Расскажем, как наша компания PSGroup разработала для мебельного магазина в Казахстане решение на базе «1С:Управления торговлей». Система полностью автоматизирует продажи в «Kaspi Магазине», включая прием заказов, резервирование товаров, планирование доставки, учет сборки и комплектации. При ее использовании снижаются трудозатраты и количество ошибок, а магазин начинает обслуживать больше клиентов без найма дополнительных сотрудников. Подробностями реализации и цифрами результатов поделились в кейсе.
С чем пришел клиент
Заказчик — мебельный салон «Топаз» (г. Экибастуз). Работает на рынке Казахстана, реализует продукцию не только офлайн, но и на маркетплейсе «Kaspi Магазин» (Kaspi).
Клиент сначала обратился к нам для настройки программы «1С:Управление торговлей» (1С:УТ). По номенклатуре стало ясно, что ассортимент у салона достаточно обширный. Мы задали вопрос: как учитывается такое количество мебели? В ходе обсуждения поняли, что товарный учет стал для «Топаза» серьезной проблемой.
Как работали до автоматизации
Заказы из Kaspi в 1С:УТ переносили вручную: менеджеры копировали данные, теряя время и допуская ошибки. Учитывая, что мебель часто состоит из нескольких позиций (корпуса, фасады, фурнитура), вручную собирать комплекты в учете неудобно и долго.
Кроме того, большие габариты продукции и необходимость согласования дат доставки и сборки требовали дополнительных коммуникаций с клиентом. К тому же отсутствовал единый контроль статусов заказа и отчетности.
Коллектив работал в сложных условиях:
- Не были унифицированы правила (время на платеж, правила возвратов) и автоматизировано согласование бизнес-процессов;
- складские остатки не синхронизировались в реальном времени;
- возникали трудности при сверке оплат и статусов возвратов;
- не было единого прозрачного трехэтапного бизнес-процесса от заказа до отгрузки;
- ручные операции приводили к ошибкам и негативным отзывам, снижали конверсию.
Какие задачи требовалось решить
От проекта автоматизации ожидали решения трех основных задач. В их числе:
- коррекция управления комплектами и складскими местами;
- автоматизация согласования доставки;
- учет сборки и учет услуг.
Как и какими силами реализовали проект
В ходе автоматизации выполнили следующие этапы: анализ → разработка → тестовый запуск на 20% заказов → отладка → полный перевод в продуктив.
Команда со стороны PSGroup состояла из трех инженеров, одного бизнес‑аналитика и одного внедренца. Реализация проекта заняла шесть недель. Общее время работ — примерно 480 человеко-часов на все этапы, включая анализ, разработку, тестирование, обучение персонала и запуск.
Как работают сейчас
Заказ из Kaspi сразу попадает в 1С как заказ‑комплект, где каждая мебельная позиция автоматически разбивается на составные элементы. Система резервирует материалы и готовые позиции на складе, учитывая габариты и вес.
При подтверждении оплаты модуль автоматически создает накладную на отгрузку и задачу на доставку/сборку. Клиенту система отправляет уведомления о дате доставки и контактах сборщика. Если нужна предоплата или рассрочка через Kaspi, статусы синхронизируются и автоматически меняются в 1С. Возвраты и рекламации обрабатываются по отдельному сценарию с учетом комплектности.
Интеграцию с маркетплейсом реализовали через API Kaspi и веб‑сервисы 1С.
Модуль работает в автоматическом режиме, если нет совпадения, предлагает менеджеру варианты. Реализовали очередь задач, чтобы при пике заказов они надежно обрабатывались без потери данных. Панель в 1С показывает статусы заказов: пришел из Kaspi → оплачен → готов к отгрузке → доставлен → закрыт. Если из каталога Kaspi передаются неполные данные, их можно откорректировать в 1С:УТ вручную.
Дополнительно разработали комплектацию позиций: шаблоны комплектов и логику автоматического разбиения. Чтобы упростить обработку заказов крупногабаритных товаров и обеспечить расчет стоимости доставки, реализовали калькулятор по объему/весу и интеграцию с сервисами перевозчиков.
Какие результаты дал проект
- Время обработки заказа с момента поступления в Kaspi до передачи на склад сократилось с 40 до 12 мин.
- Ошибки комплектации и отгрузки снизились на 85%.
- Количество обрабатываемых заказов в день выросло с 60 до 120 без увеличения штата.
- Время согласования доставки со специалистом по сборке за счет автоматических уведомлений и онлайн‑выбора слота уменьшилось с 24 до 1 ч.
- Количество отмен и возвратов из‑за несоответствия остатков снизилось на 70%. За счет меньшего количества отмен и более быстрой обработки заказов ускорился товарооборот.
Какой экономический эффект получили
- Экономия рабочего времени менеджеров составила примерно 320 ч/мес.
- Окупаемость проекта при текущих объемах — приблизительно 3−5 месяцев.
Почему решение сработало
Проект выполнен с учетом реальных процессов магазина и специфики мебели, включая комплекты, сборку, габариты, согласование доставки. Была выполнена глубокая интеграция с Kaspi: передача данных о статусах и оплатах выполняется в обе стороны, информация в товароучетной системе и на маркетплейсе синхронизирована. Благодаря такому подходу сотрудникам салона «Топаз» стало удобнее и проще работать в 1С:УТ, они быстро освоили внедренный модуль.
Сейчас PSGroup патентует модуль, работает над его расширением и получением статуса «1С:Совместимо». А для салона «Топаз» разрабатывает модуль предсказания спроса на популярные комплекты и добавляет дополнительные маркетплейсы в единый центр управления заказами.
Работы по проекту выполнила ТОО «PSGroup».
