Специалисты группы компаний "Бизнес ИТ" автоматизировали документооборот трех предприятий группы компаний "Бумфа Групп". Новая система, созданная на основе решения "1С:Документооборот 8", охватила более 50 рабочих мест. В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, усилен контроль за сроками их действия. Ускорилась подготовка тендерной документации. В 2 раза сокращено время на согласование документов. Количество выигранных тендеров увеличилось. Заказы клиентов выполняются вдвое быстрее.

"Бумфа Групп" - одно из крупнейших предприятий в России по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании - собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы во многих городах России. Кроме того, в группу компаний входят: крупнейшая нефтебаза в Северо-Кавказском регионе, и сельскохозяйственное предприятие.

Компании группы используют в своей работе около 2000 различных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов - патентов, лицензий, разрешений и т.д. Например, в сельскохозяйственном предприятие регулярно оформляются технические паспорта и документы, подтверждающие право собственности на сельскохозяйственную технику, а в ООО "Бумфа Групп" - патенты на продукцию и торговые марки. Необходимо оперативно контролировать сроки действия этих документов и своевременно планировать их пролонгацию или переоформление. Кроме того, многие из этих документов используются при подготовке пакетов документации для участия в тендерах на поставку косметических средств, изделий санитарно-гигиенического назначения, автомобильного топлива, сельскохозяйственной продукции - ежемесячно таких мероприятий у группы компаний около 50.

Ранее все документы оформлялись и хранились только в бумажном виде. На передачу документов между удаленными на сотни километров подразделениями тратилось много времени. Согласование договоров зачастую затягивалось. Сроки действия правоустанавливающих и правоподтверждающих документов контролировались вручную, не всегда удавалось продлить или переоформить тот или иной документ вовремя. На поиск нужных документов для подготовки конкурсной документации тратилось несколько дней. Из-за отсутствия электронного архива сотрудникам приходилось каждый раз заново сканировать найденные оригиналы. Предприятия не всегда успевали подготовить полный пакет конкурсных документов, участие в некоторых  тендерах срывалось.

Группе компаний стала необходима информационная система, которая позволила бы создать электронный архив договоров, правоустанавливающих и правоподтверждающих документов,  обеспечить их быстрый поиск в электронном архиве, ускорить согласование, организовать оперативный контроль за сроками их действия.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала ГК "Бизнес ИТ".

Всего за один месяц система была развернута на 50 рабочих местах в юридических отделах и приемных трех предприятий группы.

Ключевые итоги проекта:

• Создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов - входящими, исходящими, внутренними. К минимуму сведено время на их обработку и передачу между удаленными подразделениями. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа.
• В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя. Согласование документов ускорилось на 50%.
• Обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон - адресат уже не может сказать, что он не получал документ. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя.
• Классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения. Нужный документ в электронном архиве можно найти за считанные минуты. Это существенно упростило и ускорило подготовку конкурсной документации, компания теперь принимает участие в большем количестве тендеров. Количество выигранных тендеров увеличилось.

Генеральный директор ООО "Бумфа Групп" Аслан Шебзухов отмечает: "1С:Документооборот 8" позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве. Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Все это помогает предприятия группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах".

ООО "Бумфа Групп" - это единственное в России предприятие полного цикла производства косметической ватной продукции.

Непрерывный контроль качества, соблюдение технологической дисциплины, использование знаний квалифицированных специалистов на всех этапах производства позволяет производить ООО "Бумфа Групп" высококачественную инновационную продукцию. Благодаря этому продукция, выпускаемая под собственными торговыми марками PREMIAL, AMRA, RELUX уже завоевала заслуженное доверие потребителей. На сегодняшний день продукция компании востребована во всех регионах Российской Федерации, а также странах Ближнего Зарубежья.
Контактная информация:
Карачаево-Черкесская республика, г. Черкесск, ул. Привокзальная, 16
Тел: +7 (8782) 26-63-66
bumfa@bumfa.ru
http://www.bumfa.ru/ 

Группа компаний "Бизнес ИТ" осуществляет комплексную автоматизацию бизнес процессов всех видов учета, исполняет проекты по производству и внедрению бухгалтерских, банковских, торговых, управленческих, информационных и производственных систем.

Контактная информация:
Тел. (8652) 991-000
mail@biz-it
http://www.biz-it.ru/