Сочетание традиций и инноваций — залог успеха в современном мире. Легендарный отель «Советский», воплощающий в себе историю более чем двух столетий, сделал решительный шаг в будущее, внедрив систему «1С:Отель». Подробности рассказываем в кейсе.
Историческое вступление
Отель «Советский» — легендарное место с богатой историей в самом сердце Москвы. В начале XIX века француз Транкий Яр открыл здесь, в одноэтажном деревянном доме, свой ресторан с одноименным названием («Яр»). Ресторан сразу набрал популярность и считался одним из лучших в столице. Сюда любили захаживать Куприн, Бунин, Шаляпин и Чехов.
В 1896 году ресторан приобрел бывший официант, выходец из крестьян Ярославской губернии Алексей Акимович Судаков. При нем же здание было полностью перестроено. Новое грандиозное сооружение в модном тогда стиле модерн с огромными арочными окнами и великолепными интерьерами возвел в 1910 г. архитектор А. Эрихсон.
После 1917 года в здании ресторана в разные годы были столовая, больница, кинотеатр, спортзал бойцов Красной Армии, в 1925 году — кинотехникум, в 1930 — ВГИК. В 1950-е здание еще раз перестроили, и в нем открылась гостиница «Советская» с одноименным рестораном. Стройку курировал лично сын Сталина, Василий. Гостиница стала правительственной резиденцией, и вход в нее простым людям был закрыт.
Здание бывшего ресторана «Яр» до перестройки (архитектор Эрихсон), 1939 год 
Фасад гостиницы «Советская» со стороны улицы Марины Расковой, 1956 год. Автор фото: Н.С. Грановский Современность
Команда отеля «Советский» прилагает все усилия, чтобы держать высокую планку, заданную историей этого места, являющегося не просто памятником архитектуры Москвы, но и свидетелем и участником летописи столицы. Сегодня «Советский» — это одна из лучших гостиниц Москвы в категории «4 звезды». Номерной фонд отеля — это 109 номеров, выполненных в индивидуальном стиле, рестораны (в том числе легендарный ресторан «Яр») и конференц-залы. Значительную часть гостей «Советского» составляют представители различного бизнеса, для которых важны качество и оперативность сервиса.
Отель «Советский» сегодня делает ставку на сочетание сохранения исторического наследия и внедрение современных стандартов качества.
Автоматизация как залог качества
Высокий уровень загрузки номерного фонда, большой и постоянный поток требовательных гостей, достаточно большой перечень оказываемых услуг — конечно, руководство «Советского» понимало, что для сохранения высокого качества сервиса нужна автоматизированная система, чтобы:
- ускорить ввод оперативной информации;
- ускорить поиск и вывод оперативной информации;
- иметь инструменты контроля и мониторинга.
На момент старта проекта нашим заказчиком уже использовались в качестве автоматизированных систем учета две программы:
- для регламентированного учета — «1С:Бухгалтерия предприятия»
- для оперативного и управленческого учета — программа для отелей от стороннего разработчика.
Но был ряд моментов, которые не устраивали руководство отеля «Советский»:
- Отсутствие автоматической загрузки документов из управленческой программы в «1С:Бухгалтерия предприятия». Основная часть документов передавалась либо в распечатанном виде, либо рассылкой на электронную почту.
- Трудности интеграции управленческой программы с внешним оборудованием. Существовали большие ограничения в части выбора ассортимента и настройки стабильной работы.
- Сложности с сопровождением текущего программного продукта. Очень небольшой круг компаний, оказывающих данные услуги, определял относительно высокую стоимость сопровождения и негативно сказывался на возможности оперативного решения задач.
- Потребность в расширении функционала, не заложенного в текущей системе.
Нашей командой заказчику было предложено рассмотреть в качестве альтернативы текущей системы оперативного учета программный продукт от 1С — «1С:Отель». Мы провели моделирование процессов компании, после чего стало очевидным, что большинство задач вполне решается с помощью типового функционала «1С:Отель» с небольшими его доработками.
В программе «1С:Отель» настроили бизнес-процессы
- Бронирование номеров. Настроили интеграцию с сайтом отеля.
- Заселение гостей. Появилась возможность регистрации гостя задним числом, дробления счетов, заселения группы гостей, подселения в номер. Для несовершеннолетних лиц до 14 лет настроили процедуру экспресс-заселения.
- Выселение гостей. В программе настроена возможность фиксации штрафных санкций при выезде, а также формирование УПД при выселении гостя в случае безналичной оплаты проживания.
- Переселение гостей. Настроена возможность переселения гостя в номер аналогичной категории/повышенной категории с доплатой/без доплаты.
- Оказание дополнительных услуг: мини-бар, лобби-бар, прачечная, продажа сувенирной продукции. Можно привязывать приобретение услуги к номеру, в котором проживает гость.
- Также была обеспечена интеграция новой системы с внешним оборудованием и обмен с «1С:Бухгалтерия предприятия».
Что мы сделали, чтобы улучшить процессы отеля
1. Настроили нормативно-справочную информацию в соответствии с бизнес-процессами заказчика
Номерной фонд с привязкой номера комнаты к типу размещения. Благодаря гибким возможностям системы мы выстроили Карту номерного фонда отеля, где сотрудники «Советского» могут в оперативном режиме получить по каждой комнате необходимую информацию: этаж, тип номера, количество мест (в том числе дополнительных) и другие данные, необходимые при бронировании и заселении гостей. К примеру, менеджерам часто нужно выяснить вид спального места в конкретном номере.
Тарифы «базовый» и «без питания». Для каждой категории номера, их у нашего заказчика семь видов, мы настроили показатели для тарифа, включающие цену и перечень услуг. При этом сохранили возможность ручного изменения цены ответственными пользователя в случае необходимости.
Статусы номеров: «свободный чистый», «свободный грязный», «жилой», «ремонт», «занят грязный», «вещи в номере». Установка статусов номеров позволила сделать управление заездами/выездами гостей более оперативным. Возможность видеть в системе актуальный статус номера помогла менеджерам быстро предпринимать необходимые действия по обеспечению готовности нужного номера к встрече гостей.
Статусы размещения гостей: «аннулирование», «выезд», «заезд», «заезд и переселение», «переселение», «переселение и выезд».
Статусы брони: «аннулированная с сохранением», «аннулированная без сохранения», «бронь», «заезд», «завершенная бронь», «штраф за незаезд».
Типы гостей: «VIP», «нежелательная персона» (черный список), «обычные гости» «постоянные гости». Возможность ввода и хранения статуса гостя в новой системе также стало точкой улучшения уровня сервиса отеля. Уже на первой стадии контакта с гостем на этапе бронирования менеджер имеет возможность определить повторный ли это визит, что ожидать от гостя, как лучше выстроить с ним дальнейшее взаимодействие.
Услуги и пакеты услуг с разбивкой на группы. Все услуги мы «разбили» на основные группы: «питание», «проживание», «конференц-зал», «сувениры», «платные услуги служб», «прочие услуги». Далее каждая группа была детализирована до подгрупп и конкретных позиций. Такая иерархия значительно ускорила работу персонала при оформлении и расчете стоимости конкретной услуги и обслуживании гостя.
Товары. Вся сувенирная продукция была заведена в программе. Теперь гости могут приобретать памятные сувениры из исторического отеля, а менеджерам легко оформить продажу.
Контрагенты. Для ситуаций, когда гости заезжают в отель в рамках служебных командировок от организации, мы выполнили настройки справочника «Контрагенты». Для каждого юридического лица были оформлены договоры и зафиксированы условия по ним в части оплаты — «оплата гостем» и «оплата заказчиком».
2. Настроили роли и права для пользователей системы
Каждый пользователь системы получил на выходе проекта закрепленную за ним возможность операций в системе и видимость/доступность определенных данных. Гибкие настройки системы в этой части помогли улучшить контроль деятельности за своими сотрудниками.
3. Настроили отчеты:
- отчет по выручке за период с возможностью выбора периода;
- отчеты Росстата;
- отчет по проданным завтракам с группировкой по включенным и дополнительным завтракам;
- список гостей на питание;
- акрытые акты за прошедшие сутки;
- кассовые отчеты.
Широкие возможности системы в части вывода оперативной информации вкупе с правильными настройками системы дали руководящему составу нашего заказчика отличный инструмент для мониторинга состояния отеля в моменте, а также ретроспективной оценки эффективности того или иного процесса.
4. Настроили интеграции с внешним оборудованием:
- сканер распознавания паспортов;
- контрольно-кассовый аппарат;
- программаторы ключей;
- амки в номерах.
Возможность настройки стабильной интеграции оборудования с программным продуктом значительно упростила жизнь компании на всех стадиях взаимодействия с гостем — заселение, проживание, выезд.
5. Настроили полноценную интеграцию с «1С:Бухгалтерия предприятия»
В правила обмена добавили условия, специфичные для отеля — передача времени заселения и выезда, типа номера, объединение услуги «Завтрак» с услугой «Проживание» в счете на оплату. Напомним, ранее все данные из оперативной системы наш заказчик переносил в бухгалтерскую системы вручную, теряя на этом много времени.
6. Доработали печатные формы
Счет на оплату, акт, документы «Бронь», «Размещение» под требования отеля.
7. Провели обучение персонала работе в системе
Проведено очное обучение и подготовлены инструкции для каждой роли пользователя.
Что получил заказчик на выходе проекта
- Быстрое внедрение новой системы за три месяца за счет максимального использования типовой функциональности новой системы.
- Оформление гостей — заселение/выселение/переселение стало проходить на 35% быстрее. Это стало возможным за счет интеграции с внешним оборудованием и грамотной настройки учета данных операций в новой системе.
- Сократились в 1,5 раза время и трудозатраты на подготовку бухгалтерской и регламентированной отчетности за счет настройки автоматического обмена. Снизилось количество ошибок, которые неизбежно возникали при ручном вводе информации в «1С:Бухгалтерия».
- Расширились возможности оперативного получения необходимых данных из и контроля за счет вывода информации в виде разнообразных отчетов. В целом бизнес-процессы стали более прозрачными и управляемыми для руководства отеля.
- Значительно расширились возможности развития функционала системы оперативного и управленческого учета как за счет установки обновлений от вендора, так и за счет оперативной доработки функционала привлеченным подрядчиком.
- Заказчик получил удобный инструмент для хранения и управления базы данных гостей с возможностью их сегментации.
-
Повысилось качество и скорость обслуживания в части предоставления дополнительных услуг и товаров (организация питания, услуги конференц-залов, парковка, прачечная, ксерокопирование, услуги хранения
и т. п. ), появилась возможность вывода аналитики по ним. - Система позволила организовать качественный контроль работы сотрудников. Все их действия можно легко отследить в системе и провести анализ эффективности.
Легендарный Отель «Советский» продолжает сотрудничество с компанией AXELSOFT в части сопровождения и развития системы. Стоит отметить, что решаемые исполнителем сейчас задачи в основном связаны с точечной доработкой типового функционала. Удобный интерфейс программы и большая вовлеченность сотрудников нашего заказчика на этапе проекта позволили им глубоко овладеть навыками работы в программе и отлично справляться с ведением своих процессов в новой системе!
Работы по проекту выполнены компанией AXELSOFT.
