Если у бизнеса есть амбиции развивать глобальный бренд, ему может помочь в этом программа «1С:Управление нашей фирмой». В этом проекте не все этапы завершены. Но уже выстроена четкая система обработки заказов, идет автоматизация производства. О выполненных этапах работ и эффектах, которые получил заказчик, можно узнать из нашего кейса.
О клиенте
ИП Пурцеладзе Нино Важаевна работает под брендом Around the World. Занимается изготовлением сумок и аксессуаров.
Продукция разработана с учетом современных требований к удобству и функциональности. Она идеально подойдет для путешествий, похода в спортзал, работы, учебы и повседневной жизни. В производстве используются только лучшие материалы и фурнитура.
Around the World в 2024 году сделал впечатляющий шаг к реализации своей главной цели — стать желанным брендом во всем мире. В 2024 году команда и производство увеличились в три раза. Вышло множество новинок, разработанных с учетом запросов клиентов. Продукция смогла завоевать сердца тысяч людей.
Цели и задачи проекта
- Комплексная автоматизация отдела продаж и производства — основная цель
- Информация должна вводиться один раз и быть доступной для всех пользователей системы
- Работа в одной программе, без необходимости открывать для каждой задачи новое окно
- Увеличение скорости обработки заказов
- Автоматизация расчета изготовления сумок и косметичек
- Складской учет и формирование складских остатков
- Систематизация номенклатуры для быстрого поиска нужных позиций, добавления в документы и получения информацию по остаткам
- Настройка быстрого поиска и вывод информации в нужном разрезе учета, без нагромождения аналитических инструментов в базе
- Отказ от ведения множества таблиц в Excel и заметок на бумаге
Выбор ИТ-партнера и решения
Заказчику был нужен простой и понятный инструмент для планирования и управленческого учета с автоматизацией как продаж, так и производства.
Для реализации проекта была выбрана компания WEJET как эксперт с 11-летним опытом комплексной автоматизации.
Внедрение систем на платформе 1С — основная специализация WEJET. Команда разработала эффективную методологию внедрения решений, благодаря которой программные продукты запускаются в оптимальный срок и с небольшим бюджетом.
Специалисты WEJET провели анализ деятельности бизнеса Around the World, изучили решаемые задачи и предложили программу «1С:Управление нашей фирмой 3.0» (1С:УНФ) с возможностью доработки с учетом торговых и производственных процессов.
В 1С:УНФ реализован учет от звонка клиента до расчета себестоимости и финансового результата. Вся информация от взаимоотношений с клиентами до платежей и производства вводится в одну программу, а руководители получают оперативную прозрачную отчетность. По мере роста бизнеса можно подключать новые направления деятельности и функции в системе без дополнительных затрат.
Проблемы до автоматизации
На момент обращения в компании использовалась только база бухгалтерии для оформления первичных документов. В остальном учет велся на бумаге и в Excel. Часть информации по производству нигде не отображалась, вследствие чего сотрудники начали допускать ошибки в бизнес-процессах. Например, отсутствие данных об остатках на складе негативно отражалось на скорости работы. Не было корректной отчетности по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчете маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателей и заказов поставщиков.
Этапы внедрения
Типовой функционал программного продукта позволяет одновременно автоматизировать учет как розничной торговли, так и оптовой, закупки сырья и материалов, складской учет, производство готовой продукции, расчеты с покупателями и поставщиками, учет наличных и безналичных денежных средств, учет заработной платы и т. д.
Было решено сначала автоматизировать розничную торговлю и подготовить базу 1С для ведения учета производственных процессов и интеграции с маркетплейсами, приложением 1С-Aqsi и «1С:Бухгалтерией предприятия 8» для упрощения ввода первичной документации и корректного отражения себестоимости продукции.
Настроили скидки и акции в 1С:УНФ и подключили торговое оборудование, чтобы в магазине и на складе стало удобнее работать.
Затем показали наиболее подходящие типовые отчеты для своевременного контроля состояния данных: «Розничная выручка», «Движение и остатки серий номенклатуры», «Подарочные сертификаты и их остатки», «Расчеты с покупателями и поставщиками» и другие. По запросу руководителя компании добавили новые варианты отчетов, такие как «Движение и остатки товаров по складам», «Продажи», «Валовая прибыль по номенклатуре», «Деньги». Новые отчеты помогают анализировать данные в удобных для руководителя разрезах.
Запустили текущие процессы торговой и производственной деятельности — настроили интеграцию данных 1С и «Битрикс 24» в части статусов заказов, сроков доставки, рабочего места сборщика, механизма оценки качества, доработки АРМ закройщика.
Для настройки бонусных программ лояльности в 1С:УНФ активировали дополнительный функционал по использованию автоматических скидок в продажах, бонусных программ и дисконтных карт и пр. Также внедрили блок производственного учета с помощью функционала 1С:УНФ.
Единая программа для ввода заказов отдела продаж
Заказ покупателя. Разработали единую форму «Заказа покупателя». Для ускорения приема заказов дополнили документ возможностью подбора продукции по параметрам.
Менеджер при приеме заказа запускает расчет по параметрам продукции непосредственно из «Заказа покупателя».
Журнал заказов. Стандартные возможности программы позволили настроить «Журнал заказов» с учетом требований специалистов по продажам. В журнале они видят покупателей, статусы, суммы, оплаты.
Единая печатная форма «Заказа покупателя». Менеджер может из «Заказа покупателя» запланировать временной интервал для отгрузки и внести его в бланк покупателя.
Таким образом, создали единую универсальную форму приема заказа любым специалистом. С ее помощью менеджер вводит заказ, выбирает параметры, ответственных специалистов и сроки. Далее согласно бизнес-процессу обработки заказа сотрудники видят, куда его необходимо передать.
Результат. Применение удобной формы приема сократило время на обработку заказа.
Доступные оперативные отчеты по продажам в различных аналитических разрезах
Для руководителей настроили оперативные отчеты по продажам, которые формируются как в целом по компании, так и по офисам продаж и каждому менеджеру.
Программа 1С:УНФ позволяет формировать отчеты в выбранной детализации учета: заказы, менеджеры, подразделения, номенклатура.
Используя стандартный функционал программы, настроили формирование отчетов по менеджерам в виде диаграммы. Отчет доступен также в виде таблицы в детализации не только по менеджерам, но и по месяцам, заказам, номенклатуре продукции и покупателям.
Таким образом, отчеты по менеджерам, отделам, группам изделий формируются автоматически и не зависят от человеческого фактора.
Результат. Мотивация менеджеров стала более прозрачной и основанной на реальных данных.
Мнение заказчика
Нино Пурцеладзе, владелец бренда Around the World: «Грамотно выстроенная система приема заказов минимизирует человеческий фактор. Сейчас можно в режиме онлайн отслеживать этапы прохождения заявки от покупателя до производства. Завершены этапы работ по CRM, «Продажам», «Управлению персоналом». Мы продолжаем автоматизировать рабочие места и решать в программе конкретные производственные задачи».
Эффекты от проекта
- Сократилось количество ошибок в процессе обработки заказов более чем на 50%.
- Скорость обработки заказов выросла в два раза.
- Увеличилась скорость обслуживания клиентов за счет минимизации ручного ввода данных.
- Повысилось качество взаимодействия с клиентами через системное отслеживание истории заказов.
- Сократились временные и материальные затраты на операционные процессы.
- Возможность роста бизнеса — 100%.
Работы по проекту выполнила компания WEJET.
