1С:Предприятие 8
Система программ

Сотрудник, который никогда не ошибается: виртуальный помощник Полина

1321
Рейтинг статьи
 

Сотрудник, который никогда не ошибается: виртуальный помощник Полина

Наша компания была образована в далеком 2003 году для торговли бакалейными продуктами питания. У нас семь магазинов по всей Белгородской области, которые принесли нам многомиллионный оборот. Мы пережили не одну трансформацию и не один кризис, пока не пришли к осознанию, что если не двигаться в ногу с прогрессом, то прогресс оставит нас далеко позади.

Сейчас наша команда состоит из 19 человек, благодаря которым «Аргос 2003» знают как проверенного поставщика от Москвы до Владивостока. Мы сотрудничаем с крупными сетями, производителями и оптовыми покупателями в регионах.

По мере развития большим вопросом становился человеческий фактор, а точнее — увеличение количества ошибок, допускаемых сотрудниками, сопровождающими отгрузки товаров. 

Нам очень не хватало сотрудника, который будет внимателен, последователен и не уйдет в декретный отпуск, и мы нашли ее…

Давайте знакомиться, ее зовут Полина. Каждое утро, не требуя чашечку кофе, булочку и поспать, она приступает к работе: проверяет наличие заказов клиента, на которых сотрудники установили признак «Оформить». Если Полина находит такие документы, сразу приступает к их обработке. Она создает приобретение на основе заказа поставщику, контролируя остатки на складах, после чего создает реализацию и счет-фактуру. 

Вся эта цепочка занимает у нее 5-10 секунд. У самого опытного специалиста на создание этих документов уйдет 5-10 минут (а у кого-то и больше). Важно, что Полина не ошибается: она не щелкнет нечаянно на другой склад, потому что в этот момент разговаривала по телефону, и не даст отгрузить товар тому, кто его не оплатил, потому что он просил ее так убедительно, что стало жалко. А еще она сообщает об ошибках, если, к примеру, сотрудник выбрал заказ поставщика, по которому уже все отгружено.

Полина была написана с использованием внешних обработок и расширений без изменения типовой конфигурации. Она запускается регламентным заданием, которое срабатывает каждые 15 минут, проверяя фронт своей работы, проводя, создавая и обрабатывая документы.

Полина легко адаптируется и быстро обучаема, говоря HR-языком. Сегодня она помогает оформлять документы не только менеджерам, но и службе логистики: при появлении заказа клиента, она создает документ «Поручение экспедиторам», который появляется в списке текущих поручений, и, если у логиста есть транспорт на это направление, он заполняет данные водителя и сохраняет документ, а дальше Полина создает «Транспортную накладную» к документу реализации и «Приобретение услуг». 

Еще Полина формирует цепочку документов по производству, освобождая время бухгалтера, и проводит ежедневные выписки по расчетным счетам, за что ей благодарен наш казначей.

Вы скажете: «Это все слова, а где цифры, которые докажут эффективность Полины?»

Вот они:

1-й квартал 2019 года, оформлением документов по отгрузкам занимаются два сотрудника, которые обработали за этот период 700 заказов клиентов, т. е. нагрузка на сотрудника составляла 350 заказов в квартал. Примем такую эффективность за 100%.

1-й квартал 2020 года, оформлением документов по отгрузкам занимается один сотрудник, который за этот период обработал 1186 заказов клиентов. Эффективность этого сотрудника 338%.

Это цифры, описывающие пользу. Теперь считаем финансовую выгоду от работы Полины. 

Средняя заработная плата сотрудника, обрабатывающего документы, 20 000 — 23 000 руб. За год мы экономим минимум 240 000 — 276 000 руб., без учета экономии на электроэнергии и освободившемся рабочем месте, которое мы можем использовать для других нужд.

Развитие Полины не останавливается и сегодня: мы находим типовые действия, которые поддаются определённому алгоритму, и «делегируем» их Полине… Она, кстати, не против:).

Автор:

Александр Ханипов

Оценить статью: