О компании
Новосибирский контейнерный терминал (ООО «Сервис-Эклон») примыкает к железнодорожной станции Сеятель Западно-Сибирской железной дороги. В комплекс входит собственный путь необщего пользования, имеющий необходимое путевое развитие для одновременного размещения 3−4-х контейнерных поездов. Подача/уборка вагонов осуществляется двумя собственными маневровыми тепловозами ТЭМ2-УМ. Терминал принимает и отправляет контейнерные поезда, состоящие из 57−71 условных вагонов.
Имеющиеся мощности терминала позволяют перерабатывать 1 контейнерный поезд в сутки. На территории терминала проводятся процедуры фактического таможенного контроля. Новосибирский контейнерный терминал оказывает услуги по перегрузу контейнеров из полувагонов на фитинговые платформы. Также принимает полувагоны под местную выдачу.
Толчок для старта автоматизации. Улучшение клиентского сервиса и качества приемки контейнеров
С самого начала работы терминала учет контейнеров велся в системе «1С», а именно в программе «1С:Управление торговлей редакции 10.3». Менеджеры компании принимали заявки клиентов на прием и выдачу контейнеров по электронной почте, после чего формировали в учетной системе документы «Заявка» и «Контейнерная операция», подтверждающие факт приема или выдачи контейнера. Эти документы были созданы в программе специально под специфику учета терминала.
Довольно часто клиенты не отправляли заявку, это происходило по разным причинам. В таком случае водителю, прибывшему на терминал, приходилось звонить менеджеру и просить продублировать заявку, на что уходило время, и очередь на прием и выдачу контейнеров увеличивалась, что приводило к недовольству водителей из-за длительного ожидания. Менеджерам было также не очень удобно искать заявки поиском по номерам в электронной почте. Номера могли быть заполнены некорректно и поиск отнимал много времени, что также приводило к росту очереди.
Нередко терминал мог приостановить работу на определенное время из-за сложных метеоусловий, либо из-за обработки прибывшего железнодорожного состава. Менеджеры не всегда могли оперативно предупредить клиентов об ограничениях в работе терминала, и приехавшие в такое время водители вынуждены были ждать.
Важной частью приемки контейнеров является их фотофиксация. Это необходимо для того, чтобы менеджеры терминала могли, в случае разногласий с клиентом, сверить в каком состоянии он прибыл на терминал. Для этого приемщики контейнеров использовали мобильные телефоны. После того как приемщик делал шесть обязательных фотографий, он подключал мобильный телефон к компьютеру и загружал сделанные фотографии в определенные папки, расположенные на локальном компьютере. Зачастую приемщик из-за спешки, либо невнимательности мог не сделать фотографии, либо сделать не все. Процесс загрузки фотографий также отнимал немало рабочего времени. Менеджерам, в случае возникающих споров с клиентом, также было трудно найти фотографии нужного контейнера в разрозненных папках, а случалось, что фотографии вообще отсутствовали.
Реализация личного кабинета клиента и мобильного рабочего места приемщика контейнеров
Для решения задачи создания личного кабинета клиента и мобильного рабочего места приемщика контейнеров ООО «Сервис Эклон» обратились к нам, в фирму-франчайзи «1С» «ИнфоСофт». После ряда встреч мы предложили провести экспресс обследование организации для детального погружения в бизнес процессы и определения вариантов архитектуры будущей информационной системы.
После проведения экспресс обследования было предложено три варианта реализации: разработка личного кабинета на Web, разработка мобильного приложения и разработка личного кабинета на базе «1С».
Разработка на «1С» была выбрана как оптимальный вариант с точки зрения затрат, простоты поддержки и широких возможностей для расширения функционала. После выбора архитектуры системы мы наметили следующие работы:·
- проектирование личного кабинета клиента;
- проектирование мобильного рабочего места приемщика контейнеров;
- проектирование необходимых обменов;
- написание подробного технического задания на разработку;
- разработка личного кабинета клиента и мобильного рабочего места клиента;
- разработка обменов;
- тестирование разработанного функционала;
- опытная эксплуатация информационной системы;
- передача системы в опытную эксплуатацию.
В установленные сроки командой «ИнфоСофт» было проведено проектирование личного кабинета клиента, мобильного рабочего места приемщика контейнеров и написано подробное техническое задание на разработку. Для удобства обслуживания и информационной безопасности было принято решение часть информационной системы, связанную с личным кабинетом клиента и мобильным рабочим местом приемщика, перенести в облако «ИнфоСофт» и разработать обмен данными с базой офиса в «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».
С опережением поставленных сроков наша проектная команда разработала личный кабинет для клиентов Заказчика. В личном кабинете реализована возможность электронной записи на свободные интервалы времени, а также просмотр информации о своих контейнерах, в том числе и фотографии их состояния. Через личный кабинет клиенты терминала могут получать рассылку о приостановке работы терминала в случае экстренных ситуаций и получать информацию о степени его загрузки.
В качестве технологии для разработки мобильного рабочего места приемщика был выбран 1С:Мобильный клиент. В мобильном рабочем месте был реализован функционал фотофиксации с ограничением сохранения документа при отсутствии обязательных фотографий. А также удобный поиск необходимого контейнера. Интерфейс приложения адаптирован под размер купленных Заказчиком смартфонов.
Спроектирован и разработан быстродействующий обмен между личным кабинетом клиента, мобильным рабочим местом и базой офиса в 1С:УТ, ред. 10.3. Обмен реализован посредством публикации необходимых http-сервисов.
Несмотря на то, что период опытной эксплуатации выдался на повышенную загрузку терминала, она прошла успешно. Была организована линия поддержки с сотрудниками и клиентами терминала, где наши специалисты оперативно отвечали на все возникающие вопросы.
Результаты
В результате автоматизации процесса приемки контейнеров в «1С» и создания электронной очереди терминал получил следующие результаты:
Снизилось время ожидания автотранспорта на сдачу груженых контейнеров на 15% за счет планирования времени «автовизита».
Время поиска приемосдатчиками заявок на сдачу контейнеров снизилось на 90%. Теперь в заявках порядок — клиенты терминала создают их в удобном личном кабинете, а сотрудники терминала работают со всеми заявками в отдельном рабочем месте.
Снизилось время поиска номера запорно-пломбировочного устройства (ЗПУ) на 99% за счет обязательной фотофиксации номера ЗПУ при сдаче контейнера на терминал и отсутствии необходимости натурной сверки номера при хранении на площадке.
На 7% выросла производительность труда приемосдатчиков и менеджера-логиста за счет автоматизации процесса подачи заявок и фотофиксации. Больше не нужно тратить время на создание фотографий контейнером, синхронизацию телефона с компьютером, неудобный поиск по разным папкам.
Появилась возможность планирования завоза груженых контейнеров автотраспортом.
Менеджеры получили возможность полноценно управлять расписанием и регулировать загрузку терминала. Обрабатывать заявки стало намного проще, так как они автоматически создаются в базе офиса, после того как клиенты оформили их в личном кабинет.
Эффект от внедрения
Реализованный функционал позволил значительно повысить пропускную способность терминала и повысить лояльность клиентов за счет предоставления удобного и прозрачного сервиса. Заметно снизилось количество спорных ситуаций о состоянии контейнеров. Существенно уменьшились очереди и теперь клиенты своевременно узнают об изменениях в работе терминала.
Приемщики получили удобное мобильное рабочее место, позволяющее с помощью смартфона сделать все обязательные фотографии контейнера, которые с помощью синхронизации моментально передаются в базу офиса. Это значительно повысило удобство и, что очень важно, качество приемки контейнеров.
Также ушла необходимость сохранять фотографии на внешний носитель и хранить их в разрозненных папках. Сейчас фотографии сразу попадают в нужный документ приемки контейнера и хранятся на сервере. За счет этого приемщик стал обрабатывать заметно больше контейнеров, что также сказалось на уменьшении очереди.
Планы по развитию
- Полный перенос функционала по приемке контейнеров от фотографирования до подписания в мобильное рабочее место приемщика.
-
Создание анкеты для сбора обратной связи клиентов в личном кабинете с возможностью оставить отзыв и написать пожелания.
- Онлайн-мессенджер для оперативной связи менеджеров терминала и клиентов.
- Онлайн-табло загрузки терминала для водителей без необходимости авторизации.
- Вывод в личный кабинет клиента информации по взаиморасчетам и первичным бухгалтерским документам.
- Рассылка уведомлений об изменениях в работе терминала, помимо почты, в удобные для клиентов мессенджеры.
- Реализация оптимального распределения контейнеров по площадке с учетом ее топологии.
Работы по проекту выполнены компанией «ИнфоСофт».
