Снабженцы обзванивают прорабов, данные теряются в Excel-таблицах, а бригады простаивают из-за нехватки материалов — знакомая картина для многих строительных компаний. В «Кредо-Сервис» с более чем 20-летним опытом и 800 отремонтированными объектами за плечами решили эту проблему, внедренив и адаптировав «1С:Управление торговлей». Это позволило сократить простои на 70%, а точность планирования закупок выросла в 3 раза. Рассказываем, как компания перешла от хаоса в таблицах к сквозному контролю снабжения.
ООО «Кредо-Сервис» — инженерно-строительная компания в Санкт-Петербурге с более чем 20-летним опытом безупречной работы. Специализация предприятия охватывает полный комплекс работ по капитальному ремонту и монтажу систем теплоснабжения, водоотведения, холодного и горячего водоснабжения, а также электромонтажные и кровельные работы.
За время своей деятельности специалисты компании успешно отремонтировали инженерные сети в более чем 800 домах, заслужив безупречную репутацию и множество благодарностей от заказчиков.
Ключевыми заказчиками услуг компании выступают: управляющие компании и ТСЖ, крупные девелоперские и строительные холдинги, государственные и муниципальные учреждения (школы, больницы, административные здания), владельцы коммерческой недвижимости, бизнес-центров и торгово-развлекательных комплексов.
Когда рост бизнеса обнажает слабые места учета: отправная точка
До начала проекта оперативный учет велся в разрозненных таблицах Excel, а регламентированный учет в «1С:Бухгалтерии предприятия». Снабженцы и кладовщики работали в разрозненных таблицах Excel, данные не синхронизировались между собой, а руководство принимало решения вслепую.
Компания регулярно сталкивалась с проблемами: на этапе планирования закупается одно количество материалов, но часть поступает на центральный склад, а часть — сразу на объект. В процессе работ возникают дополнительные потребности, закупаются новые партии материалов и инструмента. Начинается неразбериха с остатками, возвратами и перемещениями между объектами.
В результате на одних стройплощадках скапливались невостребованные излишки, замораживающие оборотные средства компании, а на других возникал критический дефицит. Работы регулярно приостанавливались, компания несла прямые убытки от простоев бригад и была вынуждена совершать экстренные закупки по завышенным ценам у ближайших поставщиков. Стало очевидно, что для сохранения рентабельности и репутации необходим переход на профессиональную систему управления снабжением.
Основной целью проекта стала организация сквозного контроля снабжения строительных объектов и предоставление сотрудникам отдела закупок удобного и рабочего инструмента. Перед нашей командой «Софт-Бизнес» стояла задача адаптировать типовую «1С:Управление торговлей» (1С:УТ) под специфику строительного учета, автоматизировать расчет потребностей, внедрить механизм контроля неснижаемых остатков критически важных позиций, организовать строгий учет выдачи и возврата инструмента, а также настроить бесшовный обмен данными с несколькими независимыми базами «1С:Бухгалтерии предприятия».
Адаптация 1С:УТ под реалии стройки
После детального анализа бизнес-процессов были выявлены ключевые болевые точки: отсутствие прослеживаемости остатков и невозможность отследить материалы, находящиеся в пути.
Наши специалисты предложили создать комплексное решение на базе «1С:Управление торговлей» с адаптацией под специфику работы компании, поскольку на рынке не нашлось готового коробочного продукта, полностью закрывающего специфику строительного снабжения.
Как автоматический расчет потребности повысил точность закупок в 3 раза и сократил время на планирование с 2 часов до 10 минут
До начала проекта процесс планирования закупок выглядел следующим образом: каждое утро специалист по снабжению начинал с обзвона прорабов на всех строительных объектах, чтобы выяснить, какие материалы заканчиваются. Полученную по телефону и в мессенджерах информацию он вручную переносил в сводные Excel-таблицы. При этом данные часто запаздывали, терялись или дублировались. С помощью таблицы было сложно отслеживать, какие материалы уже заказаны, сколько осталось на складе и сколько нужно еще закупить. Часто одни и те же позиции заказывались по второму кругу, так как сотрудник мог просто забыть внести данные. На подготовку заявки на закупку уходило до 2−3 часов рутинной работы, которая к тому же не гарантировала отсутствие ошибок и пересорта на складе.
После внедрения 1С:УТ процесс кардинально изменился: теперь система сама формирует потребность в материалах на основе планов работ и фактического расхода по каждому конкретному объекту, контролируя отклонения в денежном выражении.
Специалист открывает единый отчет и видит актуальную картину: что лежит на центральном складе, что уже отгружено на площадки, и, что критически важно, какие партии уже находятся в пути от поставщиков. Система автоматически сопоставляет эти данные, полностью исключая дублирование заказов.
То, на что раньше уходило 2 часа ручного сведения таблиц и телефонных разговоров, теперь система рассчитывает за 10 минут, предоставляя снабженцу готовый, выверенный список к закупке. Это не только ускорило процесс подготовки закупки, но и гарантирует, что объекты получат ровно столько материалов, сколько нужно, без излишков и дефицита.
Как система автоматических уведомлений и учета инструмента сократила простои на объектах на 70%
Раньше снабженцы и прорабы узнавали о нехватке критически важных материалов — например, труб, фитингов или специализированного крепежа — только постфактум, когда бригада на объекте уже физически останавливала работы из-за отсутствия нужного инструмента или деталей. Это приводило к паническим звонкам, экстренным закупкам по завышенным ценам у ближайших поставщиков и оплачиваемым простоям рабочих.
Ситуация с дорогостоящим инструментом и оборудованием была еще более хаотичной. Выдача перфораторов, сварочных аппаратов и измерительных приборов часто фиксировалась на бумажных листках или вообще устно. В результате компания регулярно сталкивалась с бесконтрольной потерей инвентаря, не могла оперативно отследить, у какого сотрудника или на каком объекте находится конкретная единица техники, и не видела реальной картины по затратам на ее ремонт и замену.
Для того, чтобы решить эту проблему, в системе были настроены механизмы контроля неснижаемых остатков: как только запас критически важной позиции приближается к минимальному порогу, система автоматически формирует уведомление для закупщика. Менеджер получает сигнал о необходимости пополнения еще до того, как дефицит сможет повлиять на ход строительных работ.
Параллельно был выстроен полноценный цифровой контур учета инструмента. Теперь каждая выдача оборудования на стройплощадку фиксируется в системе с привязкой к конкретному материально ответственному лицу. Программа автоматически контролирует сроки возврата, а в случае поломки позволяет корректно учесть затраты на ремонт.
Такой подход полностью исключил ситуацию с «потерянным» инвентарем, повысил ответственность сотрудников на объектах и, в совокупности с умным планированием материалов, стал главным фактором, снизившим общие простои бригад на 70%.
Как АРМ кладовщика и умные отчеты высвободили 40% рабочего времени сотрудников
До внедрения системы работа кладовщиков проходила следующим образом: когда поступал запрос на отгрузку материалов, кладовщик должен был найти нужную накладную, переписать все позиции в журнал, затем перенести данные в Excel-таблицу для пересчета остатков, и только после этого отгрузить товар. При этом если на объект требовалось отправить 10−15 разных позиций, процесс растягивался на несколько часов. Ошибки при ручном переносе данных неизбежны: то перепутают артикул, то забудут учесть возврат бракованного материала, то неправильно посчитают остаток.
Закупщикам, чтобы понять реальную картину по объектам, приходилось открывать несколько разных отчетов: один показывал план закупок, другой — фактические отгрузки на объекты, третий — возвраты и брак, четвертый — остатки на складе. Данные из этих отчетов нужно было вручную свести в единую таблицу Excel, чтобы увидеть полную картину. На подготовку такого отчета уходило 2−3 часа, и к моменту его готовности часть данных могла уже устареть.
После внедрения 1С:УТ процесс изменился. Для кладовщиков было разработано упрощенное автоматизированное рабочее место (АРМ), где все операции сведены к 2−3 кликам.
Теперь при отгрузке на объект кладовщик просто выбирает материал из списка, указывает количество и объект назначения — система автоматически формирует накладную, списывает материал со склада и обновляет остатки в реальном времени. Приемка возвратов с объектов происходит по тому же принципу. То, что раньше занимало 30 минут ручной работы, теперь выполняется за 2−3 минуты без единой ошибки.
В 3 раза точнее, на 70% быстрее: результаты автоматизации снабжения на базе «1С:УТ»
Внедрение «1С:Управление торговлей» изменило подход к управлению, предоставив руководству мощный блок аналитических отчетов, которые формируются автоматически на основе первичных документов в режиме реального времени. Теперь руководители получили единую и достоверную картину бизнеса, где каждая цифра подкреплена фактическими данными, а не приблизительными оценками. Благодаря этому скорость принятия стратегических решений выросла многократно. То, на что раньше уходили недели ручного сведения таблиц и долгих совещаний, теперь занимает несколько минут.
По итогам проекта компания получила простую и удобную систему, которая работает как единый инструмент управления снабжением.
Ключевые достижения
Для закупщиков — полная видимость потребностей по объектам, знание складских остатков и автоматические уведомления о необходимости пополнения запаса.
Для кладовщиков — упрощенное рабочее место, минимизация ручного ввода, быстрая отгрузка и приемка.
Для руководства — полная аналитика в режиме реального времени и контроль финансовых расходов по каждому объекту.
Для бухгалтерии — корректные данные без ручной корректировки, автоматический перенос из оперативного учета.
Бизнес-показатели — компания сократила простои на объектах на 70%, а точность планирования закупок выросла в 3 раза. Ситуация с нехваткой материалов или бесконтрольной отправкой «лишнего» на объект стала невозможной.
Работы по проекту выполнены компанией «Софт-Бизнес».
