Работа с тендерами после автоматизации в 1С и интеграции решения с сервисом поиска тендеров и государственных закупок может стать мощным конкурентным преимуществом компании на рынке. А все благодаря экономии времени, высокой точности данных и глубине анализа результатов. Подробности — в нашем кейсе.
О компании
ООО «ПРОФИЛАБТЕСТ» специализируется на разработке и производстве высококачественных расходных материалов и реагентов для лабораторной диагностики.
Продукция компании используется в медицинских лабораториях клиник, диагностических центров и научно-исследовательских институтов для постановки точных диагнозов.
Основная продукция:
- тест-системы для иммуноферментного анализа (ИФА) для диагностики различных заболеваний (инфекционных, аутоиммунных, гормональных нарушений);
- носители для образцов — микропланшеты и стрипы (полоски), которые являются основой для проведения анализов;
- буферные растворы и химические реагенты, необходимые для работы диагностических систем.
Ситуация в компании до обращения к нам
Процесс автоматизации управления закупочной деятельностью был фрагментирован. Данные о тендерах с площадки TenderLand, учет коммерческих предложений и подготовка отчетов велись разрозненно, преимущественно в файлах Excel. Это приводило к значительным временным затратам на ручной перенос данных, высокой вероятности ошибок и сложностям с оперативным анализом эффективности участия в тендерах.
Закупки были организованы неэффективно:
- менеджеры тратили очень много времени на обработку заявок, так как помимо обработки необходимо пройти этап согласования;
- возникало большое количество ошибок, связанных с невнимательностью, неточной выгрузкой, то есть с человеческим фактором;
- руководство не имело возможности получить отчет о проделанной работе в кратчайшие сроки, для получения отчетных данных приходилось привлекать отдельного специалиста;
- из-за невозможности обработать запросы на площадке упускали тендеры и теряли деньги.
Потребность в автоматизации
Компания нуждалась в создании единого информационного пространства для управления закупками. Ключевой задачей было — обеспечение автоматизированной двусторонней интеграции между TenderLand и программой «1С:Комплексная автоматизация».
Задачи интеграции:
1. Автоматическая выгрузка данных о тендерах, заявках и результатах из TenderLand в базу 1С.
2. Централизованный учет всех коммерческих предложений, калькуляций и истории переписки непосредственно в карточках контрагентов и номенклатуры в 1С.
3. Автоматическое формирование актуальных отчетов по ключевым показателям (KPI): проценту выигранных тендеров, рентабельности заявок, анализу конкурентов и эффективности менеджеров в реальном времени.
Как следствие, заказчик ожидал достичь следующего результата: ликвидировать рутинные операции, повысить скорость принятия решений и получить целостную картину закупочной деятельности компании для роста ее эффективности.
Реализация
В ходе переговоров для достижения максимальной эффективности процесса было принято решение о разработке и внедрении в конфигурацию 1С дополнительного специализированного функционального блока — ARM Diabox.
Мы не ограничились просто переносом данных. Мы спроектировали и внедрили прямо в конфигурацию 1С дополнительный рабочий инструмент — ARM Diabox (автоматизированное рабочее место).
Его структура была продумана исходя из ролей сотрудников:
1. «Реестр Diabox» — это единое окно для работы менеджера. Здесь он видит все заявки, ведет переписку, готовит коммерческие предложения (КП).
2. «Реестр аукционов в ТЛ» — здесь фокусируется на анализе новых тендеров, поступивших с площадки.
3. «Отчеты по КП» — инструмент для анализа эффективности предложений и калькуляции.
4. «Отчеты по отгрузке» — блок для контроля исполнения уже выигранных контрактов.
При этом мы реализовали гибкую систему прав доступа. Руководитель видит все сводные отчеты и дашборды, а менеджер — только свои заявки и договоры. Это повышает и удобство, и безопасность данных.
Два этапа проекта
Когда мы погрузились в проект, стало очевидно, что стандартных инструментов 1С будет недостаточно. Нам предстояло не просто подключить «шланг» для данных, а построить целую систему управления, удобную для каждого сотрудника — от менеджера до генерального директора.
Мы разбили работу на два ключевых этапа, где каждый был критически важен для успеха.
Этап 1. Масштабная миграция исторических данных.
Задача: перенести в 1С гигантский массив накопленных данных из разрозненных Excel-файлов. Речь шла о тысячах позиций: старые тендеры, коммерческие предложения, прайс-листы, контакты заказчиков.
Вызов. Данные в этих файлах были структурированы по-разному. Где-то не хватало ключевых полей, где-то были дубликаты или устаревшая информация. Просто «скопировать и вставить» было нельзя — это привело бы к переносу хаоса в новую систему.
Наше решение. Мы не стали делать это вручную. Наши разработчики написали специальные алгоритмы и скрипты для обработки и очистки данных. Они автоматически:
- проверяли и унифицировали форматы (даты, наименования, единицы измерения);
- выявляли и объединяли дублирующиеся карточки контрагентов и номенклатуры;
- сопоставляли старые заявки с актуальными позициями в базе.
Результат этапа. В сжатые сроки мы загрузили в ARM Diabox весь необходимый исторический массив данных. Теперь у «ПРОФИЛАБТЕСТ» появилась не просто чистая база, а единая история всех взаимоотношений с заказчиками, доступная для анализа.
Этап 2. Настройка живого двустороннего обмена с TenderLand.
Задача: обеспечить ежедневную автоматическую синхронизацию данных между площадкой TenderLand и 1С без ручного вмешательства.
Вызов. Важно было не просто получать данные с площадки, но и иметь возможность отправлять обратно готовые КП, обновлять статусы заявок. Кроме того, нужно было сделать этот процесс надежным и безопасным.
Наше решение. Мы использовали открытый API (Application Programming Interface), предоставленный TenderLand. По сути, это специальный протокол, который позволяет двум разным программам «разговаривать» друг с другом.
- Мы разработали и настроили регламентное задание в 1С. Каждый день в 9:00 система сама, без напоминаний, обращается к серверам TenderLand, забирает актуальный список тендеров и обновляет статусы по текущим заявкам.
- Мы создали в ARM Diabox механизм, который готовит данные в строго определенном формате, понятном для API TenderLand, что позволяет быстро и без ошибок отправлять коммерческие предложения прямо из 1С.
Результат этапа. Данные в 1С и на электронной площадке теперь актуальны и полностью синхронизированы. Руководитель в любой момент времени видит достоверную картину, а менеджеры избавлены от рутины по перекидыванию данных.
Работа сегодня
После внедрения системы работа клиента выстроена в полностью автоматизированный и прозрачный контур. Вот как это происходит изо дня в день.
В 9:00 утра, еще до начала активной работы менеджеров, настроенное нами регламентное задание в 1С в фоновом режиме обращается к электронной площадке TenderLand. Через API-интеграцию система забирает весь актуальный массив данных: новые тендеры, обновления по текущим заявкам, результаты проведения конкурсов.
Эта информация не просто «скачивается» — она сразу же структурируется и попадает в специально разработанный нами модуль АРМ Diabox внутри 1С, где визуализируется в виде удобных и настраиваемых сводных таблиц.
Ключевой момент — персонализация. Состав данных в интерфейсе для каждого пользователя строго индивидуален и определяется гибкой системой прав доступа, которую мы настроили.
- Менеджер видит только те тендеры и заявки, которые закреплены за ним.
- Руководитель отдела получает сводную картину по всем менеджерам своей команды.
- Директор имеет доступ к агрегированным отчетам и финансовым показателям по всем тендерам.
Таким образом, каждый сотрудник фокусируется исключительно на своей зоне ответственности, не отвлекаясь на лишнюю информацию.
Любые действия пользователей — добавление комментариев, изменение статуса заявки, подготовка КП — немедленно фиксируются в системе. Вся эта информация не теряется, а автоматически консолидируется и формируется в комплексные отчеты для руководства. Теперь у руководителя есть единая достоверная панель управления для принятия взвешенных решений: от оперативного контроля до стратегического анализа.
Результаты
Внедрение сквозной автоматизации процесса работы с электронными торгами и разработка аналитического модуля позволили достичь качественно нового уровня управления закупочной деятельностью. Ключевые результаты проекта:
- Сокращение времени на обработку одной заявки и подготовку КП на 70% за счет исключения ручного ввода данных и автоматического заполнения документов.
- Полная ликвидация ошибок, связанных с двойным вводом и неактуальными версиями документов. Данные в 1С и на площадке TenderLand синхронизированы.
- Минимизация рутинных операций, что позволило перераспределить ресурсы сотрудников с административных задач на аналитическую и клиентскую работу.
- Создан единый и достоверный источник информации по всем тендерам, коммерческим предложениям и заказчикам. Руководство получает актуальную информацию о статусе любой заявки в режиме реального времени.
- Увеличение процента выигранных тендеров за счет возможности оперативно готовить больше качественных заявок и проводить глубокий анализ прошлых побед и поражений.
- Повышение рентабельности закупочной деятельности благодаря встроенным инструментам анализа себестоимости КП и калькуляции затрат. Появилась возможность точечно отсекать невыгодные предложения.
- Руководство получило доступ к мощным аналитическим инструментам — дашбордам, воронкам продаж, рейтингам менеджеров и анализу конкурентов.
Проект трансформировал разрозненный, трудоемкий и плохо управляемый процесс в централизованную, автоматизированную и интеллектуальную систему управления. Компания не только достигла значительной экономии времени и средств, но и получила мощное конкурентное преимущество на рынке за счет скорости, точности и стратегической глубины работы с тендерами.
Работы по проекту выполнила компания «Бизнес-Эксперт».
