельности каждой из 60-ти АЗС компании на Северо-Западе РФ, позволила вести учет всей торгово-закупочной деятельности компании по региону. Автоматизированы подсистемы: управления денежными средствами, управления продажами и CRM, управления закупками и запасами. Под специфику деятельности топливной сети специалистами компании БИТ была разработана дополнительная подсистема учета купли-продажи ГСМ.
Внедрение проекта позволило компании:
- Улучшить взаимоотношения с контрагентами
По результатам проекта существенно улучшена работа компании с поставщиками ГСМ. В системе осуществляется мониторинг и анализ предложений от поставщиков – выбираются лучшие кандидаты по условиям и качеству продукции.
Автоматически формируется график оплат поставщикам по датам. Благодаря автоматизации сложной системы взаиморасчетов (предоплата, процентная оплата по факту отгрузки/получения ГСМ, по факту выставления накладной поставщиком, с учетом различных отсрочек от этих моментов в календарных или банковских днях) в системе оперативно создаются отчеты по отсроченной и просроченной кредиторской задолженности. Это обеспечило контроль за расходованием денежных средств и позволило улучшить финансовое планирование. - Управлять закупками, движением и хранением ГСМ
На основании графика взаиморасчетов с поставщиками в системе формируется график закупок, выстраиваются детальные планы закупок и продаж. Автоматизирован сложный процесс учета ГСМ в пути: учитывается стоимость услуг компании-перевозчика, формируется сопроводительная документация (заказ перевозчику, товарно-транспортная накладная, акт слива ГСМ на АЗС), ведется учет путей поступления ГСМ в компанию (через ж/д, доставкой, самовывозом и пр). В зависимости от полученных данных ведется расчет реальной себестоимости бензина, формируется его конечная цена.
При транспортировке и хранении товара в компании осуществляется контроль массы и объема топлива. Автоматизирован учет хранения ГСМ на нефтебазах, настроен канал пересылки данных о реальных наливах (отгрузках) с локальных систем учета на нефтебазах покупателям и перевозчикам. Все это обеспечило компанию точной оперативной информацией о наличии, обороту и остатках ГСМ, позволило пресечь несанкционированный забор топлива с использованием поддельных документов, повторного предъявления доверенностей на вывоз топлива и пр., обеспечило высокий уровень контроля запасов ГСМ в целом. Все это помогло значительно снизить топливные издержки компании. - Управлять продажами компании и привлекать новых клиентов (CRM)
С учетом отраслевой специфики в системе автоматизированы следующие виды продаж: розничные продажи, продажи с отправкой топлива клиентам по ж/д, продажи с доставкой, самовывозом. Отражена сложная система взаиморасчетов с покупателями ГСМ: предоплата, оплата процентов по факту отгрузки/получения ГСМ, оплата по факту выставления накладной покупателю и пр. На основании полученных данных руководство компании формирует отчеты по дебиторской задолженности, строит текущий и годовой планы продаж, контролирует финансовые поступления, ведет анализ продаж отдельных видов топлива.
Для лучшего контроля дебиторской задолженности и повышения прозрачности информации по взаимодействию с корпоративными клиентами в компании настроен обмен данными с существующими системами учета обращения смарт-карт, топливных талонов, билетов. Теперь в системе можно отследить продажи, отгрузки топлива. Производится автоматическая выписка счетов компаниям с постоплатными системами расчетов.
Использование новой системы обеспечило и удобство работы менеджеров по продажам. Новые рабочие места менеджеров целесообразно организованы для быстрого поиска необходимой для переговоров с клиентами информации. Система фиксирует все контакты с клиентами, в т.ч. переписку и позволяет отслеживать эффективность работы каждого из менеджеров, анализировать результаты выполнения планов продаж. По результатам проекта увеличился приток новых клиентов, продажи компании возросли в полтора раза. - Проводить анализ цен конкурентов и регулировать ценообразование на АЗС
В системе реализован механизм сбора и сравнения цен на топливо с ценами на АЗС конкурентов. Проводится анализ изменения цен в разрезе географического положения, вида топлива и пр. Это позволило компании всегда владеть оперативной информацией о состоянии цен в занимаемом рынке и своевременно корректировать собственную ценовую политику. - Ежедневно получать оперативные данные о результатах деятельности каждой АЗС
В ходе работ был настроен канал обмена данными с каждой из систем управления АЗС. Ранее подобный механизм в компании существовал, но оперативность данных была затруднена ввиду медленной обработки информации, периодического отсутствия в системе первичных данных, которые не успевали вносить сотрудники АЗС. Для улучшения взаимодействия с центральным офисом был введен список ключевых показателей, обязательных для ежедневного отображения в системе.
Такой подход позволил ускорить трансляцию первичных данных и снизил трудозатраты персонала. Автоматизирован и учет деятельности локальных магазинов и кафе на АЗС. Ведется калькуляция блюд, учет прихода и остатков товаров, порционная продажа (в т.ч. напитков). Осуществляется расчет себестоимости блюд, списание товаров, инвернтаризация. Таким образом, руководство компании каждый день получает достоверные данные о работе всех АЗС, это положительно сказывается на планировании развития компании.
"Наша компания получила мощную комплексную систему для управления деятельностью, – комментируя результаты проекта, говорит Санаев Дмитрий Иосифович, начальник отдела информационного развития сети "Фаэтон". – В данной системе поддерживаются все необходимые бизнес-процессы компании, что позволит успешно и с минимальными затратами внедрять ее в других регионах РФ, в которых мы представлены. Специалисты компании БИТ отлично справились с поставленной задачей и обеспечили реализацию всех наших требований в системе".
Федеральная топливная сеть "Фаэтон" основана в 1991 году в Санкт-Петербурге. В настоящий момент сеть автозаправочных станций "Фаэтон" насчитывает более 200 АЗС, из них 60 – в Санкт-Петербурге и области, остальные - в ключевых городах России, таких как Москва, Волгоград, Новгород и другие. "Фаэтон" входит в тройку лидеров топливного рынка на Северо-Западе России, доля сегмента рынка компании составляет 25 процентов. В марте 2008 года компания "Фаэтон" стала лауреатом национальной премии "Лидер Отрасли".
Дополнительная информация:
www.faeton.spb.ru
www.phaetonhc.com
Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) – официальный партнер фирмы "1С" с 1997 года. Компания является сегодня крупнейшей сетью среди фирм - франчайзи "1С" и насчитывает более 44 офисов, которые работают в трех странах: России, Украине и Казахстане. Спецификой деятельности БИТ является не только автоматизация предприятий на базе 1С, но и обучение, консультации бухгалтеров по всему спектру профессиональных вопросов. За время работы компания произвела более 70000 успешных внедрений автоматизированных систем. Система менеджмента качества компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) в пяти офисах в Москве, в том числе и в Центральном, в трех офисах в Санкт-Петербурге, в том числе и в Центральном, и в офисах в Красноярске, Киеве, Самаре, Казани, Саратове, Ростове-на-Дону, Екатеринбурге, Иркутске, Челябинске сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000.
Дополнительная информация:
Санкт-Петербург, ул. Бабушкина, д. 36, корп. 1 (м. Ломоносовская)
Тел.: (812) 325-49-49
E-mail: spb@1cbit.ru
www.1cbit.ru