Компания "СофтСервис" автоматизировала работу ОАО "Гродноавтосервис", дилера Volkswagen" в Беларуси, с помощью системы "Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти" на платформе "1С:Предприятие 8". В результате организовано своевременное формирование отчетов по 30 показателям деятельности для импортера автомобилей. Создано электронное хранилище информации об обслуживании каждого автомобиля и рекомендованных мастером работах. Сокращено время обработки клиентских заказов на сервисное обслуживание и ремонты, заполнения заказ-нарядов, подбора запчастей и оформления сопроводительных документов. Оптимизировано планирование закупок, обеспечено постоянное наличие на складе необходимых запчастей и комплектующих. Сотрудники предприятия теперь успевают за день обслуживать на 20% больше клиентов, прибыль компании увеличилась на 10%.
ОАО "Гродноавтосервис" создано в 1994 году. Официальный дилер Volkswagen, Skoda, АвтоВАЗ в г. Гродно, Республика Беларусь. Предприятие продает автомобили, оказывает услуги по гарантийному ремонту и обслуживанию, оптом и в розницу реализует более 90 000 наименований запасных частей и комплектующих.
Компания ежедневно получает около 50 заявок на сервисное обслуживание и ремонт автомобилей. Для эффективной работы необходимо быстро обрабатывать входящие обращения, поддерживать на складе постоянное наличие необходимых запчастей и комплектующих, оперативно формировать сопроводительные документы, фиксировать выполненные работы для того чтобы при следующем обращении клиента иметь полную информацию об автомобиле.
Ранее заказ-наряды на ремонт и обслуживание автомобилей заполнялись вручную на основании данных электронных каталогов. На поиск информации о нормативах выполнения работ и требуемых запчастях уходило много времени. История обслуживания автомобиля и рекомендации мастера не фиксировались, что не давало возможности предложить клиенту при следующем обращении дополнительные услуги. Это вело к потере дополнительной выручки.
Для контроля остатков на складе и анализа потребностей в запчастях и комплектующих использовались электронные таблицы. Возникало большое количество ошибок при планировании закупок, что негативно влияло на финансовые результаты работы - недостаток востребованных запчастей на складе снижал выручку и увеличивал время выполнения сервисных работ, поставка неликвидных наименований замораживала оборотные средства предприятия.
Руководство компании приняло решении о внедрении информационной системы, которая позволила бы ускорить обработку входящих заявок, сократить время на оформление заказ-нарядов и сопроводительных документов, обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов. Кроме того, нужно было автоматизировать подготовку отчетов о результатах работы: импортер автомобилей обязал предприятие ежемесячно предоставлять отчеты по 30 показателям эффективности - количеству сервисных циклов, выполненным работам, продажам запчастей, финансовым показатели деятельности и т.д. Сотрудники компании подсчитали, что на ручной сбор данных и формирование отчетов уходило бы не менее 2 рабочих дней в месяц.
Для решения поставленных задач была выбрана система "Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти" на платформе "1С:Предприятие 8". Партнером по внедрению стала компания "СофтСервис".
Ключевые итоги проекта:
- Автоматизировано формирование заказ-нарядов. При обработке заявки на ремонт или обслуживание автомобилей система сама обращается к электронному справочнику, загружает в заказ-наряд наименование, номер и норматив выполнения работ, формирует необходимый для ремонта или обслуживания список запчастей. Это позволяет экономить до 10 минут рабочего времени на обработку одной заявки. Ежедневная экономия времени на оформление заказ-нарядов по 50 заявкам составляет более 8 часов.
- Организовано электронное хранение информации об обслуживании каждого автомобиля и рекомендациях мастера. При повторном обращении клиента менеджеры теперь могут быстро сориентироваться и предложить владельцу автомобиля перечень рекомендуемых работ и дополнительных услуг.
- Оптимизировано планирование закупок. Система автоматически анализирует оборачиваемость запчастей и предлагает величину минимального остатка, который позволит обеспечить бесперебойную работу станции техобслуживания и магазина автозапчастей. При формировании заказа поставщику сотрудник выгружает сформированный в системе отчет, в котором отражено наличие запчастей, установленный минимальный остаток и количество, которое необходимо заказать - необходимо только подтвердить выбранные программой позиции и отправить заказ поставщику. В итоге ошибки при планировании закупок исключены, склад обеспечен необходимым количеством востребованных запчастей, что увеличивает оборачиваемость средств.
- Отчеты импортеру автомобилей формируются автоматически по номеру операции. Сформировать отчет по 30 показателям и отправить его импортеру теперь можно нажатием нескольких кнопок. Это экономит до 16 рабочих часов сотрудников ежемесячно.
Все это значительно ускорило обработку и документальное оформление входящих заказов, сократило простои, связанные с нехваткой нужных запчастей и комплектующих. Заявки на ремонты и сервисные работы выполняются быстрее. Компания теперь ежедневно успевает обслуживать на 20% клиентов больше. Прибыль предприятия увеличилась на 10%.
Богуслав Ромуальдович Гробицкий, директор ОАО "Гродноавтосервис": "Подводя итоги проекта, хотелось бы опустить такие вопросы формального характера как подготовка отчетов, создание цепочки документооборота, связь программы с каталогами работ, автозапчастей, автоматический перенос данных, наличие аналитического аппарата - все они успешно решены. Главное, что внедрение системы на платформе "1С:Предприятие 8" позволило нашей компании без увеличения штата сотрудников обслуживать на 20% клиентов больше и получать на 10% больше прибыли без задействования дополнительных ресурсов". >
ОАО "Гродноавтосервис" - крупнейшее предприятие в сфере авто бизнеса в г. Гродно. В автоцентре представлен широкий модельный ряд как легковых, так и коммерческих автомобилей. Площадь ремонтной зоны более чем 300 м2 позволяет принимать на облуживание до 10 автомобилей одновременно. Сотрудники ежегодно проходят специальный курс обучения, что позволяет владеть полной информацией о автомобилях, технических инновациях, применяемых в сфере автомобилестроения, а также особенностях эксплуатации автомобилей в регионе. В распоряжении есть собственный склад запасных частей, который насчитывает более 90 000 наименований.
Контактная информация:
Республика Беларусь, г. Гродно, пр-кт Космонавтов, 68
Директор Гробицкий Богуслав Ромуальдович, тел. +375 15 275 50 06
b.grobicki@grodnoauto.by
ООО "СофтСервис" специализируется на разработке и внедрении программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета на предприятии. Компания имеет статус "1С:Франчайзи", является участником проекта "1С:Центр компетенции по производству". Компания является ключевым партнером "1С-Рарус" по автоматизации автомобильного бизнеса. Компетенции сотрудников подтверждены многочисленными сертификатами фирмы "1С", которые они получили по результатам обучения и экзаменов.
Контактная информация:
Республика Беларусь, г. Гродно, ул. Ленина 5/2,
тел. + 375 152 61 03 54
http://www.softservice.by
1C@softservice.by