smartHUB: Интеграция с дистрибьюторами: кейс компании «Видеоглаз»

«Видеоглаз Центр» интегрировал 1С с сайтами поставщиков. Это помогло систематизировать работу с покупателями и дистрибьюторами на всех этапах: от первичного поиска товаров и выставления коммерческого предложения с четкими ценами и сроками до планирования закупки, размещения заказов поставщикам и фактической приемки товаров. Время обработки заказа сократилось в разы, с часов до минут, поиск и анализ предложений по одному товару теперь занимает секунды вместо 10−15 минут. Планирование закупки на крупный проект теперь занимает не день, а 15 минут. УПД формируются одновременно с подготовкой отгрузки, заполнение каталогов ускорилось, Компания освободилась от рутины и смогла сосредоточиться на работе с клиентами, а не с ppданными.

О компании

Рассказывает Директор по информационным технологиям «Видеоглаз Центр» Денис Олегович Варламов:

ИТ-компания «Видеоглаз Центр» предоставляет готовые решения по системам безопасности для оптовых и розничных покупателей, которые включают в себя подбор технических средств безопасности, установку и обслуживание этих систем. Занимается сборкой серверов и реализацией специализированного ПО.

У нас есть офисы и склады в Москве и Санкт-Петербурге, 26 представителей-дилеров на территории СНГ, и более 50 франчайзи — инсталляторов по РФ.

Наш ассортимент огромен — только по видеонаблюдению мы предлагаем тысячи позиций: от самых бюджетных до Hi-Pro.

Любой наш проект — это сотни компонентов из разных сегментов дистрибуции: системы безопасности, сервера и оргтехника, электротехнические компоненты. В рамках проектов мы взаимодействуем с десятками дистрибьюторов и производителей

Предпосылки и задачи автоматизации

Широкая дистрибьюторская сеть и большой ассортимент создают ряд системных сложностей.

Первая проблема — это отсутствие единого стандарта данных от поставщиков

Поставщики дают информацию об остатках на складах из различных систем. Периодичность и полнота этих данных сильно различаются: где-то есть полноценные api системы, где-то — выгрузки в файлы и обновление происходит раз в сутки, где-то — только сайт поставщика. Данные разрозненные, в разных форматах и с часто меняющимися форматами и уникальными особенностями реализации.

Это создает огромные сложности в сборе и систематизации оперативных данных и может стать причиной сбоев в планировании. Мы можем формировать отгрузку для клиента, не зная, что ключевой компонент фактически отсутствует в наличии у поставщиков.

Вторая задача — это классификация товаров

Наш ассортимент включает тысячи позиций, и один и тот же товар у разных поставщиков может иметь различные названия и артикулы. Например, камера «AwesomeCam Pro 4K MP-255» в одной системе может значиться как «AW-CAM-PRO-255−4K». Приведение этого к единому виду — сложная и трудоемкая работа, которая требует постоянного внимания.

Третья сложность — это не стандартизированные процессы заказа

Каждый из наших поставщиков использует собственную систему оформления заказов: одни требуют работы через личный кабинет, другие — отправки заявок по email, третьи — звонка менеджеру. Нашим сотрудникам приходится тратить значительное время на освоение и использование этих многочисленных интерфейсов, вместо того чтобы концентрироваться на работе с клиентами. Любая ошибка в ручном вводе данных может привести к поставке не того товара и срыву сроков проекта.

Важная задача — анализ конкурирующих предложений поставщиков

По большинству товарных позиций мы работаем с несколькими поставщиками, которые находятся в прямой конкуренции друг с другом. Для принятия верных решений о закупке необходимо в режиме реального времени сравнивать их актуальные условия: наличие товара, цены, сроки и условия поставки, чтобы для каждой конкретной задачи выбирать оптимального партнера. Без единой системы такой анализ занимает неприемлемо много времени.

Дополнительным звеном, требующим ручного труда, является обработка входящих заказов от покупателей

Запросы от клиентов поступают в абсолютно нестандартном виде: это и PDF-файлы с перечнями, и Excel-таблицы, и даже фотографии спецификаций. Каждый такой заказ требует «расшифровки»: наши сотрудники должны вручную распознать каждый товар, сопоставить его с номенклатурой в нашем каталоге, а затем найти его у поставщиков. Этот процесс интеллектуального поиска и верификации отнимает значительные ресурсы и увеличивает время обработки заказа

Наша старая боль — классификация товаров при заведении новых позиций и создание каталога товаров для размещения на сайте

Разные менеджеры при добавлении новых позиций используют различные подходы к классификации, названиям и заполнению характеристик. Товары дублируются, попадают в неверные категории, что создает хаос в каталоге и затрудняет поиск.

Каждый новый товар требует ручной обработки: нужно найти и заполнить десятки атрибутов, подобрать корректную категорию, создать SEO-метаданные. При большом потоке новинок это приводит к постоянным задержкам в размещении товаров на сайте.

Решение задач

Мы сами IT-компания, но наши компетенции в другой области. Наши кастомные разработки не смогли решить задачи автоматизации ведения каталога.

Мы узнали об интеграционном решении для 1С от компании smartHUB от наших партнеров — компании «Русский свет» (дистрибьютор электротехники) и «Мерлион» (компьютеры) и внедрили систему у себя в несколько итераций, постепенно расширяя состав дистрибьюторов

Рассказывает руководитель компании smartHUB, Рябков Андрей Григорьевич:

SmartHUB специализируется на автоматизации процессов интеграции с поставщиками технических товаров: электротехники, компьютеров, систем безопасности, инженерных товаров для строительства и т. д. Мы не понаслышке знаем задачи наших клиентов — исторически smartHUB — внутренний проект регионального игрока на рынке компьютерных товаров.

Нами накоплен значительный опыт в интеграции систем на базе 1С:Управление торговлей и 1С:УНФ, включая локализованные версии для Казахстана и Беларуси и мы рады что наши компетенции востребованы клиентами.

Сегодня мы даем возможность интеграции с более чем 80 крупнейшими дистрибьюторами и расширяем этот перечень по запросам клиентов.

Основные способы получения данных от поставщиков (зависит от того что предлагает сам поставщик):

1. Официальные api-сервисы поставщиков. Это самый правильный и эффективный способ работы — включает автоматическое размещение заказов и получение УПД
2. Файлы выгрузки данных (ФИДы)
3. Парсинг сайта

Интеграции с поставщиками — это не разовая настройка, а непрерывный процесс: системы партнеров постоянно развиваются, и чтобы обмен данными не прерывался, нужны регулярные доработки.

Для компаний малого и среднего звена содержать специалистов для такой работы невыгодно — это отвлекает ресурсы от ключевых бизнес-задач. SmartHUB берет эту рутину на себя, обеспечивая клиентам бесперебойный доступ к данным поставщиков без необходимости углубляться в технические детали.

Сбор исходных данных от поставщиков — это фундамент работы интеграционной системы, но не ее цель.

Конечной целью становится систематизация работы с покупателями и поставщиками на всех этапах: от первичного поиска товаров и выставления коммерческого предложения с четкими ценами и сроками, до планирования закупки, размещения заказов поставщикам и фактической приемки товаров.

Было — Стало

Директор по информационным технологиям «Видеоглаз Центр» Денис Олегович Варламов рассказывает:

До внедрения smartHUB наша ежедневная работа была похожа на бег с препятствиями, где каждое препятствие — это рутина и риск ошибки. Вот как изменились ключевые процессы для меня и моих коллег.

1. Процесс: Обработка входящего заказа от клиента

• Было: клиент присылал спецификацию в PDF, Excel или, что хуже всего, фотографию распечатанного документа. Менеджеру приходилось вручную «расшифровывать» каждый пункт: искать в наших каталогах, сверять артикулы, угадывать, что имел в виду клиент под «Камерой Авесом Про 255». На один заказ из 20 позиций уходило от 30 минут до нескольких часов. Часто возникали ошибки из-за человеческого фактора.
• Стало: менеджер загружает файл заказа в 1С. Система сама распознает текст, структурирует его и предлагает мне подборку релевантных товаров от всех наших поставщиков с актуальными остатками и ценами. Остается только выбрать лучший вариант из предложенных. Время обработки заказа сократилось в разы, с часов до минут. Теперь отвечаем клиенту быстрее всех и выигрываем в конкурентной борьбе.

Загрузка данных из внешнего файла

Интерактивный выбор предлагаемых релевантных товаров

2. Процесс: Поиск и сравнение товаров у поставщиков

• Было: чтобы найти один компонент, нужно было открыть 5−7 вкладок браузера с личными кабинетами разных дистрибьюторов, вручную вбивать артикулы, сравнивать цены, наличие на разных складах и сроки поставки. Это был хаос. Не заметить выгодное предложение или отсутствие товара в ближайшем к клиенту регионе — в порядке вещей.
• Стало: используем поисковую систему iSmart прямо в 1С. Вводим название или артикул товара (даже с опечатками или в транслитерации) и видим в одном окне консолидированную картину: остатки на всех наших складах и складах поставщиков, цены, сроки. Поиск и анализ предложений по одному товару теперь занимает секунды вместо 10−15 минут.

Поисковая система iSmart

3. Процесс: Планирование комплексной закупки для проекта

• Было: для закупки 50 позиций для проекта приходилось вручную, в Excel, составлять таблицу: кто, что, по какой цене и когда может поставить. Просчитать разные сценарии (самый дешевый, самый быстрый) было практически нереально, это отнимало целый день. Мы часто шли по пути наименьшего сопротивления — закупали у 1−2 привычных поставщиков, переплачивая и увеличивая сроки.
• Стало: на основании заявок покупателей с помощью «Конкурентной карты» получаем 3 оптимизированных плана закупки: по цене, по сроку и смешанный. Система сама рассчитывает, что выгоднее взять у Поставщика А, а что — у Поставщика Б, помогает подобрать аналоги, чтобы получить лучшую итоговую цену и срок. Планирование закупки на крупный проект теперь занимает не день, а 15 минут. Это гарантирует, что каждый заказ для клиента будет выполнен максимально эффективно и прибыльно для компании.
• Планы развития: мы хотим оценивать то как сработал менеджер по закупкам в конкретной сделке — какие цены «выбил» из поставщика, по каким ценам заказ закуплен в сравнении с рыночными — это хороший критерий для KPI сотрудника.

4. Процесс: Размещение заказов поставщикам и получение УПД

• Было: сотруднику требовалось зайти в личный кабинет на сайте поставщика, подобрать нужные товары в корзину и добавить в заказ, проверить все ли попало в заказ, проверить правильную кратность заказа — чтобы не привезти вместо 100 м кабеля 100 упаковок по 100 м и т. д. Также это требовало предоставления сотруднику логина и пароля на портал поставщика и, как правило, сотрудник получал доступ к лишней для его уровня информации — например к полным оборотам компании по поставщику, без возможности ограничения доступа.
• Стало: мы получили единообразную функцию размещения заказов: достаточно сформировать заказ поставщику в 1С и синхронизировать его сразу с личным кабинетом на его портале. Нужный аккаунт, нужный сайт поставщика система определяет автоматически и возвращает пользователю результат — резервирование товара у поставщика и при необходимости подтверждение к отгрузке. Теперь мы сами управляем уровням доступа своих сотрудников в 1С — он видит только то что ему требуется.

• Было: для получения УПД требовалось подключиться сотруднику с доступом к ЭЦП, что создавало задержки в подготовки отгрузок нашим клиентам. Также задержки существовали на этапе передачи документа от поставщиков к сервису ЭДО.
• Стало: единообразный доступ к документам личных кабинетов разных поставщиков позволяет получать УПД оперативно, фактически одномоментно с подготовкой отгрузки на стороне поставщика — как только он разместит информацию в своей системе. Это позволяет нам работать «с колес» и ускорять поставки нашим клиентам, оптимизировать транспортную логистику.

5. Процесс: ведение и дополнение каталога на сайте

• Было: добавление новой товарной позиции было кошмаром. Нужно было вручную искать и заполнять десятки атрибутов, подбирать категорию, загружать картинки. Из-за этого новинки появлялись на сайте с задержкой, а из-за разных подходов менеджеров в каталоге царил хаос: дубликаты, товары в неверных категориях.
• Стало: система автоматически сопоставляет товары поставщиков с нашим внутренним каталогом и, что главное, автоматически классифицирует новые товары по заданным правилам. Система сама заполняет характеристики, а изображения подтягиваются напрямую с сайтов поставщиков. Процесс добавления нового товара превратился из рутинной ручной работы в несколько кликов для контроля и высвободил 2х сотрудников. Теперь наш каталог — это структурированный, чистый актив, который сразу выгружается на сайт.

Итог для меня, как руководителя

• Было: мы работали с 20 000 позиций, и это был предел для наших старых процессов. Данные по остаткам у поставщиков были неактуальными, из-за чего мы могли «продавали» товар, которого на самом деле нет.
• Стало: количество обрабатываемых позиций выросло до 145 000, при этом система работает стабильно. Остатки в 1С обновляются онлайн. Процесс сопоставления номенклатуры полностью автоматизирован. Мы просто контролируем его результаты. Это освободило нас от рутины и позволило сосредоточиться на работе с клиентами, а не с данными.

Нам удалось переложить решение самых рутинных и ошибкоемких частей нашей работы на автоматизацию внутри управленческой системы 1С.

Сотрудники компании теперь тратят время не на поиск и ввод данных и их анализ, а на общение с клиентами и принятие решений, что напрямую влияет на эффективность и прибыль компании.

Проект выполнил ИП Рябков Андрей Григорьевич.