Специалисты самарского филиала "1С-Рарус" автоматизировали договорную и претензионно-исковую работу ООО "АРГОС" - крупнейшего российского подрядчика на рынке сервисных услуг нефтегазовой отрасли. Система "1С:Управление холдингом", развернутая на 500 рабочих местах, помогла консолидировать данные: документы и нормативно-справочную информацию - шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Оптимизирована работа с более 5 000 ежегодно заключаемыми договорами, а также сопроводительными документами: доп. соглашениями, спецификациями, претензиями и исками. Снижен риск потери информации, на поиск документов в электронном архиве уходит не более 2-х минут. Сроки согласования документов между филиалами и центральным аппаратом управления сокращены с 14-30 до 1-3 дней. Усилен контроль за взаиморасчетами по договорам. Время на формирование ежегодной корпоративной отчетности по дфоговорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшилось с 20 до 1-2 рабочих дней. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.
ООО "АРГОС" - одна из крупнейших компаний России, оказывающих полный спектр сервисных работ и услуг на рынке нефтегазовой отрасли страны. Компания состоит из шести филиалов и трех дочерних обществ, в которых работает более 9 000 сотрудников. ООО "АРГОС" входит в состав 500 крупнейших компаний России (РБК-500) и работает на лицензионных участках ПАО "ЛУКОЙЛ", ОАО "Газпром нефть", ОАО "НК "Роснефть", ПАО АНК "Башнефть" и других нефтегазовых компаний.
В компании ежегодно заключается свыше 5 000 договоров и более 2 000 дополнительных соглашений и спецификаций, ежедневно более 500 сотрудников участвуют в процессах документооборота и согласования документов. При этом ежегодно фиксируется около 400 входящих/исходящих претензий и исков, возникающих в результате нарушений условий договоров.
Ранее работа с претензиями и исками не была автоматизирована. Учет документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и дочерними обществами осуществляется удаленно, много времени уходило на сбор данных и формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. В связи с этим информация об отчетах поступала в ЦАУ (центральный аппарат управления) не своевременно.
Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы упорядочить работу с договорами, консолидировать данные (документы и нормативно-справочную информацию) шести филиалов и трех дочерних обществ, упростить и ускорить формирование итоговой отчетности по договорной и по претензионно-исковой работе, ускорить процедуры согласования, снизить риски потери информации.
Для достижения поставленных целей была выбрана система "1С:Управление холдингом". Партнером по внедрению новой системы стал самарский филиал "1С-Рарус".
Новая система охватила 500 рабочих мест во всех подразделениях компании.
Ключевые результаты проекта:
- Новая система объединила работу шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Организован оперативный учет и хранение более 5 000 ежегодно заключаемых договоров. Вся сопутствующая документация: дополнительные соглашения, спецификации, претензии и иски, протоколы разногласия и спецификации - хранятся в электронном виде в карточке договора и доступны всем задействованным в работе с этими документами сотрудникам. На поиск нужного документа в электронном архиве уходит не более 2-х минут. Снижен риск утери документов. Срок подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшился с 20 до 1-2 дней.
- Настроен обмен данными о договорах и контрагентах между "1С:Управление холдингом" и учетными системами подразделений. Это позволило унифицировать нормативно-справочную информацию и обеспечить ее своевременное обновление во всех подразделениях компании. В результате качество договорной и претензионно-исковой работы повысилось, исключены разночтения и неточности в документах.
- Оптимизировано согласование документов. В компании договора и другие документы согласовываются в 2 этапа: внутри филиала и далее с ЦАУ. Автоматизация ускорила обмен информацией между всеми участниками процесса. В системе настроены маршруты согласования, обновленные данные по каждому документу поступают в центральное управление каждый час. Сроки согласования документов между филиалами и ЦАУ сократились с 14-30 до 1-3 дней.
- В системе доступна вся связанная с договорами информация - история работы, сроки исполнения обязательств, сведения об участниках, спорных вопросах и т. п. Это помогает сотрудникам ЦАУ оперативно контролировать платежную дисциплину, взаиморасчеты, условия оплат по договорам, вовремя принимать административные решения, оценивать надежность клиентов.
- В системе реализованы отчеты, которые помогают руководству оперативно контролировать договорную и претензионно-исковую работу каждого подразделения компании. Это исключило организационные ошибки. Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании.
Соколова Ирина Владимировна, заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО "АРГОС", отмечает: "Система "1С:Управление холдингом" помогла нам упорядочить ежедневную работу с сотнями важных документов - договорами, спецификациями, претензиями, исками. Обмен данными между центральным аппаратом управления и удаленными подразделениями многократно ускорился, вся актуальная информация о договорной и претезионно-исковой деятельности в любой момент времени доступна в системе. Снижен риск утери важной для компании информации. Повысилась исполнительская дисциплина".
ООО "АРГОС" - один из крупнейших Российских
подрядчиков на рынке сервисных услуг в нефтегазовой отрасли. Стратегия ООО "АРГОС"
направлена на эффективное выполнение полного комплекса сервисных услуг при
строительстве нефтяных и газовых скважин.
Системы менеджмента компании "АРГОС"
успешно прошли сертификацию на соответствие Российским стандартам ГОСТ Р ИСО
14001-2007 (ISO 14001:2004) "Система экологического менеджмента",
ГОСТ Р 54934-2012 / OHSAS 18001:2007 "Система менеджмента безопасности
труда и охраны здоровья", ГОСТ ISO 9001-2015 (ISO 9001:2015) "Система
менеджмента качества".
Сайт компании: www.argos-rf.ru
"1С-Рарус" - совместное предприятие фирм "1С"
и "Рарус", создано в 1994 году. Сегодня "1С-Рарус" -
холдинг, филиалы которого работают в 17 городах России и за ее пределами.
За 25 лет работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 150 000
предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых
компаний. Специалисты "1С-Рарус" разработали свыше 90 типовых решений для 17 отраслей бизнеса.
"1С-Рарус" - ведущий партнер фирмы "1С", Сертифицированный
партнер Microsoft, Google, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных
Продуктов (НП ППП).
В группе компаний "1С-Рарус" работает более 2 700 сотрудников,
большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента
"1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO
9001:2015.
Сайт группы компаний: www.rarus.ru