О компании «My Baks»
Основание компании в качестве торговой произошло в 2002 году. Собственное производство было запущено в 2017 году и на текущий момент позволяет изготавливать серийные модели изделий, а также индивидуальные заказы с возможностью кастомизации продукции под запрос клиента. Компания создает высококачественные и стильные аксессуары для мужчин и женщин из натуральной кожи, подчеркивая индивидуальность каждого клиента.
В числе продукции и услуг компании: сумки, ремни, портмоне, чемоданы, зонты, очки, перчатки, шарфы, лазерная гравировка на коже. Многолетний опыт компании позволяет использовать на производстве экологичные процессы обработки кожи и минимизировать отходы.
С чего все началось
К нам в «1С:Франчайзинг Ваниев» обратилась компания «My Baks» с просьбой предложить программный продукт, который будет решать задачи автоматизации бизнес-процессов компании:
- продажи через торговые точки и на маркетплейсах;
- применение системы лояльности для покупателей;
- контроль складских остатков;
- учет производства продукции;
- формирование прозрачной финансовой отчетности.
Как было
На момент основания бизнеса торговые точки располагались на рынке, учет велся в «амбарных книгах». После расширения бизнеса были открыты новые магазины в Торговых домах. Руководство компании понимало, что вести учет в тетрадях некомфортно, и такой учет не дает полного анализа бизнеса.
Первым программным продуктом для ведения учета была выбрана конфигурация «1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана» (далее 1С:УТП), в которой вели бухгалтерский учет, склад, зарплату, продажи. Внедрение 1С взамен «тетрадного учета» улучшило ситуацию, но со временем с увеличением торговых точек вести учет в программном продукте становилось сложнее. Основная сложность заключалась в недостатке финансовой отчетности в разрезе остатков на складах, отсутствии нужных настроек для программы лояльности, SMS-рассылок.
Нужную функциональность можно было бы доработать, но до этого не дошло — база компании попала в руки хакеров. Руководство компании понимало, что оплата выкупа не дает никакой гарантии возврата данных, поэтому было принято решение о запуске новой базы на новой конфигурации 1С.
Продукция компании «My Baks»
Следующим программным продуктом стала конфигурация «1С:Предприятие 8. Розница для Казахстана» с синхронизацией с «1С:УТП». Ведение учета на торговых точках стало удобнее, а финансовые результаты прозрачнее. В 2017 году компания «My Baks» запустила собственное производство по пошиву изделий из кожи. Когда производство начало расти, появилась необходимость использования спецификаций на готовую продукцию и ведения учета производственных процессов.
Появились проблемы с заказами покупателей, так как срывались сроки изготовления, возникали проблемы с сырьем, не были видны текущие этапы производства. Кроме того, компания вышла но новый способ реализации своей продукции — через маркетплейсы. Заносить продажи в программу вручную оказалось затратно по времени. Встал вопрос об автоматизации производства и онлайн-продаж в 1С.
Решение
Мы предложили выбрать в качестве системы для автоматизации как производственного, так и торгового учета, программу «1С:Управление нашей фирмой 8 для Казахстана» (далее 1С:УНФ). Внедрение разделили на несколько этапов.
Типовой функционал программного продукта позволяет одновременно автоматизировать как учет розничной торговли, так и оптовой, закуп сырья и материалов, складской учет, производство готовой продукции, расчеты с покупателями и поставщиками, наличный и безналичный учет денежных средств, учет заработной платы и т.д.
На первом этапе было решено автоматизировать розничную торговлю и подготовить базу 1С для ведения учета производственных процессов и интеграции с маркетплейсами.
Так как предыдущая база была повреждена, а прочих работоспособных копий не оказалось, восстановление справочников базы и ввод остатков по сырью и готовой продукции сотрудники компании производили вручную самостоятельно. Продукция вводится в базу в разрезе характеристик номенклатуры.
После этого успешно ввели в эксплуатацию работу на торговых точках с использованием функционала Рабочее место кассира. Для стабильности работы кассиров на каждой торговой точке установили локальную базу, а все торговые точки объединили в распределенную информационную базу с автоматической синхронизацией данных узлов и головной базы. Это обеспечило удобство работы и оперативное обновление информации по каждому магазину.
Настроили скидки и акции в 1С:УНФ и установили торговое оборудование, чтобы в магазинах и на складе стало удобнее работать. Также настроили возможность продажи подарочных сертификатов.
Затем показали наиболее подходящие типовые отчеты для своевременного контроля состояния данных: «Розничная выручка», «Движение и остатки серий номенклатуры», «Подарочные сертификаты и их остатки», «Расчеты с покупателями и поставщиками» и другие. По запросу руководителя компании мы добавили новые варианты отчетов, такие как «Движение и остатки товаров по складам», «Продажи», «Валовая прибыль по номенклатуре», «Деньги». Новые отчеты помогают анализировать данные в удобных для руководителя разрезах.
Также мы показали полный функционал программного продукта для понимания имеющихся типовых возможностей. Дали рекомендации по хранению копий базы 1С на внешних носителях в разных форматах — внешние диски, облака, почта.
Результаты
На текущем этапе уже получилось запустить текущие процессы торговой деятельности без доработок — настроить работу с дисконтными картами клиентов, как с именными, так и с безликими, использовать возможность оформления скидки в день рождения покупателя, продавать подарочные сертификаты, которые особенно актуальны в сфере реализации изделий из кожи.
Вторым этапом, после окончания ввода остатков по товарам, взаиморасчетам и т.д. планируется внедрение блока производственного учета с помощью типового функционала 1С:УНФ в формате набора тестовых документов и просмотра вариантов отчетов с различными настройками. После согласования схемы производственного учета планируется его полная автоматизация.
Работы по проекту выполнены компанией «1С:Франчайзинг Ваниев».
«1С:Франчайзинг Ваниев» — давний партнер фирмы «1С», тридцатилетний опыт автоматизации компаний различного масштаба, отраслей и форм собственности.
Наш принцип автоматизации — новое качество учета и управления!
