Поделимся историей успешного проекта, в ходе которого сеть строительных магазинов смогла преобразовать свое интуитивное и недостаточно структурированное управление в прозрачную и легкоуправляемую систему, основанную на точной информации.
О компании
ИП Махмутов Н. А. занимается оптово-розничными продажами строительных материалов на протяжении уже более 10 лет. Торговая строительная сеть состоит из четырех розничных баз-магазинов в двух регионах: Чувашской Республике и Нижегородской области.
Необходимость в автоматизации
Заказчик обратился к нам с запросом на автоматизацию с фразой: «Нам срочно нужен порядок!» — именно так началось наше знакомство. Работа для сотрудников тогда была настоящим кошмаром из таблиц Excel, данные в которых постепенно сплетались в огромный запутанный клубок. Руководству сложно было даже представить, какая торговая точка приносит деньги, а какая тянет бизнес ко дну.
Сначала команда пыталась вручную отслеживать закупки, продажи и финансы, чтобы удержать ситуацию под контролем. Но масштаб бизнеса быстро рос, и Excel не справлялся с таким объемом данных. К тому же возникла неразбериха с ценами: каждый сотрудник сам решал, кому какую скидку дать, не думая о прибыли организации. Короче говоря, никакого порядка и дисциплины!
А тут еще новое законодательство по маркировке подоспело. Надо было оперативно отреагировать и подготовиться к работе по новым правилам, чтобы не остаться вне игры.
Мы сразу поняли, что нужна серьезная автоматизация, и предложили проверенное решение — «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ). Совместно мы определили план работ по загрузке данных из таблиц Excel в 1С:УНФ и перечень необходимых доработок.
В рамках проекта мы не только выполнили полный перенос базы данных клиента из формата Excel в систему 1С:УНФ, но и автоматизировали процесс управления торговлей. Переход на программный продукт 1С позволил выстроить все бизнес-процессы заказчика, используя типовой функционал программы на 90%.
Задачи проекта
Оптимизация управления компанией была направлена на решение ключевых задач:
- планирование и контроль поставок;
- финансовое управление, внутренний учет и оценка ключевых показателей;
- учет банковских операций и кассовых расчетов;
- управленческие расчеты с партнерами;
- организация торговых операций;
- индивидуальная настройка прав пользователей с учетом разделения доступа по отдельным складским подразделениям;
- создание шаблонов этикеток и ценников;
- моделирование схемы бизнес-процесса продаж;
- настройка системы ценообразования.
Доработки типовой программы 1С:УНФ
Использования стандартных настроек прав пользователей оказалось недостаточно. Столкнулись с ограничением: введенный запрет на изменение цен автоматически перекрывал доступ и к ручному вводу специальных скидок, которые менеджеры ранее активно применяли при согласовании эксклюзивных предложений с руководителем.
В связи с этим возникла задача адаптировать программу под уникальные потребности компании, сохранив при этом строгий контроль за ценообразованием и одновременно предоставив необходимую гибкость в управлении индивидуальными условиями для покупателей.
Доработка типового функционала не позволяет менеджерам свободно менять цены и сумму документов «Расходная накладная». При этом для сохранения лояльности покупателей добавили возможность ручного внесения скидок, контролируемых системой.
Что реализовано: при попытке изменения цены или суммы система выдает предупреждение: «Редактирование цены и суммы запрещено».
Если цена «Заказа покупателя» ниже установленного уровня, разница автоматически фиксируется в документе «Расходная накладная», обеспечивая прозрачность и управляемость всей цепочки продаж.
Таким образом, расширение функционала позволило усилить дисциплину ценообразования в два раза и увеличить прибыль компании.
Для контроля руководителю настроили отчет «Примененные скидки (оценка)».
В ходе проекта от заказчика поступил дополнительный запрос на анализ комплектации запасов. Мы отработали его с помощью дополнительного отчета по комплектациям. В нем отображается количество и сумма комплектуемых и списанных товаров. Для учета стоимости прихода был добавлен дополнительный реквизит в форму документа «Комплектация запасов».
Результаты проекта
Когда клиент только обратился к нам, ему казалось, что процесс загрузки табличных данных в единую информационную систему такой же сложный, как запуск в космос. Каково же было его удивление, когда буквально за месяц совместными усилиями мы не только настроили информационную систему, но и наладили ключевые процессы компании. Результат заказчик увидел сразу:
- своевременные поставки;
- мгновенные заказы на продукцию от клиентов;
- прозрачный складской учет;
- учет всех операций и документов в единой информационной среде;
- простой и понятный финансовый учет;
- контроль над финансовыми потоками и ресурсами.
Ну и вишенкой на торте стал полный порядок в ценообразовании и применении скидок! Мы разработали уникальную схему, которая позволила руководителю контролировать каждый шаг менеджеров, сохранив для сотрудников гибкость в принятии решений.
Уже через месяц работы в 1С:УНФ заказчик похвалился результатами:
- сократились сроки обработки заказа с трех до одного дня;
- повысилась точность расчета себестоимости продукции;
- рентабельность и эффективность бизнеса возросли минимум на 50%.
Клиент доволен, а наша команда гордится проделанной работой. Результаты проекта показывают, что наши усилия действительно помогли бизнесу стать сильнее, стабильнее и успешнее.
Стратегия развития
В планах на будущее — для соблюдения требований законодательства настроить интеграцию 1С:УНФ с ГИС МТ («Честный знак») и ЕГАИС учета древесины.
Кроме того, для увеличения продаж необходимо дополнить программу инструментами и сервисами ИИ в части анализа заказов покупателей, а именно, на основе предыдущих продаж настроить автоматический подбор дополнительных товаров, часто приобретаемых с основной номенклатурой.
Работы по проекту выполнила компания «Лидер софт — внедренческий центр», г. Чебоксары.