«Каждый раз, когда я слышу слово „Автоматизация“ — перед моими глазами начинается полномасштабная визуализация в виде огромного металлургического завода. Именно с чем-то подобным, таким же непростым, у меня ассоциируется это слово», — говорила одна моя коллега. Но действительно ли автоматизация применима лишь к тем предприятиям, которые специализируются на технически сложных товарах? Ведь данный термин широко используется и в нашем с вами быту, будь то ароматный чай из термопота или подробный прогноз погоды от умной станции. Сегодня я хочу поговорить о решении повседневных задач не дома, а на торговом предприятии. Приглашаю вас в путешествие под названием «Модная автоматизация».
О компании
ООО «ЛАВЛИ СТАЙЛ» — родом из северной столицы, города Санкт-Петербург. Компания с 2013 года продает одежду через розничную точку продаж и в сети интернет. Специализируется на продаже бандажных платьев на любой вкус и цвет. Здесь можно подобрать стильный образ под любой жизненный случай. Магазин работает в формате «шоурум». Данный формат позволяет не просто купить пару приглянувшихся вещей, а собрать целостный образ. По-домашнему уютное пространство магазина приглашает посетителей в мир модных нарядов и оригинальных вещей.
Задачи автоматизации
Розничная торговля — это не просто продажа товаров, а целый комплекс взаимосвязанных процессов, от встречи покупателя до управления запасами, который требует соответствующей автоматизации.
Изначально директор магазина Екатерина пользовалась сервисом LiteBox. По мере развития и роста компании функционала этой товароучетной программы стало недостаточно. Встал вопрос о поиске других сервисов, которые смогли бы удовлетворить потребности быстро развивающейся компании в полном объеме. Знакомые посоветовали «1С:Управление нашей фирмой 8», что является грамотным выбором, т.к. в программе реализовано все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии.
Однако, найти программу — это лишь малая часть больших перемен. Осталось найти профессионального исполнителя, который оперативно и качественно осуществит и настроит процесс автоматизации на предприятии.
Меня зовут Дмитрий. Я предоставляю услуги по автоматизации любого вида учета>в облаках и «на земле». Я делаю так, что 1С приносит пользователям не только максимальную пользу, но и удовольствие.
Проект автоматизации начался с того, что Екатерина обратилась ко мне с просьбой помочь ей перейти на новую систему. Случилось это осенью 2021 года. Мы организовали личную встречу, на которой я провел небольшое интервью для сбора информации о деятельности компании и выявления её потребностей. Данные, полученные от Екатерины, помогли мне запустить процесс, который, не буду скрывать, весьма меня заинтересовал возможным наличием немалого количества интеграций.
Нажимаем на кнопку «Старт». Производится первоначальная настройка и перенос остатков из старой программы. На тот момент всё это происходит через облачный сервис «Bit-Live». Офис и склад располагались на канале Грибоедова, а количество сотрудников составляло не более десяти человек. При этом у Екатерины уже был корпоративный портал>"Битрикс24″.
О проекте и интеграциях
Первая особенность, с которой я столкнулся при реализации данного проекта: перенос карточек из одного сервиса в другой должен был осуществиться в специальном формате. Теперь это не просто «Закрытое платье в пол изумруд», а товар со сложным набором характеристик с разделением по размерам и цветам.
Через какое-то время собственник ООО «ЛАВЛИ САЙТ» начал продвигать свой сайт и возникла необходимость реализации обмена с сайтом. Пришли к решению, что 1С будет некой центральной системой, в которой будут создаваться новые карточки товаров, к ним подгружаться фотографии, добавляться цены, остатки, дополнительные описания, а затем весь этот массив данных будет зеркалиться на сайт.
Заказы, сделанные на сайте, соответственно, подгружаются в 1С. Происходит двусторонний обмен данными. Здесь в связку к корпоративному порталу «Битрикс24» подключается сайт. Соответственно, на тот момент, у нас появляется уже второй обмен. В начале идет с определенными сложностями, но потихонечку всё это сверяется и обмен начинает работать стабильно.
Главной изюминкой этого проекта является большое количество обменов и интеграций. 1С выступает здесь в роли паука внутри одной большой паутины, «нити» которой перечислены далее.
1. Обмен с Битриксом, в котором менеджеры ведут всю переписку с клиентами.
2. Продающий сайт. Не просто каталог, а сайт, написанный на «1С-Битрикс». Несмотря на гармоничную совместимость сайта с 1С, в процессе настройки пришлось решить немало тонких вопросов. На данный момент интеграция работает стабильно и эффективно.
3. Маркетплейс. Ещё одна цепочка связи. Хоть полноценной интеграции не получилось, которая позволила бы сразу подгружать данные из OZON/Яндекс/WB, тем не менее интеграция присутствует. Данные по отчетам загружаются в систему и обмены идут дальше.
4. Интеграция с оборудованием. Всё достаточно технологично. Есть терминал сбора данных, который, между прочем, не все используют. Клеверенс — как новая связка, некая отдельная система.
Знакомство заказчика с новой программой проходило быстро и комфортно, т.к. у «1С:Управление нашей фирмой 8» очень дружелюбный и интерактивно понятный интерфейс. Буквально в первые же дни использования нового ПО стали ощутимы его плюсы.
Переезд в облако 1С:Фреш
В какой-то момент принимается решение переехать с внешнего сервера в облако 1С:Фреш. У Екатерины появляется потребность в настройке специализированных отчетов. Вся система плавно переезжает в новый облачный сервис.
Стоит отметить отдельной особенностью проекта то, что приходится реализовывать доработки непосредственно в 1С:Фреш: дополнительные отчеты, изменения при помощи расширений и обработок. На данном проекте я столкнулся с техническими задачами, которые очень интересны в реализации. Это достаточно уникальный опыт, потому что не все рискуют дорабатывать в 1С:Фреш. На ум приходит цитата: «А сегодня в завтрашний день не все могут смотреть. Вернее, смотреть могут не только лишь все, мало кто может это делать». ©
Результаты проекта
В процессе выполнения проекта автоматизации бизнес-процессы компании ведутся и управляются в «одном окне» под названием — «1С:Управление нашей фирмой 8». Действия, которые раньше осуществлялись только вручную, теперь, по возможности, автоматизируются и оцифровываются. Ушло много ручной работы, связанной с трансфером информации между разными системами. Собственница и ее сотрудники получили универсальный инструмент в лице 1С для решения повседневных задач.
Из измеримых результатов:
- Заказ покупателя, сформированный на сайте магазина «LovelyStyle», отображается в базе 1С:Фреш спустя 10−15 минут после создания. Максимальный период — полчаса. Теперь менеджер интернет-магазина может оперативнее отследить и обработать подобные заказы в «1С:УНФ».
- Новые модели одежды вместе с фотографиями, а также все цены, остатки и скидки выгружаются ежедневно из 1С на сайт, с часовой периодичностью. Настроен автоматический обмен между сайтом и 1С. Больше нет нужды обращаться к веб-мастеру для редактирования каталога на сайте.
- Благодаря настроенному обмену, в случаях, когда сделка инициируется через «Битрикс24», заказ покупателя и накладная на товар автоматически формируются в базе 1С. Необходимость в дублировании информации посредством ручного ввода отпала.
- Инвентаризация перестала быть четырехчасовой рутиной с ручным пересчетом и риском допустить ошибку из-за высоких количественных показателей товарно-материальных ценностей. Теперь процесс учета имущества проходит в течении часа как в магазине, так и на складе. Настройка обмена между терминалом сбора данных и 1С позволяет автоматически заполнять документ «Инвентаризация», а также передавать информацию в обратном порядке из 1С на ТСД в виде новых карточек товаров с характеристиками.
- Ранее анализ продаж занимал не менее четырех, а то и пяти часов! После создания единого отчета к анализу можно приступать уже через 5−10 минут, после формирования данных.
-
Получение информации по остатку денежных средств стало более оперативным. Ранее сбор сведений занимал около 1 часа, т.к. состоял из длинной цепочки действий, к участию в которой привлекалось несколько человек. Телефонный звонок в магазин, уточнение остатка
и т. п. Сейчас эта информация доступна менее чем за минуту. При помощи настройки специализированного отчета и функционала «Рассылка отчетов» все необходимые данные приходят на электронную почту руководителя в автоматическом режиме. - Планирование закупок стало более эффективным. Благодаря настройке специализированного отчета «Полностью проданные позиции» у заказчика появилась возможность быстро оценить отсутствующие номенклатурные позиции и оперативно удовлетворить потребность в их закупке. Ранее сбор подобной информации мог занимать около 1 часа, т.к. данные формировались из совокупности разных отчетов. Сейчас данные сведения можно получить за 1 минуту без онлайн участия сотрудников т.к. рассылка осуществляется автоматически на электронную почту в заранее заданный интервал времени.
Что ещё стоит отметить в плане интеграции. На подходе запуск маркировки и в перспективе — появление ЭДО. Достаточно уникальная история, когда база на основе 1С:Фреш взаимодействует со столь большим перечнем интеграций. Сайт, Битрикс, маркетплейсы, маркировка, ЭДО. Получается очень нагруженная система. И не забудем, что при этом всем есть магазин с торговым оборудованием и своими потребностями в постоянном обслуживании.
Результаты автоматизации на данном предприятии оцениваю как «очень хорошие». У заказчика появилась уверенность в том, что 1С поможет ему решить задачи любой сложности. За умеренную плату он получает большой набор дополнительных сервисов, которые постоянно развиваются, а также адаптируются под требования государства. У клиента присутствует возможность гибкой настройки, причем бюджетом такой настройки он может управлять самостоятельно.
С момента старта проекта автоматизации активная работа пользователей привела к появлению в базе 1С:
- 21 600 заказов;
- 2 900 отгрузок;
- 1 900 карточек товаров;
- 57 700 контрагентов;
Вот такие моменты удалось отработать на этом проекте. Сейчас магазин «LovelyStyle» располагается отдельно от склада на Лиговском проспекте. Основные процессы внедрены, жизненно важные для предприятия и прочие обмены работают.
