Компания «ВижуВсе» сочетает медицинское мастерство и эффективную IT‑инфраструктуру на базе 1С:Предприятие: единая система обмена данными между клиниками, салонами и сайтом позволила ускорить обслуживание пациентов и оптимизировать работу команды — от записи на приём к врачу до оформления заказа на очки. Ранее сложная и запутанная система обмена данными между различными платформами теперь представляет собой единое целое, значительно повышая эффективность бизнеса и улучшая качество обслуживания клиентов. Подробности рассказываем в кейсе.
О компании
«ВижуВсе» — это сеть из 4 современных офтальмологических центров и 12 салонов оптики, где оказывается полный спектр услуг для диагностики и лечения органов зрения, а также предлагаются сопутствующие товары: оправы, корректирующие и солнцезащитные очки, контактные линзы. Сеть «ВижуВсе» представлена в городах Подмосковья: Подольске, Троицке и Климовске.
От отдельных частей к единой системе
Наш заказчик сделал полный апгрейд своей IT-системы: перешел с кастомизированной устаревшей конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 10 на актуальную версию «1С:Управление торговлей» редакции 11.5, а также внедрил для учета операций, связанных с медицинской деятельностью отдельный программный продукт «1С:Медицина. Поликлиника 3.0». Также «IT-хозяйство» «ВижуВсе» включало в себя «1С:Бухгалтерия КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом», «Битрикс 24», используемый как корпоративный портал, CRM-система и сайт с интернет-магазином.
Каждый из этих звеньев в цепочке бизнес-процессов могло выступать как источник или как приемник информации:
- «1С:Управление торговлей» ред. 11.5 являлось источником информации для сайта — в части актуальной номенклатуры, для «1С:Зарплата и управление персоналом» — в части данных о начисленных бонусах менеджерам, для «1С:Бухгалтерия предприятием КОРП» — в части данных для формирования регламентированной и управленческой отчетности.
- К исторической системе «1С:Управление торговлей» ред. 10 заказчик обращался, работая в «1С:Управление торговлей» ред. 11.5, для поиска данных по истории продаж. А для работы в «1С:Медицина» требовалась информация из старой программы в части истории визитов к врачу.
- Из «Битрикс 24» заносились данные в «1С:Управление торговлей» ред. 11.5 в части актуальных статусов заказов, и, наоборот, загружались из «1С» контрагенты, номенклатура, реализации. А из «1С:Медицина» использовалась как источник данных для CRM-системы в части информации о записях к врачу.
И это далеко не весь список операций между отдельными системами внутри самой организации.
Еще имелась острая необходимость оперативной выгрузки данных во внешние сервисы/сайты и загрузки данных из них:
- У компании есть несколько крупных поставщиков, которым требовалась оперативная выгрузка заказов на их сайты. Наш заказчик в свою очередь получал от них номенклатуру и документы поступления, которые необходимо было быстро и корректно загрузить в «1С:Управление торговлей».
- Часть пациентов записывались на прием в клиники «ВижуВсе» через сайт «ПроДокторов». Информация о записи приходила на электронный адрес компании, а далее вводилась в «1С:Медицина» в ручном режиме.
Очевидно, если все перечисленные движения данных оставить в ручном режиме, то последствия были бы плачевными. Это вызывало:
- большие трудозатраты на ручной ввод данных менеджерами, врачами, консультантами вместо выполнения ими своих прямых задач;
- риск ввода некорректных данных из-за человеческого фактора;
- нагрузка на IT-архитектуру, ведь сотрудник был вынужден работать в нескольких системах одновременно, чтобы забрать нужные данные из одной программы и ввести их в другую;
- риски потери пациентов из-за неоперативной/некорректной записи;
- риски потери проверенных поставщиков из-за неоперативного выполнения своих обязательств.
Выход был очевиден! Необходимо было максимально автоматизировать как получение и отправку данных между системами внутри компании, так и обмен этих систем с внешними источниками.
Внутренние интеграции: выстраиваем единую IT-архитектуру
Первым шагом стало объединение собственных информационных баз в единую связанную структуру.
Какие обмены мы запустили
1. «1С:Управление торговлей 11.5» — «1С:Медицина»
Интеграция систем обеспечила передачу данных из справочников «Партнеры» и «Договоры контрагентов» конфигурации «1С:Управление торговлей» в конфигурацию «1С:Медицина», а также получение недостающих данных, а именно, «Место рождения» и «Страховой номер ПФР» из конфигурации «1С:Медицина» для их отображения в форме партнера. Также реализована передача счета на оплату и записи к врачу из «1С:Медицина» в «1С:Управление торговлей». Это исключило необходимость менеджеров и консультантов работать в «чуждой» им медицинской системе, а врачам позволило получать актуальную информацию сразу в свою специализированную программу.
Для удобства работы медицинского персонала и исключения их работы в «1С:Управления торговлей» также были на стороне «1С:Медицины» с использованием http-сервиса разработаны 4 интерактивных отчета, которые при формировании пользователем «тянут» нужную информацию из торговой конфигурации. Это продажи по клиенту с детализацией до номенклатуры, заказы и реализации с возможностью отборов по дате, контрагенту, подразделению, врачу.
2. «1С:Управление торговлей 11.5» — «1С:Зарплата и управление персоналом»
Интеграция позволила запустить автоматическую передачу данных из нетиповой подсистемы «Бонусы» в «1С:Управления торговлей». Передается информация о начисленном менеджерам вознаграждении, затем эти данные используются для расчета заработной платы сотрудника в «1С:Зарплата и управление персоналом».
3. «1С:Управление торговлей 11.5» — Битрикс 24, «1С:Медицина» — Битрикс 24
Здесь потребность в интеграции торговой программы и CRM-системы удалось закрыть типовым модулем обмена. С помощью него организовали выгрузку из «1С:Управление торговлей» в «Битрикс 24» контрагентов, номенклатуры, заказов покупателей, документов реализации и загрузку из «Битрикс 24» актуальных статусов заказов покупателя.
Оставался вопрос с автоматическим получением данных CRM-системой о записях ко врачу из «1С:Медицины». Поскольку у нас уже была настроена передача записи к врачу в «1С:Управление торговлей», мы не стали настраивать дополнительную интеграцию между Битрикс 24 и «1С:Медицина», а доработали обмен CRM-системы с «1С:Управление торговлей» в части отправки данных о записи к врачу.
4. «1С:Управление торговлей 11.5» — «1С:Бухгатерия предприятия КОРП»
Помимо документов, которые позволяет выгружать типовой обмен между конфигурациями, были выполнены доработки в части передачи данных из «1С:Управление торговлей», необходимых для формирования управленческой отчетности в «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП».
5. «1С:Управление торговлей 10.3» — «1С:Медицина», «1С:Управление торговлей 10.3» — «1С:Управление торговлей 11.5»
В процессе работы в основных базах, «1С:Управление торговлей» и «1С:Медицина», сотрудникам периодически приходилось обращаться в историческую систему «1С:Управление торговлей» ред. 10.3 для поиска необходимых данных: истории продаж и истории визитов. С помощью http-сервиса мы реализовали загрузку данных в систему в моменте при запросе пользователя, исключив необходимость запуска старой версии программы «1С:Управления торговлей».
6. «1С:Управление торговлей 11.5» — собственный сайт на платформе «1С:Битркис. Управление сайтом»
Настроенная интеграция автоматизировала выгрузку номенклатуры из «1С» на сайт, включая предложения, цены, остатки, свойства и прикрепленные файлы.
Внешние интеграции: автоматизируем обмен с внешними базами
Вторым этапом настройки итераций стала настройка обменов с внешними системами.
Мы настроили следующие интеграции:
1. Запустили обмен «1С:Управление торговлей» ред. 11.5 с четырьмя сайтами поставщиков, благодаря чему была автоматизирована выгрузка из 1С заказов поставщикам, и загрузка с сайтов — номенклатуры и документов поступления.
2. Установили расширение для обмена с сайтом «ПроДокторов», адаптировали «1С:Медицину» в части настройки рабочих мест и номенклатуры для передачи данных на внешний сайт, благодаря чему запись, сделанная пациентом в сервисе «ПроДокторов» сразу отражается в 1С и сотрудники «ВижуВсе» могут оперативно ее обработать.
Реализация интерактивных отчетов в «1С:Медицина» с использованием http-сервисов позволила медицинскому персоналу в моменте получать нужные данные, не обращаясь в другие конфигурации:
Результаты проекта: эффект объединения
На текущий момент мы совместно с заказчиком продолжаем оптимизировать работу пользователей в учетных системах. Цель — настроить работу так, чтобы пользователю было достаточно информации в одной программе. Так как основные интеграционные потоки уже настроены и запущены, эффекты очевидны уже сейчас:
- Сокращение трудозатрат пользователей в среднем на 35%. То, что раньше вносилось и вбивалось руками, «прилетает» по заданному расписанию.
- Уменьшение ошибок в учете. Сокращение ручного труда снизило количество некорректно внесенной информации из-за человеческого фактора.
- Оптимизация IT-архитектуры. За счет работы пользователя «в одном окне» отпала необходимость переключаться между программами. Это позволило снизить количество занимаемых клиентских лицензий и соответственно нагрузку на системы в целом.
- Повышение качества клиентского обслуживания. Обработка записей пациентов, результатов приема, получения информации об истории пациента стали происходить в среднем на 50% быстрее за счет оперативного получения информации.
- Повышение качества взаимодействия с поставщиками. Получение и отправка нужной информации в программе увеличила скорость решения вопросов, связанных с закупкой необходимых товарных единиц.
Работы про проекту выполнены компанией AXELSOFT.
