Перед проектным институтом «Гипрокоммундортранс» стояли классические проблемы роста: разрозненный учет затрат по проектам, медленное согласование заявок и дни ручной работы для получения управленческой отчетности. Существовавшая «1С:Бухгалтерия» эффективно вела регламентированный учет, но не решала операционных задач. Какое решение смогли найти — рассказываем в кейсе.
О компании
АО ПИ «Гипрокоммундортранс» — это надежный партнер для реализации сложных и масштабных проектов, предлагающий полный цикл услуг: от разработки градостроительной концепции и архитектурного облика до детального проектирования и дизайна, с применением передовых технологий, включая BIM.
За 58 лет работы Проектный институт «Гипрокоммундортранс» (ГКДТ) спроектировал порядка шести тысяч объектов. Мы реализуем концепцию ликвидного проектирования, когда над проектом работает команда проектировщиков, архитекторов, аналитиков, маркетологов. По проектам «Гипрокоммундортранс» построены, например, детские сады, школы, спортивные объекты, жилые комплексы, бизнес-центры, поликлиники, больницы, дома-интернаты для пожилых людей и инвалидов, автомобильные дороги и развязки, съезды и мостовые переходы.
Ключевое ограничение и решение
Компания хотела избежать сложных и дорогостоящих интеграций нескольких систем, которые создают «информационные разрывы» и требуют постоянной поддержки.
Вместо установки новых программных продуктов, используемая «1С:Бухгалтерия» была функционально усилена двумя отраслевыми модулями:
- «БИТ.Строительство Снабжение и склад»
- «БИТ.Финанс»
Этот подход исключил необходимость сложных интеграций и создал абсолютно единое информационное пространство.
Проблемы до внедрения
Проектный институт «Гипрокоммундортранс» столкнулся с типичными для проектного бизнеса сложностями:
- Разрозненный учет затрат. Затраты по проектам (материалы, работа субподрядчиков, зарплата сотрудников, накладные расходы) учитывались в разных системах и Excel-таблицах. Не было единой картины по бюджету и фактическим затратам в реальном времени.
- Длительное согласование заявок. Процесс заявки на закупку материалов или услуг был бумажным и многоэтапным. Заявки терялись, согласующие не всегда видели актуальный остаток бюджета, что приводило к задержкам и срыву сроков проектов.
- Запаздывающая отчетность. Финансовая служба тратила несколько дней, а иногда и недель, на консолидацию данных из разных источников для формирования управленческих отчетов (P&L, ОДДС, отчет по проектам). Руководство получало информацию с опозданием, не могло оперативно принимать решения.
- Сложность контроля запасов. Отсутствовал четкий учет материалов на складах, привязанный к конкретным объектам строительства, что вело к их недостачам или излишнему замораживанию средств.
Решение: внедрение сквозной системы на платформе «1С»
Институт выбрал и внедрил два интегрированных модуля:
- «БИТ.Строительство Снабжение и склад» — для оперативного управления проектами, закупками и складами.
- «БИТ.Финанс» — для финансового планирования, контроллинга и регламентированного учета.
Как была построена автоматизация
1. Учет затрат по проектам стал прозрачным и оперативным
- Единый реестр проектов: В системе был создан единый справочник проектов (объектов), который стал центром для всех затрат.
- Привязка каждой операции к проекту: Любая операция — закупка материала, списание его в производство, оплата субподрядчику, начисление зарплаты проектной команде — сразу фиксируется в системе с указанием проекта-получателя затрат.
- Контроль бюджета в реальном времени: Руководитель проекта и финансовый директор в любой момент видят: утвержденный бюджет, уже понесенные обязательства (заявки, договоры) и фактические затраты. Это предотвращает перерасход средств.
2. Согласование заявок превратилось в быстрый электронный workflow
- Единая форма заявки: Сотрудник заполняет заявку в системе, сразу указывая проект и статью затрат.
- Автоматический маршрут согласования: Заявка автоматически отправляется по цепочке согласующих — руководитель подразделения, руководитель проекта, финансовый директор.
- Контроль лимитов: На каждом этапе согласующий видит, не превышает ли заявка остаток бюджета по проекту. Если превышает, система может автоматически заблокировать такую заявку.
- Статусы и уведомления: Все видят, на каком этапе находится заявка, а встроенные уведомления не дают ей «зависнуть».
- Связь с закупками: Согласованная заявка автоматически превращается в основание для создания договора или заказа поставщику.
3. Управленческая отчетность стала формироваться в 3 раза быстрее
Это главное достижение, которое стало возможным благодаря:
- Единому источнику информации: Все финансовые и операционные данные аккумулируются в одной системе. Исключен ручной сбор и сверка данных из Excel и других программ.
- Автоматизированному закрытию периода: Процедура ежемесячного закрытия затрат, распределения косвенных расходов и расчета себестоимости проектов стала занимать часы вместо дней.
- Готовым и настраиваемым отчетам: Система предоставляет набор встроенных отчетов:
- Отчет о прибылях и убытках (P&L) по компании в целом и по каждому проекту.
- Отчет о движении денежных средств (ОДДС) с детализацией по источникам и назначениям.
- Отчет по исполнению бюджетов проектов (план-фактный анализ).
- Анализ себестоимости проектов с детализацией по статьям затрат.
Руководство теперь получает ключевую управленческую отчетность на следующий день после закрытия периода, а не через неделю, как раньше.
Преимущества подхода «Расширение, а не замена»
1. Единое пространство учета — ключевой результат
- Оперативный учет: Заявки, закупки, движение материалов по складам и объектам ведутся непосредственно в системе.
- Управленческий учет: Расчет себестоимости проектов, план-фактный анализ и управленческая отчетность формируются на основе тех же первичных данных.
- Регламентированный учет: Бухгалтерские проводки и налоговая отчетность создаются автоматически на основе оперативных хозяйственных операций.
2. Исключены ошибки и задержки, присущие интеграциям
- Нет двойного ввода: Не нужно переносить данные из одной системы в другую. Операция, проведенная менеджером по проекту (например, оформление заявки), сразу видна бухгалтеру и финансовому директору.
- Мгновенная актуальность данных: Остаток бюджета по проекту, состояние склада или движение денежных средств всегда актуальны для всех пользователей.
- Простота сопровождения: IT-отдел обслуживает одну систему, а не комплекс связанных между собой программ.
Как это работает на практике
- Менеджер проекта создает заявку на материалы в том же окне «1С», с которым он уже знаком.
- Согласующие видят не только сумму, но и актуальный остаток бюджета проекта в реальном времени, так как данные о уже понесенных затратах находятся в системе.
- Бухгалтер видит согласованную заявку и на ее основе одним кликом создает документ на оплату. Все проводки создаются автоматически.
- Кладовщик отражает поступление материалов на склад и их списание на конкретный объект. Эта операция сразу уменьшает складские остатки и формирует затраты по проекту.
- Финансовый директор в конце месяца одним нажатием кнопки запускает процедуру закрытия периода и немедленно получает полный комплект отчетности: P&L по компании и по проектам, ОДДС, отчет по исполнению бюджетов и готовый дашборд.
Результаты
- Скорость получения управленческой отчетности увеличена в 3 раза.
- Повышена точность данных и прозрачность финансовых результатов по каждому проекту.
- Срок согласования заявок на закупку сокращен с нескольких дней до нескольких часов.
- Усилен контроль за расходованием средств и соблюдением бюджетов проектов.
- Снижены операционные издержки за счет отказа от бумажного документооборота и ручных операций.
Мнение финансового директор АО ПИ «Гипрокоммундортранс»: «Проект в АО ПИ „Гипрокоммундортранс“ блестяще демонстрирует, что для качественного скачка в управлении не всегда нужна революция с заменой всей ИТ-инфраструктуры. Эволюционный путь — усиление проверенной „1С:Бухгалтерии“ специализированными модулями — позволил нам в 3 раза ускорить получение отчетности, создать целостную систему и минимизировать затраты, исключив сложные интеграции. Это решение стало идеальным, сочетая мощь отраслевого функционала с надежностью единой платформы».
Развитие
- Подключение встроенного в систему Telegram-бота для уведомлений и согласований станет следующим шагом к повышению скорости;
- Интеграция встроенного модуля Power BI откроет новые возможности для анализа данных.
- Мобильные версии для удаленного согласования и контроля.
Вывод: dнедрение специализированных модулей «БИТ.Строительство Снабжение и склад» и «БИТ.Финанс» позволило «Гипрокоммундортранс» перейти от разрозненного учета к целостной, управляемой системе, где решения принимаются на основе актуальных и точных данных.
Проект автоматизации выполнялся совместно с «1С:Первый БИТ, Воронеж».
