Компания «МИФ» — сеть из двух розничных хозяйственных магазинов и общего склада в Прокопьевске. Более 20 лет она работает на рынке товаров народного потребления, а ее ассортимент превышает 30 тысяч позиций. Изменения в законодательстве, переход на НДС 5%, маркировка и ПиОТ потребовали обновления учетной системы. Вместе с «РМКЛАБ» компания перешла на актуальную версию «1С:Управление торговлей», сохранив привычные сотрудникам доработки и ускорив работу базы в несколько раз. Подробности читайте в кейс.
Индивидуальный предприниматель Пилипович Тамара управляет компанией «МИФ» уже более двадцати лет. Основное направление деятельности — розничная торговля широчайшим ассортиментом товаров народного потребления, среди которых скобяные изделия, бытовые электротовары, домашняя утварь и так далее.
Переход на новую версию «1С:Управление торговлей» для розничной сети «МИФ»
Компания «МИФ» длительное время работала в ранее внедренной информационной базе «1С:Управление торговлей». Со временем в связи с изменениями в законодательстве, возникла необходимость перейти на новую, актуальную версию программы, чтобы избежать риска столкновения со штрафами и работать в соответствии с новыми нормами.
Предпринимательница обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «РМКЛАБ», с задачей перейти на новую учетную систему, с сохранением актуальных пользовательских доработок, к которым привыкли сотрудники в старой базе. На момент обращения компания «МИФ» состоит из двух розничных магазинов и общего склада. Ежегодный оборот требует перехода на ставку НДС 5%, а также обязательно применение маркировки и ПиОТ.
Совместно с руководителем компании «МИФ» мы приняли решение о переходе на новую базу, используя методику полного среза, но с необходимостью переносах всех элементов справочников номенклатуры и базы контрагентов. Методика полного среза подразумевает очистку базы от накопившихся ненужных документов до определенной даты например, по закрывшимся точкам и недействительным пользователям, чтобы облегчить запуск новой системы. Одновременно требовалось актуализировать востребованные пользовательские доработки и доработать их с учетом современных механизмов новой программы и платформы.
Как устроены бизнес-процессы компании
«МИФ» ежедневно занимается торговлей хозтоварами. Сотрудники компании принимают товары от поставщиков, реализуют их и оформляют розничные продажи с помощью рабочего места касиира в «1С:Управление торговлей». Также компания списывает и оприходует товары, ведет работу с номенклатурой и характеристиками, со штрихкодами, с контрагентами и договорами. Кроме того, она управляет ценами и видами цен, работает с маркированной продукцией, а также с ККМ и торговым оборудованием.
Основные документы, которые используют сотрудники, — «Чек ККМ», «Установка цен», «Поступление товаров», «Отчеты о розничных продажах», «Реализации», «Списание» и «Оприходование».
В рамках проекта по переходу на современную версию «1С:Управление торговлей» наша команда специалистов создала «карту перехода-среза», которая состоит из следующих шагов:
- перенести всю номенклатуру;
- перенести всех контрагентов;
- перенести характеристики, серии и штрихкоды;
- перенести актуальные остатки;
- перенести цены и виды цен;
- сохранить необходимые данные по поставщикам;
- перенести востребованные пользовательские доработки с исправлением старых ошибок;
- обеспечить работу с маркированной продукцией и ПиОТ;
- настроить работу с применяемой предпринимателем ставкой НДС;
- подключить необходимое торговое оборудование.
Этапы перехода на новую базу: от переноса справочников до оптимизации запросов
По «карте перехода-среза» в новую «1С:Управление торговлей 8» мы перенесли всю номенклатуру компании с характеристиками, сериями и штрихкодами. Затем перенесли контрагентов, необходимых для дальнейшей работы компании. Кроме справочной информации, в новую базу перенесли актуальные остатки, цены, виды цен.
После запуска новой базы сотрудники получили возможность продолжить работу с уже знакомой номенклатурой, контрагентами, ценами и остатками. Срез остатков представлен типовым документом на рисунке:
Далее начали процесс переноса пользовательских доработок.
Практически все необходимые доработки связаны со справочником «Номенклатура» и отвечают за корректный подбор или отбор элементов, отображение штрихкодов, нужных цен, видов номенклатуры. Ниже на рисунке представлен доработанный список справочника номенклатуры:
Как мы видим, здесь корректно отображаются штрихкод номенклатуры и цена по выбранному виду. Следует учитывать особенность доработки этого справочника: при использовании характеристик номенклатуры динамический список может формироваться с дублированием ключевых полей, что связано со спецификой динамических списков. В предыдущей версии базы это было заметно.
Кроме того, при работе с большим справочником (более 30 тысяч позиций) необходимо помнить, что соединения больших таблиц в файловых базах могут снижать производительность системы. Поэтому мы полностью переработали запросы с соединениями по колонкам штрихкодов и выбранных цен, что позволило оптимизировать работу и повысить быстродействие базы.
Подобный подход был применен в документах «Приобретение товаров и услуг». Выглядит это так:
Затем мы перенесли еще одну пользовательскую доработку, к которой привыкли сотрудники компании. Это распределение поступления товара на основе продаж в точках. Представляет собой форму, где видно сколько товара было продано в той или иной точке на основании документов поступления.
Поддержка текущего законодательства
Разумеется, новая программа полностью поддерживает текущее законодательство. Весь справочник номенклатуры, состоящий из более 30 тысяч позиций, был перенесен в новую базу уже с требуемой ставкой НДС 5%. Поскольку компания работает как с маркированными, так и с немаркированными товарами, в новой программе были применены новые группы маркируемой продукции, соответствующие тому, как это было настроено в старой программе.
Как переход на новую базу ускорил обслуживание и увеличил выручку
Переход на новую базу занял условные «полчаса» — наши специалисты переключили рабочие места на заранее подготовленную базу. Сотрудники компании начали работать по принципам привычной программы. Затраты на переобучение составили 0 рублей.
Если оценить переход в цифрах производительности, то можно сказать, что мы увеличили скорость работы базы в 2-3 раза. Документов в системе стало гораздо меньше, таблицы регистров очистились. Работа с поиском/подборами номенклатуры ускорилась в 10 раз, поскольку мы создали оптимальное запрос-соединение, которое не создает огромные вспомогательные таблицы.
Соответственно, раз база стала работать быстрее, то и покупателей на кассе стало возможно обслуживать быстрее — выше проходимость, выше средний чек, больше процент повторных покупок, поскольку исчезла раздражающая атмосфера, когда в старой базе «висел» поиск товара при подборе, а покупатель стоял около кассы. Так же исчезли и ошибки подбора товаров.
Все эти метрики ускорения базы способствуют режиму спокойной работы с покупателями, совершенно точно увеличивая как производительность труда, так и выручку торговой сети.
Проект выполнила компания «РМКЛАБ».
