Когда к нам обратился Илья Гусев, основатель и владелец компании OilExpert, он сказал просто и честно: «Учет у нас — это WhatsApp и записки. Кто что успел записать — тот и молодец». Эта фраза стала отправной точкой для всего проекта. О том, какую систему мы в итоге построили, читайте в нашем кейсе.
О компании
OilExpert — динамично развивающаяся сеть автосервисов в г. Семей (Республика Казахстан), которая работает с 2022 года. Сейчас в состав компании входят два пункта замены масел по четыре поста и розничные точки продажи технических жидкостей, фильтров и смазок. Каждый день через них проходит поток клиентов — кто-то приезжает на замену масла, кто-то покупает канистру антифриза, кто-то просто заезжает «на минутку». Но чем активнее рос бизнес, тем больше в нем становилось хаоса.
Как было «до»
Инвентаризация занимала по три дня на каждой точке — и на это время работа останавливалась. Продажи шли, но учет велся в чатах и блокнотах. Зарплату считали вручную, с ошибками: разные графики, разные ставки, постоянные пересчеты. Чтобы поменять цены, бухгалтеру приходилось объехать весь город — иногда уходило 4−5 дней, только на то, чтобы обновить прайсы.
Каждый день — маленький пожар: то товар не бьется, то остатки не сходятся, то кто-то забыл отметить смену. Бизнес работал, но требовал столько внимания, что развиваться дальше просто не оставалось сил.
Когда стало ясно — пора менять подход
Илья хотел не просто «навести порядок», а выстроить систему, которая работает сама, чтобы сотрудники занимались делом, а не поиском чеков и сообщений в WhatsApp. Несколько попыток автоматизировать управление самостоятельно окончились неудачей. Нас пригласили после четвертой попытки.
Что сделали
Мы начали с обследования процессов — не формально, а «вживую»: посмотрели, как работают продавцы, кассиры, бухгалтер. И сразу стало понятно, где болит.
На базе «1С:Бухгалтерии для Казахстана» в сервисе 1CFRESH.KZ мы создали систему, которая покрыла ключевые потребности:
- Учет запасов по штрихкодам — теперь каждая канистра и фильтр имеют свой код, поиск и продажа идут мгновенно.
- Автоматическое ценообразование — розничные и оптовые цены рассчитываются по формулам, с учетом закупки и себестоимости.
- Контроль за ценами — отчет показывает, где не установлены цены, а где есть подозрительно низкие.
- Рабочее место кассира — с системой скидок, резервирования и отложенных чеков.
- Интеграция с казахстанской Информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) — теперь счета-фактуры и акты уходят клиентам автоматически.
- Модуль для терминала сбора данных — инвентаризация занимает всего 2−4 часа вместо трех дней.
Зарплата теперь считается через наш модуль «SoftKey:Простой расчет заработной платы» — учет графиков, смен, премий и выработки без ручного ввода.
Как все происходило
Август. Начали с обучения ключевых сотрудников и диагностики инфраструктуры. Даже помогли выбрать надежного интернет-провайдера — чтобы точки по городу работали стабильно.
Сентябрь. Запуск и тестирование системы, перенос остатков, внедрение штрихкодирования. Первый вау-эффект — централизованное управление ценами. Теперь бухгалтер просто открывает программу и меньше чем за час обновляет цены на всех точках.
Октябрь-ноябрь. Подключили терминал сбора данных, протестировали инвентаризацию, без остановки работы, без лишних людей. Бизнес впервые не «замирал» на три дня ради пересчета.
Декабрь. Финальная инвентаризация показала менее 1% расхождений против прежних 10%. Система работала стабильно, команда — уверенно.
Что изменилось
- Сократили время инвентаризации с трех дней до четырех часов.
- Цены управляются централизованно — без поездок и ручных правок.
- Зарплата считается автоматически по графикам и выработке.
- Остатки, продажи и финансы — в одной системе.
- Команда освободилась от рутины, ошибки и пересортица практически исчезли.
Итоги и выводы
За четыре месяца мы вместе прошли путь от «все на WhatsApp и записках» до прозрачной, управляемой системы, где каждый шаг виден, а результат — измерим.
Это история не про софт, а про осознанность. Когда хаос уступает место порядку, то предприниматель наконец может заниматься развитием компании, а не поиском чеков и прайсов.
Каждый бизнес вначале живет в WhatsApp. Важно не застрять там. Мы помогаем выйти из чата и построить систему, которая работает за людей.
Проект выполнила фирма SoftKey (Республика Казахстан).
