Мы внедрили систему на базе 1С:УНФ, которая корректно формирует чеки в четком соответствии с законодательством. Заказчик больше не опасается штрафов со стороны налоговой. Его клиенты получают счета и чеки быстро и без ошибок, а руководители — прозрачную аналитику данных онлайн. И что важно — для ООО «Онлайн-школа» выстроенная система — решение «на вырост»: она без сбоев и перегрузок справится с увеличением объемов продаж и количества учеников. Все подробности — в кейсе.
О компании
ООО «Онлайн-школа» — крупный участник российского рынка дополнительного образования в сфере компьютерных технологий. Является победителем конкурса «100 лучших школ России» и входит в топ-10 крупнейших в РФ школьных проектов по версии Edtechs.ru. Действующий резидент Сколково. Компания быстро растет, увеличивается количество новых учеников и повторных покупок, ежедневно проходят десятки оплат.
Проблемы до автоматизации
До старта проекта финансовый учет велся онлайн в CRM-системе и таблицах. В CRM фиксировались заказы учеников и оплаты, а чеки формировались вручную. Таблицы использовались для подготовки отчетов. Такой подход был допустим на ранних этапах, но с ростом количества клиентов начали возникать системные сложности:
- CRM не обеспечивала корректный учет взаиморасчетов;
- отсутствовали встроенные механизмы биллинга и ККТ;
- не было возможности кастомизировать систему под потребности компании.
Это привело к следующим проблемам:
- невозможность автоматически обрабатывать возросшее количество кассовых чеков, из-за чего часть документов формировалась с задержками или терялась;
- ошибки в распределении оплат приводили к долгам «на бумаге»;
- значительные временные затраты персонала на ручную сверку расчетов приводили к искажению реальной картины взаиморасчетов и отсутствию оперативного контроля финансовых потоков.
Бизнес дошел до точки, когда масштабирование без автоматизации стало опасным: риски штрафов за ККТ, снижение контроля и увеличение нагрузки на бухгалтерию.
В связи с возникшими сложностями руководство ООО «Онлайн-школа» приняло решение обратиться за профессиональной помощью в ГК «Решение» для оптимизации процессов учета и контроля денежных средств.
Задачи проекта
Для успешного внедрения важно было не просто подобрать и настроить программу, а выстроить единый управляемый процесс от момента оплаты до доставки финансовой информации клиенту и руководству. Мы сфокусировались на задачах, которые дают максимальный эффект для бизнеса и снижают операционные риски.
Первичные задачи от клиента:
- Автоматизировать пробитие чеков по банковским выпискам.
- Организовать автоматическое создание и рассылку счетов клиентам по заданным параметрам.
- Реализовать автоматическое создание закрывающих документов.
- Навести порядок во взаиморасчетах.
На старте мы также провели серию рабочих интервью с бухгалтерией, менеджерами по продажам и другими ответственными лицами со стороны клиента. Проанализировали:
- цепочку прохождения оплаты банк → бухгалтерия → чеки → аналитика;
- документы и отчеты, необходимые ежедневно;
- частоту ошибок и их причины.
В результате такого обследования были выявлены дополнительные задачи:
- обеспечить автоматическое распределение оплат по заказам, даже если плательщик не является учеником;
- настроить гибкую систему лояльности;
- настроить аналитику — оплаты, возвраты, задолженности.
Также были обнаружены скрытые риски — при резком росте объемов текущая система просто не выдержала бы нагрузки.
Полученные результаты обследования легли в основу целевой архитектуры и перечня доработок.
Таким образом, цель трансформировалась в полную автоматизацию биллинга.
Реализация
В качестве базы для автоматизации сотрудники ГК «Решение» выбрали конфигурацию «1С:Управление нашей фирмой 3.0» (1С:УНФ) в облаке «1С:Готовое рабочее место». Благодаря встроенным механизмам биллинга и простоте интеграций это стало оптимальным решением.
Сам переход на 1С:УНФ был разбит на несколько этапов:
1. Интеграция с «АТОЛ Онлайн»
Мы успешно внедрили интеграцию между системами 1С и «АТОЛ Онлайн», что позволило автоматизировать процесс формирования чеков через облачную кассу.
В рамках проекта сотрудники ООО «Онлайн-школа» прошли обучение работе с системой: освоили загрузку банковских выписок в программу и научились формировать кассовые чеки в несколько кликов мыши.
В результате онлайн-школа отказалась от ручного формирования кассовых чеков. Это позволило оптимизировать работу сотрудников и обеспечить полное соответствие требованиям законодательства в сфере кассового учета.
При этом все основные бизнес-процессы по-прежнему протекали в старой системе, так как важно было обеспечить плавный переход.
2. Переход на 1С:УНФ и автоматизация
Следующий этап подразумевал постепенный переход на 1С:УНФ. Мы выполнили:
- перенос базы данных клиентов из старой системы в 1С;
- заведение номенклатуры;
- обучение сотрудников ООО «Онлайн школа» работе с заказами, счетами и актами;
- настройку системы лояльности, обучение работе со скидками;
- подготовку инструкций.
Параллельно с этим программисты ГК «Решение» выполняли несколько доработок:
- Разработали собственную биллинговую систему, автоматически формирующую счета на оплату и акты выполненных работ по параметрам, заданным пользователями в заказах. Важно было учесть, что в зависимости от формы оплаты, зафиксированной в договоре с клиентом, счета должны создаваться автоматически ежемесячно по каждой строке заказа покупателя либо сразу на весь заказ.
- В связи с тем что плательщик не всегда совпадает с контрагентом, указанным в заказе покупателя, было необходимо усовершенствовать типовой механизм привязки поступлений к заказам и счетам по ключевым словам в назначении платежа. Особенно важно было учесть, что прежняя система не содержала QR-кода на печатной форме счета на оплату. Контрагенты привыкли заполнять платежное поручение вручную, что влияло на текст назначения платежа.
Для онлайн-школы было важно не только создавать счета на оплату, но и доставлять их клиентам через WhatsApp. Поскольку интеграция с WhatsApp уже функционировала в старой системе, совместно с заказчиком решили настроить обмен счетами между старой CRM и 1С. Это позволило оптимизировать и ускорить процесс перехода.
По итогам данного этапа заказчик успешно перешел на программу 1С:УНФ. Сотрудники освоили работу с заказами и научились эффективно применять систему скидок. Внедренные улучшения биллинговой системы помогли существенно оптимизировать рабочие процессы. Сам переход на УНФ прошел спокойно и без остановки работы компании.
При этом для рассылки счетов клиентам продолжала использоваться прежняя система.
3. Интеграция 1С и WhatsApp
В рамках данного этапа была выбрана система интеграции 1С с WhatsApp для автоматической рассылки счетов на оплату клиентам непосредственно из учетной программы.
В качестве резервного канала настроили рассылку с помощью встроенного почтового клиента 1С:УНФ.
Для удобного отслеживания статусов рассылки программисты ГК «Решение» разработали специальные регистры. С их помощью сотрудники заказчика могут контролировать состояние рассылки счетов и оперативно реагировать на возникающие ошибки.
Рассылку реализовали через регламентное задание согласно расписанию, заданному пользователями.
Таким образом, удалось полностью отказаться от старой системы и полноценно перейти на учет в 1С:УНФ.
Результаты
Переход на 1С:УНФ дал эффект сразу по нескольким направлениям.
Операционная деятельность:
- значительно уменьшилось количество ручных операций — сотрудники теперь фокусируются на работе с клиентами, а не на рутине;
- процесс пробития чеков стал полностью автоматическим, без задержек и участия оператора.
Финансовая точность и контроль:
- ошибки взаиморасчетов сведены к минимуму, так как исключен человеческий фактор;
- чеки формируются строго в соответствии с законом, что устранило риски штрафов;
- появилась прозрачная аналитика — информация об оплатах, долгах и возвратах доступна руководству в режиме реального времени.
Клиентский сервис:
- клиенты получают счета быстрее и без ошибок — это повышает доверие и комфорт при взаимодействии с компанией;
- остались в прошлом ситуации, когда клиент заплатил, но в базе информации «еще нет».
Новая система выдержит увеличение объемов продаж и количества учеников без перегрузок. Основные процессы больше не зависят от конкретных людей — только от корректно работающего механизма в 1С.
Итоговые эффекты
- Повысилось доверие клиентов — счета приходят точно, оперативно и удобно.
- Устранены риски штрафов от ФНС.
- Готов фундамент для масштабирования бизнеса и роста количества учеников в 2−3 раза.
Проект выполнила ГК «Решение».
