Перевели компанию с ручного управления на работу в «1С:Управление нашей фирмой». Настроили систему так, чтобы все, включая сотрудников в Китае, могли работать вместе, реализовали интерфейс на китайском языке. Оптимизировали управление финансами, закупками и продажами, создали единую систему контроля. Подробности — в нашем кейсе.
О компании
Это совсем молодая российская компания, которая начала свою работу в 2022 году. Их главная задача — стать настоящим другом и помощником для научных лабораторий. Для открытий в области биологии, медицины и диагностики.
Ученым нужны разные вещи для их важной работы. «Юниджент» предлагает сложные импортные химические реактивы для научных исследований в области естественных наук, разработки лекарственных средств. Сырье для производства лекарств и биологически активных добавок.
Задача «Юниджент» — сделать жизнь российских ученых проще и удобнее. Они хотят создать такое место, где ученые могли бы легко найти и заказать все, что им нужно для работы, и получить это быстро, не отвлекаясь от своих важных открытий.
Компания активно сотрудничает с китайскими производителями, импортируя и продавая качественные химикаты и оборудование из Китая в Россию. Это позволяет им предлагать широкий ассортимент по хорошим ценам.
В ассортименте компании есть как лабораторное оборудование (например, центрифуги и дозаторы), так и различные расходные материалы — от лабораторного пластика до автоматических ланцетов для взятия крови. Также, «Юниджент поставляет широкий перечень реагентов для научных целей.
Компания, занимается импортом и продажей химикатов из Китая в Россию.
Основные проблемы — ручное управление на грани возможного
Вся работа компании была в одной большой таблице Excel. Там записывали все: от покупки товаров в Китае до их продажи.
Что же было самым сложным?
- Самая большая проблема была в том, что никто точно не знал, когда же придут деньги от покупателей и когда нужно будет платить поставщикам. Потому что вся информация была таблицах, и все приходилось записывать вручную. Финансисты просто не могли видеть движения денег.
- Руководство не имело возможности быстро узнать, на каком этапе сейчас находится каждый заказ. Если, например, китайские партнеры задерживали закупку или отправку товара, об этом узнавали слишком поздно, когда уже возникали проблемы.
- Представьте, что менеджеры в Москве пытаются договориться с одним-единственным человеком, который занимается закупками в Китае. Они постоянно звонили друг другу, пересылали друг другу эту огромную эксель-таблицу, долго все обсуждали. А еще и языковой барьер мешал! Это было очень долго и совсем неэффективно.
- Чтобы просто узнать, где сейчас заказ, менеджеру приходилось звонить в Китай. Это отнимало кучу времени, и из-за этого страдало качество обслуживания клиентов — им приходилось ждать ответа дольше обычного.
В общем, вся система работы была построена на ручном труде, который уже достиг своего предела. Это как пытаться управлять большим кораблем, держась за руль руками, когда нужна целая команда и современная навигация.
Поставленная задача — построить единую систему контроля
Наша цель была — построить совершенно новую, «умную» систему, которая могла бы сама управлять многими процессами, а именно — внедрили «1С:Управление нашей фирмой» и настроили ее под бизнес-процессы заказчика.
Вот, что предстояло:
- Сделать так, чтобы ничего не забывалось и не опаздывало: мы хотели, чтобы система сама следила за всеми важными шагами в работе компании. Чтобы ни один срок не был пропущен, и каждый этап выполнялся вовремя.
- Научить систему предсказывать будущее денег. Мы хотели создать инструмент, который бы показывал, когда деньги поступят в компанию, а когда их нужно будет отправить поставщикам. Этот инструмент называется «Платежный календарь».
- Убрать ненужную работу руками. Система должна сама понимать, что какой-то этап работы выполнен, мы решили связать это с реальными действиями в компьютере. Например, когда менеджер оформит заказ, система сама поймет, что нужный этап пройден. Так больше не нужно будет ничего вводить вручную.
- Настроить так, чтобы все могли работать вместе, в разных странах. Мы знали, что у компании есть сотрудники за границей, например, в Китае. Они не должны были иметь доступ ко всей сложной системе. Поэтому мы хотели создать для них специальный, простой «пульт управления», через который они могли бы делать свою работу (например, подтверждать заказы), а система бы все остальное делала сама.
Пошаговый путь к оптимизации
Когда мы имеем дело с товарами из других стран — просто смотреть на числа недостаточно. Нужно все объединить, контролировать и управлять каждым действием — и у нас в России, и там, откуда товар едет.
Мы сделали простой и надежный инструмент. Он не просто покажет, что происходит, а поможет управлять всем процессом, чтобы он работал как один слаженный механизм.
Мы разделили работу над этим проектом на несколько шагов, чтобы все сделать правильно.
Этап 1. Анализ и моделирование бизнес-процессов
Прежде, чем строить что-то новое и удобное, мы сначала очень внимательно изучили, как все работало раньше.
Наш первый шаг был такой:
- Подробно изучили ту самую огромную Excel-таблицу, которую клиент использовал для отслеживания сроков и оплаты. Оказалось, что она была очень неудобной, большой, и из-за того, что все вводилось вручную, там часто случались ошибки.
- Встретились с теми, кто отвечает за деньги, закупки и продажи в компании. Вместе с ними мы подробно описали 10 самых важных шагов в их работе. Для каждого такого шага мы определили 10 ключевых моментов, которые нужно отслеживать.
- Выяснили, какие этапы работы чаще всего задерживаются. Именно эти задержки больше всего влияют на то, когда вся работа будет закончена и когда нужно будет платить. Мы особенно обратили внимание на работу с Китаем, потому что там, как выяснилось, чаще всего возникают трудности.
- Мы также посмотрели, какие документы или действия могут служить подтверждением того, что очередной важный этап работы успешно завершен.
Этап 2. Разработка и внедрение Платежного Календаря в 1С:УНФ
Мы сделали так, чтобы в 1С:УНФ все было устроено так же, как в Excel-таблице, но четко и структурировано.
Сначала мы разработали модель данных в 1С:УНФ, отражающую идентичную структуру процессов и этапов, как и в Excel, но в удобном для системы формате.
Настроили правила, которые связывают действия в программе 1С:УНФ с этапами работы. Теперь, когда создается определенный документ, система автоматически отмечает, что нужный этап выполнен.
Как это работает на примерах:
- Создали документ «Заказ поставщику» — система сама отметила: «Разместили заказ у поставщика».
- Создали документ «Приходная накладная» — система отметила: «Приняли товар на склад».
- Создали документ «Расходная накладная» — система отметила: «Отгрузили товар клиенту».
Так мы убрали необходимость вручную отмечать выполнение каждого этапа — система делает это сама, когда вы создаете нужные документы.
Платежный календарь по заказам
Для каждого этапа установили плановые сроки выполнения, а система автоматически фиксирует фактическое время создания документа, являющегося подтверждением выполнения.
На основе этих данных система автоматически строит подтвержденный Платежный календарь, показывающий реальные даты планируемых поступлений и расходов.
Все данные идут в общий платежный календарь
Этап 3. Внедрение системы контроля зависаний
Разработана функция, которая подсвечивает этапы, фактическое выполнение которых выходит за плановые сроки. Используется цветовая индикация (например, «красный свет»).
При клике на «зависший» этап отображается вся необходимая информация: какой конкретно документ (не) создан, кто ответственный, какие документы связаны с этим этапом.
Самая левая колонка — это статус и количество времени на согласование, комментарий и причина отказа — выделенные колонки в середине таблице
Пример работы
Ситуация: Этап «Отправка товара с китайского склада» имеет плановый срок выполнения, который истек, но документ, подтверждающий отправку, не создан.
Реакция системы: Система сигнализирует об этом ответственному менеджеру.
Действие менеджера: Менеджер видит проблему, идентифицирует ответственного сотрудника (например, в Китае) и связывается с ним для выяснения причин задержки (например, забыл разместить заказ, выходные дни).
Данная функция позволила оперативно выявлять «узкие места» в процессах, особенно на этапах, требующих участия внешних сторон (например, поставщиков в Китае), и быстро принимать меры по их устранению.
АРМ менеджера
Этап 4: Разработка упрощенного интерфейса для китайских партнеров
Коллегам в Китае не нужен весь сложный функционал основной программы 1С:УНФ. Им нужно что-то гораздо проще, чтобы они могли выполнять свои конкретные задачи:
- Размещать заказы. Они должны были делать это на основе того, что заказывали наши менеджеры в России.
- Создавать заказы поставщикам. То есть, оформлять, что нужно купить.
- Регистрировать покупки. Отмечать, что товар получен от поставщиков.
- Готовить все для перевозки. Создавать данные о том, как упаковывать товар (например, сколько коробок нужно).
Для них мы создали упрощенный интерфейс, который позволил им легко и быстро справляться именно с этими задачами, не перегружая их ненужными функциями.
Мы разработали простой и понятный интерфейс, отображающий только необходимую информацию и функционал. Интерфейс переведен на китайский язык.
Рабочее место закупщика
Работа, которую коллеги из Китая через специальный упрощенный интерфейс, автоматически отображается в главной программе 1С:УНФ.
Это значит, что когда они, например, размещают заказ поставщику или регистрируют закупку, в основной базе сразу же создаются нужные документы («Заказ поставщику», «Приходная накладная» и так далее).
Благодаря этому:
- Все данные обновляются автоматически. Платежный календарь и система контроля задержек всегда показывают самую свежую информацию.
- Работа в Китае плавно «встраивается» в общую систему, и всегда видно полную картину, без необходимости вручную переносить информацию.
Вот так выглядит заказ поставщику глазами китайского коллеги, сюда он вносит количество, цену, сертификаты и может скачать платежное поручение.
Итоги проекта
Проект по автоматизации контроля процессов и финансов для компании «Юниджент» успешно решил комплекс задач, стоящих перед молодой, но амбициозной торгово-логистической компанией.
Ключевые достижения проекта:
1. Устранение финансовой неопределенности
Создана четкая видимость денежных потоков. Финансовый отдел теперь имеет полный контроль над датами поступления платежей от клиентов и сроками выплат поставщикам.
2. Прозрачность на всех этапах заказа
Руководство и менеджеры получили возможность в режиме реального времени отслеживать статус каждого заказа. Проблемы, связанные с задержками на стороне поставщиков (из Китая), выявляются на ранней стадии, что позволяет оперативно принимать меры и предотвращать срывы сроков.
3. Оптимизация взаимодействия и преодоление барьеров
Устранена необходимость постоянных телефонных звонков, пересылки громоздких Excel-файлов и преодоления языкового барьера между российскими менеджерами и китайскими поставщиками. Процесс размещения заказов и координации закупок стал значительно быстрее, эффективнее и менее затратным по времени. Сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах.
4. Повышение оперативности и качества обслуживания клиентов
Значительно сократилось время ожидания ответа на запросы клиентов, так как информация о статусе заказа стала доступна менеджерам мгновенно. Улучшено качество клиентского сервиса, повышена лояльность клиентов за счет быстрого и точного информирования.
5. Создание единой, масштабируемой системы контроля
Разработана и внедрена единая система, объединяющая все ключевые процессы компании — от размещения заказа у поставщика до его отгрузки клиенту. Компания получила фундамент для дальнейшего роста и масштабирования бизнеса. Система автоматизирует рутинные операции, снижает риск ошибок и позволяет управлять компанией с большей эффективностью.
Проект выполнила компания Айтон.
