Волшебная кнопка существует!

О компании 

Группа компаний «DoorHan» — единственный в России изготовитель полного ассортимента комплектующих для всех типов ворот, роллет и перегрузочного оборудования.

ООО «Дорхан-Ижевск» — официальный представитель завода «DoorHan» в Удмуртии.

Как работали раньше 

Менеджеры работали в простой программе для учета заказов клиентов. Складской учет вели в Excel. Чтобы узнать, оплачен ли заказ, менеджеры звонили в бухгалтерию. Заработная плата менеджеров зависела от оплаченных заказов, и все это считалось вручную.

Снабженцу тоже было сложно работать, т. к. заказы поставщику оформлялись только после получения оплаты, а для этого приходилось постоянно созваниваться с менеджером и бухгалтером. Остатки снабженец согласовывал с кладовщиком также по телефону.

Было очевидно, что надо что-то менять, чтобы облегчить жизнь всем сотрудникам.

Как помогла компания «АйТиГрупп» 

На первой встрече клиент изложил свои проблемы и обрисовал, что хочет видеть в новой программе: 

• чтобы весь учет велся в одной программе;
• чтобы руководитель и администратор видели склад, заказы, поступление денег, выручку, валовую прибыль по двум офисам, а менеджеры — только по своему подразделению;
• чтобы менеджеры видели оплаты онлайн: это позволило бы им сразу начать работу по отгрузке и контролировать свою зарплату, т. к. она напрямую зависит от оплат счетов.

Практически сразу от нас поступил ответ, что все задачи могут быть реализованы в программе «1С:Управление нашей фирмой».

За короткий промежуток времени мы подстроили программу под компанию «Дорхан-Ижевск»:

• добавили типы заказов и настроили для менеджеров раскраску заказов. У компании есть заказы со сложным алгоритмом действий по отгрузке (например, по сварному оборудованию). Теперь менеджер сразу видит, в каком заказе оборудование в процессе доработки, а в каком оборудование уже можно отгружать;
• настроили возможность сортировки и отбора документов;
• доработали печатные формы и добавили шаблоны Сметы и Договоров: раньше менеджеры тратили много времени на набор текста вручную, сейчас они только меняют цифры в размере оборудования.

Волшебная кнопка «Сделать хорошо!» 

Часто поступление не совпадает с заказом поставщику (например, наш клиент заказывал две позиции — «ворота» и «привод», а поставщик прислал одну — «ворота с приводом», или, наоборот, вместо заказа «ворота с приводом» прислали отдельно «ворота» и «привод»). Для таких случаев мы сделали внешнюю обработку заполнения объекта и подключили к приходной накладной.

Обработка находит расхождения по номенклатуре в накладной и в заказе поставщику и собирает их в таблицу несовпадений. Пользователь может отметить, что чему соответствует, и поменять количество.

Что получили 

Сегодня в ООО «Дорхан-Ижевск» все процессы, которые до этого делались вручную или по телефону, выполняются в программе.

Путь от выставления счета до получения товара клиентом проходит гораздо быстрее, чем раньше. При этом влияние человеческого фактора сведено к минимуму.

Руководитель контролирует все процессы по обоим офисам в одной программе.

Менеджеры видят счета и оплаты сразу же после поступления оплаты от заказчика благодаря включенной автоматической системе оповещения.

Благодаря автоматическому обмену 1С:УНФ с 1С:Бухгалтерией логист и бухгалтер не проводят двойную работу по приходной накладной.

Снабженец также видит оплату от покупателя и не тратит время на звонки коллегам для получения разрешения оформления заказов поставщику.

А вот так выглядит «волшебная кнопка»:

Работа по автоматизации выполнена компанией «АйТиГрупп».