Массовое подключение домофонов в новом ЖК оборачивалось для менеджеров многочасовой рутиной в программе и файлах Excel, а бухгалтер терял по два дня, сверяя платежи. Бригады монтажников возмущались из-за нечитаемых заявок. Когда клиентская база компании стала расти, а потери времени перевалили за 70%, в компании поняли: старая программа сильно тормозит развитие и задумались о поиске решения под свои процессы. Рассказываем, как мы помогли навести порядок с помощью решения на 1С.
Индивидуальный предприниматель Шульга Олег Геннадьевич из Ростова-на-Дону управляет компанией, которая уже более десяти лет монтирует и обслуживает домофонные системы. Компания работает с частными и корпоративными клиентами. Использует сертифицированное оборудование, дает гарантию на работы и комплектующие. Быстро реагирует на заявки — подключение новых абонентов или срочный ремонт. В штате организации работают три монтажные бригады, два менеджера и бухгалтер.
Когда старая программа перестает успевать за растущей клиентской базой
Бизнес рос: за год клиентская база увеличилась на 20%. Нагрузка на сотрудников выросла, на рутину уходило больше 70% рабочего времени. Страдали скорость обработки заявок и качество сервиса. В таких условиях развиваться дальше было рискованно. Руководство запустило проект автоматизации.
До этого учет вели в другой программе. Ключевые операции отнимали слишком много времени, а часть процессов вообще не была автоматизирована. Заявки для бригад заполняли вручную — по 5-7 минут на каждую. Массовое подключение абонентов занимало больше трех часов в день. Программа почти не обновлялась, доработать ее было нельзя. В компании решили, что пора менять систему.
Решение на 1С для монтажа и обслуживания домофонов
В компании уже использовали «1С:Бухгалтерию предприятия 8» для ведения регламентированного учета. Мы предложили разработать прикладное решение на платформе «1С:Предприятие». Часть сотрудников уже была знакома с продуктами 1С — это ускорило адаптацию и снизило сопротивление. Мы изучили бизнес-процессы, нашли узкие места и приступили к разработке. Чтобы не смешивать оперативный учет с бухгалтерским, создали отдельную конфигурацию — она закрыла все потребности компании.
Наши специалисты создали решение, в котором реализовали возможности:
Для менеджеров. Разработали механизм группового подключения. Теперь при заселении дома менеджер загружает список квартир из Excel, и система за секунды генерирует лицевые счета и тарифы для всех жильцов сразу. Время на эту операцию сократилось с 3 часов до 1 минуты.
Для диспетчеров. Внедрили единую карточку заявки. Теперь не нужно вручную переписывать адрес и модель домофона — система подтягивает данные из карточки абонента. Заявка формируется за 1 клик, а бригада получает готовый маршрутный лист с историей ремонтов этого оборудования.
Для бухгалтера. Настроили автоматическое ночное начисление абонентской платы и интеграцию с банком. Программа сама распознает платежи и разносит их по лицевым счетам, освобождая бухгалтера от кропотливой трехдневной работы каждый месяц.
Расскажем и подробнее покажем решение:
Создание лицевых счетов, подбор услуг и тарифов. Подключение абонентов ускорилось в 5 раз за счет ведение всего процесса с помощью документа «Подключение услуг и тарифов с генерацией ЛС». Операции, которые раньше занимали день, теперь делаются за час. Особенно это заметно при заселении многоквартирных домов.
Начисление абонентской платы. Теперь начисления идут автоматически по расписанию. Раньше бухгалтер тратил на это целый день, сейчас — несколько секунд в фоновом режиме.
Управление заявками. Вся информация о запросах, исполнителях и статусах собрана в одном месте. Контролировать процесс стало проще.
Учет оборудования у клиентов. Видно всю историю монтажа и демонтажа с помощью документа «Установка оборудования».
Печать квитанций. Квитанции формируются за несколько минут по заданным параметрам. В старой программе на 2000 квитанций уходило больше трех часов на сверку и правки.
Печатные формы для бригад. Заявки заполняются по данным системы за секунды вместо 7 минут ручного заполнения. У сотрудников освободилась половина дня.
Загрузка оплат из банка. Информация по лицевым счетам подгружается автоматически. Раньше бухгалтер тратил 2-3 дня, теперь 30-40 минут. Бухгалтер проверяет только нераспознанные платежи, их бывает около 1-2%.
Преодолели барьер роста
Автоматизация ускорила работу на всех этапах: от подключения услуг до расчетов с клиентами. Исчезли постоянные авралы, снизилась текучка, в коллективе стало спокойнее.
Мы создали единую информационную систему: в ней легко найти актуальные данные по абонентам, историю взаимодействия и информацию о бригадах. Ошибок во взаиморасчетах больше нет — исчезли и конфликты с клиентами. Скорость обработки запросов выросла в 5 раз, а вместе с ней лояльность и удовлетворенность абонентов.
Внедрение помогло снять барьеры для роста. За год количество абонентов увеличилось на 30%. Решение работает на платформе «1С:Предприятие», его можно дорабатывать под изменения в бизнес-процессах компании.
Наталья Поклонова, Главный бухгалтер компании: «Новая программа полностью изменила нашу культуру работы. Мы перестали жить в „режиме пожарной команды“. Теперь все процессы отлажены, данные не теряются, каждый сотрудник видит свою зону ответственности. Самое главное — мы наконец-то доверяем цифрам. Если программа показывает задолженность 2,5 млн рублей, я уверена, что именно столько нам должны, и могу планировать бюджет. Теперь мы можем с легкостью расширяться и не бояться того, что не справимся. Это не просто автоматизация — это снятие ограничений для нашего роста.
Работы по проекту выполнены компанией «Центр Деловых Решений».
