Мы в «АвтоТехник» делаем так, чтобы поиск запчасти был простым и прозрачным: от мгновенного подбора в интернет‑магазине до отслеживания статуса заказа. Автоматизация на «1С:УНФ» и интеграция с сайтом позволили нам расширить зону присутствия и развить не только розничные продажи, но и оптовые. Безусловно, новые ниши создали нагрузку на текущие процессы и персонал, и нам потребовалось освободить их от рутины и равномерно распределить нагрузку. О том, как это происходило и к чему привело рассказываем в кейсе.
«АвтоТехник»
— компания, специализирующаяся на подборе и продаже автозапчастей, масел, автохимии и аксессуаров. Нашими клиентами являются как частные автовладельцы, так и корпоративные заказчики, включая крупные промышленные предприятия, такие как «Норильский никель» и его подрядчики. Изначально работая в Мурманской области, мы расширили географию поставок на весь Северо-Западный регион, благодаря внедрению интернет-магазина и комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Наш путь к автоматизации
Все начиналось с бумажного учета — процессы были запутаны, склады забиты ненужными товарами. После перехода на онлайн-кассы мы стали пользоваться мало функциональными программами. Затем пробовали использовать «1С:Розницу» в коробочной версии. Учет начинали вести на одной торговой точке, чтобы попробовать функционал программы. Для минимизации потери данных из-за неисправности техники мы решили перейти на облачную «1С:Кассу» для базового товарного учета во всех торговых точках. Изучая возможности программы, мы поняли, что готовы к более сложным решениям — так пришли к «1С:Управление нашей фирмой».
Нас ждал качественный скачок: от простого учета к интеллектуальному управлению всем бизнесом. Внедрение «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) стало фундаментом для этой трансформации. Нами двигал не столько коммерческий расчет, сколько желание выстроить удобные и современные бизнес-процессы. Мы хотели создать систему, которая будет расти вместе с нами, упрощать работу персоналу и давать четкое понимание того, что происходит в нашей компании. Также нами двигал интерес к развитию и упрощению всех процессов в компании.
Продукция компании
Что дала нам автоматизация
До внедрения 1С:УНФ мы работали преимущественно с розничными клиентами-автолюбителями. Было решено расширять продажи и выходить в интернет. Мы создали интернет-магазин, что дало нам возможность вести учет по клиентам. Мы начали заключать договоры с организациями на поставку автозапчастей. Одной из главных целей было закреплять за организациями менеджеров и, тем самым, грамотно распределять нагрузку на рабочие процессы.
Также после появления интернет-магазина мы начали синхронизировать «1С:УНФ» и платформу интернет-магазина, чтобы две разные системы работали как одно целое. Изначально синхронизация была простой с базовыми функциями. Постепенно, в течение почти двух лет, мы дорабатывали интеграции и продолжаем до сих пор. Мы внедряем новые решения для упрощения процессов взаимодействия между нами и клиентами.
Ключевые бизнес-цели
- Облегчить поиск и доставку автозапчастей для конечного покупателя, сделав процесс максимально прозрачным и быстрым.
- Вытеснить рутинные операции из работы персонала, направив их усилия на качественное обслуживание клиентов и решение сложных задач.
- Внедрить систему аналитики для контроля и модернизации ценовой политики. Мы проводим постоянный мониторинг рынка, чтобы наши цены оставались справедливыми и конкурентными, целенаправленно «не перегибая палку».
- Cоздать технологичную основу для дальнейшего расширения географии продаж и развития партнерских программ.
Цель проекта
Комплексная автоматизация системы продаж автозапчастей под заказ клиента с созданием централизованной цифровой экосистемы. Ключевые задачи:
- Автоматизация закупок и управление цепочкой поставок.
- Синхронизация данных между системой учета «1С:УНФ» и интернет-магазином.
- Внедрение личных кабинетов для клиентов.
- Автоматизация взаимодействия между клиентом и менеджером.
- Внедрение системы умных уведомлений для всех участников процесса.
Эволюция учетной системы
- Начало: локальная «1С:Розница».
- Переход в облако: перешли на облачную «1С:Кассу» для минимизации потерь и ведения первичного учета.
- Внедрение 1С:УНФ 3.0: в последующем выбор в пользу «1С:Управление нашей фирмой» для глубокой автоматизации при поддержке компании «1С-Рарус».
- Развитие интернет-торговли: после изучения возможностей 1С:УНФ принято решение о создании интернет-магазина для расширения бизнеса.
Создание и интеграция интернет-магазина
- Выбор платформы: после анализа платформ был выбран более гибкий и функциональный для наших задач конструктор Трейдсофт.
- Базовая синхронизация: настроен обмен данными между сайтом и 1С:УНФ через API.
Ключевые модули автоматизации
1. Умная работа с клиентами
Регистрация и привязка: клиенты регистрируются на сайте, их данные автоматически переносятся в 1С. Система интеллектуально распределяет менеджеров по торговым точкам и закрепляет их за новыми клиентами. Нагрузка на менеджеров распределяется равномерно.
Дисконтные карты: внедрены виртуальные дисконтные карты, где в качестве штрихкода используется номер телефона клиента. Карты заводятся путем регистрации в интернет-магазине. Это повысило посещаемость и вовлеченность к интернет-магазину. Планы: Полная автоматизация создания карт в момент регистрации. В данный момент карты создаются вручную.
Аналитика и маркетинг: накопленная база позволяет анализировать покупки, прогнозировать спрос и настраивать таргетированные рекламные рассылки по email.
2. Сквозная автоматизация заказов
Создание заказа: заказ, созданный клиентом или менеджером на сайте, мгновенно появляется в «1С:УНФ» с полной привязкой к клиенту и товарам. Автоматически создаются карточки товаров.
Детализация статусов: для заказов в типовой форме «Заказ покупателя» была доработана система отображения статусов для каждой позиции отдельно.
Прозрачность для клиента: статусы заказа («Обработан», «Передан поставщику», «В пути», «Готов к выдаче») автоматически обновляются в личном кабинете клиента.
Автоматическое изменение статусов: при проведения приходной накладной с указанием в ней заказов поставщикам статусы заказов покупателей, как в 1С, так и в интернет-магазине, меняются на «Готов к выдаче». После печати чека, либо проведения расходной накладной статусы меняются на «Выдано». Если поставщик по какой-либо причине отказал в выполнении заказа, и товар не был поставлен, то статусы меняются на «Отказ поставщика» и документы «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику» автоматически переходит в статус «Завершен отменен». Также автоматически отправляются уведомления клиенту и менеджеру по SMS и e-mail с указанием причины отмены.
3. Автоматизация закупок и логистики
Заказы поставщикам: система автоматически создает «Заказы поставщику» на основе «Заказов покупателя». Если в одном заказе товары от нескольких поставщиков — создаются соответствующие документы. В заказах поставщику автоматически указывается поставщик и цена закупки.
Упрощение документооборота: внедрены сервисы «1С-ЭДО» и «Распознавание документов» для безбумажного и быстрого ввода приходных накладных. В планах доработать автоматическое сопоставление заказов поставщику в приходной накладной.
4. Оптимизация работы менеджеров и бухгалтерии
Проценка запчастей в один клик: менеджер переводит позицию в статус «Заказ отправлен поставщику», и система через API или email сама отправляет запрос поставщику, исключая рутинные звонки и какую-либо связь с поставщиком.
Телеграмм-бот для бухгалтерии: создан бот, который выводит актуальные данные по взаиморасчетам с поставщиками. В разработке: Подключение оффлайн-поставщиков через синхронизацию 1С с Telegram по протоколу oData.
5. Структуризация товарного каталога
Расширение карточек товаров: для синхронизации с сайтом через файловый обмен в карточки номенклатуры добавлены специальные реквизиты — описания, характеристики, SEO-поля.
Пример расширения полей в карточке товара.
Так как API сайта не подразумевает передачу данных в формате каталога из 1С в интернет-магазин, было решено пользоваться файловыми обменами для обновления данных в каталоге. Цены и остатки обновляются автоматически путем выгрузки отчета «Остатки по товарам» из «1С:УНФ» на почту, из почты в систему. Процесс выгрузки из почты в систему сайта тоже полностью автоматизирован и не требует участия человека.
Решение проблемы с изображениями: так как из учетной программы невозможно было выгрузить изображение в каталоги сайта было решено загружать изображения на сервер, а в карточки товаров выводить ссылки на них в дополнительные реквизиты.
Масштабная инвентаризация: проведен учет и структуризация 30 000+ товарных позиций:
- Внедрено ячеистое хранение.
- Сделаны новые макеты этикеток с отображением в них ячейки для более удобного поиска по магазину.
- Номенклатура разложена по логическим папкам.
- Проведена унификация наименований для удобства поиска по списку номенклатуры 1С.
- Добавлены новые категории товаров для удобного заполнения реквизитов карточек.
Наши главные достижения на данный момент
- За два года мы синхронизировали интернет-магазин с «1С:УНФ».
- Создали прозрачную систему заказов для клиентов.
- Автоматизировали рутинные операции менеджеров.
- Настроили удобную логистику и отслеживание заказов.
- Сделали полную инвентаризацию складских остатков.
- Ввели ячеистое хранение в магазинах и внедрили терминалы сбора данных для упрощения процесса учета автозапчастей.
- Настроили отчетность для руководителей.
- Ввели дисконтную систему скидок.
- Начали развивать маркетинг.
После внедрения «1С:УНФ» и настройки базовых бизнес-процессов нам стало интересно развиваться дальше, и мы начали внедрять новые возможности.
Почему развитие возможностей «1С:УНФ» важно для нас
Мы продолжаем развивать нашу систему, потому что верим: технологии должны делать работу проще, а сервис — доступнее. Наша цель — не просто продавать запчасти, а выстраивать долгосрочные отношения с клиентами, предлагая им современный и удобный сервис.
Для нас автоматизация — это инструмент, который помогает оставаться гибкими и внимательными к потребностям каждого клиента, даже по мере интенсивного роста.
Планы по дальнейшему развитию
- AI-ассистент для контента: ведется работа по интеграции нейросетей (DeepSeek, ChatGPT) в 1С для автоматического заполнения описаний товаров и SEO-параметров, что значительно ускорит наполнение сайта.
- Автоматизация отказов: доработка системы для автоматического изменения статуса заказа на «Отказ клиента» при проведении чека на возврат.
- Автоматизация доставок: ведется доработка по автоматизации заполнения данных о доставках с сайта в 1С. К интернет-магазину подключен сервис ApiShip. Сервис, при оформлении заказа на доставку, выгружает саму доставку как отдельную позицию номенклатуры. Будет дорабатываться система, чтобы данные о доставке выгружались на вкладку «Доставка» в форме «Заказ покупателя».
- Создание личного кабинета для менеджера: личный кабинет для менеджера по продажам будет в онлайн формате обмениваться информацией с 1С путем протокола oData. Менеджер будет видеть именно его заказы, статусы заказов, статусы оплаты и заработанный процент от продаж.
- Внедрение системы для оптовых закупок для реализации в торговых точках (не под заказ): система внедрена, в данный момент тестируется.
- Создание Телеграм-бота для уведомлений: в планах создать Телеграм-бот для уведомлений о статусах заказов. Телеграм-бот уже есть, в данный момент дорабатывается. В нем клиент может посмотреть активные заказы, связаться с менеджером и посмотреть статусы оплат заказа.
Итог
Построена целостная, самодостаточная экосистема, которая автоматизирует ключевые бизнес-процессы — от первого визита клиента на сайт до выдачи заказа и анализа продаж, что позволяет компании работать эффективно и масштабироваться.
Увеличились объемы продаж, мы смогли привлечь новых клиентов.
Настроили доставку до покупателя по всей России без затрат на рутинные действия.
