Когда диспетчер не может ответить клиенту, сможет ли мастер приехать для срочного ремонта в ближайшее время, потому что загрузка бригад хранится в Excel-файле и занята другим сотрудником, а запчасти теряются на складе — это создает серьезные сложности в работе компании. С этим столкнулась «Единая Сервисная Компания» после 20 лет работы на рынке.
Учетная система напоминала «лоскутное одеяло»: несколько старых конфигураций, которые не обновлялись, и электронные таблицы не давали целостной картины бизнеса. Как мы перевели компанию на» 1С:Компексную автоматизацию» редакции 2.5, не останавливая сервис ни на один день, и почему теперь каждый километр пробега ремонтного автомобиля приносит прибыль, читайте в нашем кейсе.
ООО «Единая Сервисная Компания» — это команда профессионалов, состоящая из более 150 человек. Компания представлена на сервисном рынке более двадцати лет, предоставляет полный цикл услуг: от поставки и монтажа до сервисного обслуживания торгового, холодильного, вентиляционного и климатического оборудования. Ключевой особенностью бизнеса является необходимость оперативного реагирования на заявки клиентов, что обеспечивается работой нескольких дежурных бригад в режиме 24/7.
Предыстория проекта и бизнес-задачи
До старта проекта учетная система компании представляла собой «лоскутное одеяло». Для целей сервисного, операционного, бухгалтерского и управленческого учета использовались несколько конфигураций «1С:Управление проектной организацией» с многочисленными доработками под специфику учета. Такая архитектура имела ряд недостатков:
- Отсутствие обновлений. Конфигурация уже устарела и не поддерживала регулярные изменения законодательства РФ, что создавало риски для бухгалтерского и налогового учета.
- Разрозненность данных. Информация о сервисах, проектах, складе и финансах хранилась изолированно, что мешало видеть полную картину рентабельности.
- Непрозрачность сервисных процессов. Отсутствовал единый инструмент для диспетчеризации, контроля загрузки мастеров и точного учета нормо-часов.
- Проблемы на складе. Выдача запчастей бригадам сопровождалась ошибками из-за отсутствия адресного хранения и штрихкодирования.
Руководство компании приняло решение перейти на современную, регулярно обновляемую программу «1С:Комплексная автоматизация» редакции 2.5 (1С:КА 2.5). Выбор нашей компании, «ТИДАБЛЪЮКОМПАНИ», был сделан по рекомендации отраслевых экспертов.
Объедение всех видов учета в одной базе
Основной целью проекта стало создание единой информационной среды на базе 1С:КА 2.5, которая обеспечила бы прозрачность всех бизнес-процессов и соответствие актуальному законодательству.
Ключевым вызовом стала разработка и внедрение специализированной подсистемы сервисного обслуживания холодильного и климатического оборудования. Типовой функционал требовал адаптации под специфику выездного сервиса и включал:
- организацию диспетчеризации в реальном времени;
- учет нормо-часов и управление работой дежурных выездных бригад;
- привязку каждого выезда и выдачи запчасти к конкретному договору и единице оборудования.
Важным условием проекта было выполнение работ без остановки операционной деятельности компании, так как простой сервисной службы даже на один день мог привести к значительным репутационным и финансовым потерям.
Решение бизнес-задач на базе «1С:Комплексной автоматизации»
Проект был реализован комплексно, охватывая все ключевые контуры управления предприятием. Специалисты «ТИДАБЛЪЮКОМПАНИ» выполнили корректный перенос нормативно-справочной информации, остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ), истории взаиморасчетов и данных по грузовым таможенным декларациям (ГТД) из старой базы в новую систему.
Расскажем про основные разделы, которые мы настроили в 1С:КА 2.5:
Модуль сервисного центра и диспетчеризации
Это ядро проекта. Мы создали реестр клиентского оборудования с привязкой к серийным номерам и срокам гарантии. Затем настроили графики планового технического обслуживания (ТО) и процессы обработки аварийных заявок.
Теперь с помощью этого модуля компания:
- Регистрирует обращения. Внедрены система статусов — «Регистрация», «В работе», «Закрыто», и формирование заявок на выезд мастера.
- Ведет учет результатов работы. Система фиксирует итоги — «Исправлено», «Проведена диагностика», «Ожидаем ТМЦ», списывает запчасти и учитывает оборудование, находящееся в подмене.
- Управляет бригадами. Внедрен механизм назначения бригад на заявки, учет фактического состава бригады и фиксация ответственного за принятие заявки.
- Визуализирует загрузку. Разработана визуальная «шахматка» загрузки мастеров, позволяющая диспетчерам в реальном времени видеть плановые и неплановые выезды, исключая простои и потерю заявок.
Рассмотрим работу модуля на конкретных примерах бизнес-процессов:
Сценарий «Аварийная заявка»
Клиент сообщает о поломке холодильной камеры. Диспетчер регистрирует обращение в системе, присваивая статус «Регистрация». Система автоматически подтягивает карточку оборудования клиента по серийному номеру. Диспетчер открывает визуальную «шахматку» загрузки бригад, видит свободное окно у ближайшей выездной группы и назначает заявку. Статус меняется на «В работе». Мастер получает уведомление на мобильное устройство, выезжает на объект, проводит диагностику и фиксирует в системе результат: «Ожидаем ТМЦ», так как на объект нужно привести компрессор. После замены детали мастер меняет статус на «Исправлено», а система автоматически списывает запчасть со склада и формирует акт выполненных работ.
Сценарий «Плановое ТО»
За месяц до окончания регламентного периода система автоматически формирует задачу на плановое обслуживание вентиляционной установки. Руководитель сервисной бригады видит эту задачу в календаре, планирует выезд и распределяет нормо-часы между сотрудниками. По факту выполнения работ система фиксирует затраченное время, пробег автомобиля и использованные расходные материалы, что позволяет мгновенно рассчитать себестоимость конкретного выезда.
Сценарий «Управление ресурсами»
Благодаря внедренному механизму учета фактического состава бригад, диспетчер в реальном времени видит не только то, кто свободен, но и какой компетенцией обладает специалист. Если заявка требует допуска к электроустановкам выше 1000В, система подсветит только тех мастеров, у которых есть действующий допуск, исключая назначение неквалифицированного персонала. Визуальная «шахматка» предотвращает наложение выездов и простои, так как все плановые и аварийные задачи отображаются на единой временной шкале.
Так работает Модуль сервисного центра и диспетчеризации
Управление соглашениями и рентабельностью
В 1С:КА мы настроили договоры сервисного обслуживания с фиксацией периодичности, времени реагирования и цены нормо-часа. Реализовали авторасчет рентабельности каждого объекта: теперь руководитель видит реальную себестоимость и маржинальность с учетом затрат на дорогу, работу мастеров и запчасти.
Складская логистика и мобильные решения
Для упрощения работы на складе и наведения порядка мы внедрили ордерный склад и мобильные рабочие места кладовщиков со сканированием штрихкодов и фотофиксацией брака. Автоматизированы приемка, отгрузка и инвентаризация, настроен партионный учет и контроль сроков годности, что критически важно для выполнения быстрого ремонта.
Закупки, планирование и продажи
Система рассчитывает потребности в запчастях автоматически по min/max остаткам. В продажах настроен контроль цен, загрузка заказов из Excel и интеграция с сервисом «1СПАРК Риски» для проверки контрагентов.
Казначейство и коммуникации
Для руководителей настроили платежный календарь, в нем есть возможность устанавливать лимиты и создавать различные маршруты согласования заявок. Интегрировали бот-мессенджер: клиенты получают автоуведомления о статусе ремонта и прибытии мастера, сотрудники –внутренние оповещения от роботов.
Настроили — обучили — запустили без остановки работы
Успех проекта во многом зависит от того, насколько сотрудники компании вовлечены в проект. После выполнения всех настроек мы сфокусировались на людях. Провели семинары для всех ролей, от диспетчеров до кладовщиков, и написали пошаговые инструкции для каждой роли. В период опытной эксплуатации оперативно дорабатывали отчеты и права доступа. Реагировали на запросы сотрудников, поясняя как верно отразить то или иное действие в программе. Переход на 1С:КА 2.5 был выполнен без остановки операционной деятельности компании.
Единая среда для всех видов учета
«Единая Сервисная Компания» получила единую ERP-среду, ликвидировав разрозненность данных. Сервисный учет выстроен «с чистого листа».
Ключевые итоги:
- Прозрачность работы бригад. Диспетчеры видят статусы и загрузку в реальном времени, распределяют запросы клиентов по ним. Заявки не теряются, простои исключены.
- Контроль оборудования. Создана цифровая база техники с историей ремонтов. Просроченные ТО сведены к нулю благодаря автопланированию.
- Точная экономика. Каждый нормо-час, километр пробега и запчасть привязаны к договору, обеспечивая точный расчет прибыли.
- Лояльность клиентов. Время реакции на аварии сократилось, а автоматические уведомления в мессенджерах повысили доверие к сервису.
- Точный склад. Штрихкодирование и мобильные рабочие места ускорили выдачу запчастей и исключили пересорт.
Сегодня в КА 2.5 работают все отделы — сервис, продажи, снабжение, казначейство, бухгалтерия. Система держит нагрузку в 100 одновременных пользователей и масштабируется до 170 рабочих мест.
Перспективы развития
Сотрудничество с нашей компанией, «ТИДАБЛЪЮКОМПАНИ», продолжается. В планах — развитие подсистем, регулярное обновление базы под законодательство РФ и реализация новых запросов команды для непрерывного улучшения процессов.
Работы по проекту выполнены компанией «ТИДАБЛЪЮКОМПАНИ».
