Много лет мы работали в кастомизированной системе 1С:УПП, которая устарела и не позволяла использоваться современные возможности платформы 1С:Предприятие. В итоге перешли на 1С:Комплексную автоматизацию. Причем удалось обойтись без серьезной перестройки бизнес-процессов — ключевой функционал, реализованный в старой программе удалось перенести в новую систему. В кейсе рассказываем, как мы это сделали.
О компании
Группа компаний «Био-Веста» работает на рынке более 30 лет, является экспертом в области культивирования пробиотических бактерий. Мы занимаемся разработкой и производством биологически активных добавок, продуктов детского и функционального питания на основе живых бифидо- лакто- и пропионовых бактерий.
«Био-Веста» — это современное высокотехнологичное производство инновационных продуктов функционального питания из натурального местного молочного сырья. В настоящее время в компании работает около 70 сотрудников. Предприятие имеет собственный научный отдел. Интеллектуальная собственность защищена патентами на технологию и способы применения пробиотиков. Компания владеет собственными товарными знаками «Био-Веста»® и «Биовестин»®
На производстве ГК «Био-Веста» существует собственная сертифицированная лаборатория, которая выпускает сертификаты качества на каждую партию товара.
- работает на рынке пробиотиков с 1993 года;
- является экспертом в области культивирования пробиотических бактерий;
- продуктовый портфель содержит 15 SKU: жидкие концентраты бифидо-
- и лактобактерий (БАД), продукты детского и функционального питания;
- имеет собственный научный отдел разработок;
- владеет собственным портфелем патентов и торговых марок РФ;
- резидент Биотехнопарка «Кольцово» и Технопарка Новосибирского Академгородка;
- поставляет продукцию в более чем 40 городов России;
- экспортирует пробиотики серии «Биовестин» в Европу и страны ЕАЭС;
В чем уникальность наших продуктов?
Согласно данным исследовательской группы GFK, в настоящее время на рынке 90% «пробиотических» кисломолочных продуктов питания являются обогащенными,
Мы производим принципиально другие продукты, представляющие собой чистые культуры бифидобактерий (100% бифидобактерий). Произвести продукт со 100% содержанием бифидобактерий не может ни один молочный комбинат, так как процесс культивирования этих микроорганизмов требует специального биотехнологического оборудования (промышленные ферментеры), стерилизации, а не пастеризации молочного сырья, дегазации молока (среды для выращивания) и длительного времени (до 16 часов) культивирования био массы. По сути своей наши пробиотики представляют собой сложны биотехнологические продукты, которые производятся путем культивирования бифидобактерий (штамм Bifidobacterium adolescentis МС-42) в натуральном молоке.
ГК «Био-Веста»® впервые в России наладила промышленное производство жидких пробиотиков. Пробиотики серии «Биовестин» на 20 лет опередили развитие рынка пробиотиков в России. Высокая эффективность жидких пробиотиков от компании «Био-Веста» определяется большой концентрацией полезных бактерий в живом состоянии и в активной форме, а также продуктов их метаболизма и бифидогенных факторов, полезных для собственной микрофлоры человека.
Пробиотики серии «Биовестин» включены в Российский регистр официально зарегистрированных биологически активных добавок и рекомендован НИИ питания РАМН для коррекции дисбиоза и профилактики нарушений микробиоценоза при антимикробной и противоопухолевой терапии.
Наилучшим подтверждением качества нашей продукции является наличие у компании международного сертификата ISO 22 000 в области безопасности пищевой продукции, полученного еще в 2015 году, в 2024 году мы прошли ресертификационный цикл.
Как было и зачем потребовалась автоматизация?
На протяжении многих лет мы работали в системе «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), которая полностью закрывала задачи производственного и кадрового учета. Однако со временем она устарела, выпуск обновлений прекращался, а это означало, что мы не сможем интегрировать систему с новыми сервисами 1С, организовать обмен с государственными информационными системами, подключить современное торговое, офисное и производственное оборудование. Поэтому в 2024 году мы решили перейти на альтернативное программное обеспечение 1С.
Традиционно компании переходят с 1С:УПП на 1С:ERP, но функционал 1С:ERP для нас был избыточен, нужна была более «легкая» версия программного продута. В итоге выбрали «1С:Комплексную автоматизацию» — ее функциональные возможности полностью соответствовали нашим потребностям.
Необходимо было:
- Перенести в 1С:Комплексную автоматизацию все модификации, функционал и бизнес-процессы, реализованные ранее в нашей 1С:УПП.
- Организовать в новой системе обмен с внешними системами: EDI.ЭДО, системами прослеживаемости продукции.
Как работали в 1С:УПП и какие задачи нужно было перенести в 1С:КА
Учет и выпуск продукции в нашей компании разделен по организациям Био-Веста и Био-Веста М:
ООО «Био-Веста М»
- Производство только кисломолочной продукции.
- Микробиологический контроль продукта.
- Этикетировка
ООО «Био-Веста»
- Лаборатория
- закваска производственная БФ
- Производство кисломолочной продукции и БАД
- Микробиологический контроль продукта
- Этикетировка
Как мы вели учет в 1С:УПП
В рамках использования 1С:УПП значительное количество операций выполнялись вручную или с применением внешних программных решений и электронных таблиц, что существенно усложняло процесс ведения учета. В системе были существенно доработаны функциональные возможности, связанные с управлением производственными процессами, розничными продажами, а также управленческим и бухгалтерским учетом.
Переход на современный программный продукт 1С был так же обусловлен необходимостью минимизации ручного труда и использования нескольких сервисов для ведения учета. Требовалась высокая степень прозрачности, гибкости и удобства учетных процессов.
Что сделали в ходе проекта
После установки «1С:Комплексной автоматизации» был разработан следующий план мероприятий:
- С помощью типового инструмента выгрузки перенести из 1С:УПП в 1С:КА все исторические данные, включая справочную, кадровую и зарплатную информацию.
- Подключить интеграционный модуль для обмена ветеринарно-сопроводительной документацией с ГИС Меркурий.
- Установить интеграционный модуль для EDI-обмена с торговыми площадками.
- Реализовать в 1С:КА доработки, которые были у нас в 1С:УПП.
Какие доработки и специфические настройки сделали в 1С:КА
Рабочее место Реестр заказов. Описание алгоритма работы
В программу 1С:Комплексная автоматизация 2 добавлена подсистема Управленческий учет.
Рабочее место Реестр заказов, включает в себя Журнал документов Реестр заказов.
Шапка таблицы Основной закладки документа Реестр заказов формируется при создании нового документа из добавленного регистра сведений Доп.параметры номенклатуры.
По кнопке Сформировать заказы формируются документы Заказы клиентов (каждая строка в Реестре заказов на закладке Заказы — это новый документ Заказ клиента).
Если в качестве Контрагента используется Склад, то создается документ Заказ на внутреннее потребление также с разбивкой в зависимости от Организации: либо по ООО «Био-Веста», либо по ООО «Био-Веста-М».
Реализована возможность заполнить Реестр заказов на основании Заказа клиента, если он загружен из модуля EDI, выполняется, если в документе Заказ клиента комментарий содержит текст «Загружен из EDI».
На основании документа Заказ на внутреннее потребление добавлена возможность создать документ Перемещение товаров.
Приходный ордер на товары. Описание алгоритма работы
Доработан механизм создания документа Приходный ордер на товары без распоряжения (в качестве распоряжения используется технический документ, создается автоматически).
Добавлен механизм создания на основании документа Приходный ордер на товары — документа Поступление товаров и услуг, который в дальнейшем является распоряжением для ордера.
Расчет себестоимости. Описание алгоритма работы
Добавлен новый документ Распределение материалов на выпуск.
Назначение документа. Распределить материалы на выпущенную продукцию и создать штатные документы Распределение материалов работ, которые потребуются в дальнейшем для выполнения штатной регламентной операции Расчет себестоимости при закрытии месяца.
Для выполнения распределения необходимо нажать кнопку Заполнить распределение, записать документ и далее выполнить команду Создать документы распределения.
Командная панель документа содержит команды для формирования отчетов: Расхождения количества (формирует данные по расхождению количества материалов и количества распределенных материалов) и Ведомость по товарам (показывает остатки материалов с учетом использованных материалов в документе).
Команда Акт о списании товаров (ТОРГ 16) формирует печатную форму ТОРГ 16.
Добавлен новый документ Начисление зарплаты сотрудникам (упр.).
Для отражения управленческой зарплаты в учете необходимо создать документ Начисление зарплаты сотрудникам (упр.).
Расположен: Управленческий учет — Документы — Расчеты с персоналом.
Документ Отражение зарплаты в финансовом учете
Расположен: Управленческий учет — Документы — Расчеты с персоналом.
Для отражения управленческой зарплаты в управленческом учете, необходимо в документе на основной закладке установить выключатель УУ в положение Вкл.
На закладке Начисления и взносы выполняется Распределение управленческой зарплаты по номенклатурным группам.
По окончании распределения заполнятся закладки Начисления и взносы и НДФЛ в документе Отражение зарплаты в финансовом учете.
Закладки Распределение зарплаты, Распределение НДФЛ, Распределение взносов выполняют распределение начисленных сумм в управленческом учете.
Для корректного распределения сумм выполняется регламентная операция Расчет себестоимости в обработке Закрытие месяца.
Отчеты
Для анализа Себестоимости используется доработанный штатный отчет: Анализ себестоимости выпущенной продукции по организации
Для анализа управленческого учета, необходимо в отборе выбрать Управленческую организацию.
Для анализа затрат добавлены два новых отчета по управленческому и регламентированному учету: Ведомость по затратам и Ведомость по производственным затратам
Добавлен новый отчет Производственный отчет. Отчет используется для анализа использованного сырья и выработке готовой продукции.
Добавлен новый отчет Финансовый результат.
Протокол электронного взаимодействия между «ЕАптека» («ЕАптека» — российский интернет-сервис по продаже лекарств) и поставщиками.
Весь электронный обмен осуществляется посредством FTP-сервера.
При электронном обмене выполняются следующие операции:
- Выгрузка/загрузка прайс-листов.
- Выгрузка/загрузка заказов.
- Выгрузка/загрузка отказов по определенному заказу.
- Выгрузка/загрузка накладных.
Для этого в корневом каталоге ftp пользователя созданы соответствующие директории:
- Price — для выгрузки прайс-листа
- Order — для заказов
- Nakl — для накладных
- Otkaz — для отказов поставщика по заявке
Доработка путевых листов
В прежней системе использовалась доработанная специализированная подсистема «Управление путевыми листами», предназначенная для эффективного управления соответствующими документами. В процессе перехода на новую систему функционал для управления путевыми листами был адаптирован и интегрирован в «1С:Комплексная автоматизация», обеспечивая преемственность и оптимизацию рабочих процессов.
Выполненные в программе доработки:
1. Добавлена новая подсистема Управленческий учет. В подсистему добавлены Разделы: Документы, Регистры, Справочники, Сервис.
- Раздел Документы — Заказы — включает объекты: Реестр заказов, Заказы клиентов, Заказы на внутреннее потребление.
- Раздел Документы — Распределение на выпуск — включает объекты: Распределение материалов на выпуск, Документы внутреннего потребления товаров
- Раздел Документы — Расчеты с персоналом — включает объекты: Отражение зарплаты в финансовом учете, Начисление зарплаты сотрудникам (упр.).
- Раздел Документы — Складские документы — включает объекты: Приходные ордеры на товары.
- Раздел Регистры — Доп. параметры номенклатуры.
- Раздел Справочники — включает объекты: Группы контрагентов, Номенклатура, Номенклатура реестра заказов, Объемы номенклатуры, Характеристики номенклатуры.
2. Добавлены справочники (4):
- Номенклатура реестра заказов.
- Объемы номенклатуры.
- Характеристики номенклатуры.
- Группы контрагентов.
3. Добавлены документы (3):
- Распределение материалов на выпуск.
- Начисление зарплаты сотрудникам (упр.).
- Распоряжения для ордеров (технический документ).
4. Доработаны штатные документы (4):
- Заказ клиента (добавлены 2 реквизита, вынесены на форму).
- Производство без заказа (доработан модуль менеджера).
- Приходный ордер на товары (добавлен 1 реквизит, вынесен на форму, доработан модуль формы).
- Отражение зарплаты в финансовом учете (добавлены 6 реквизитов и 3 табличных части, добавленные объекты вынесены на форму, доработан модуль объекта, доработаны 2 формы документа, добавлены движения в новые регистры)
5. Добавлены новые регистры накопления (4) и движения в документ Отражение зарплаты в финансовом учете:
- Прочие расходы незавершенного производства (упр.)
- Себестоимость товаров (упр.)
- Прочие расходы (упр.)
- Выпуск продукции (упр.)
6. Добавлены новые регистры сведений (2):
- Доп. параметры номенклатуры
- Стоимость товаров (упр)
7. Доработан штатный отчет (1):
- Анализ себестоимости выпущенной продукции.
8. Добавлены новые отчеты (2) в документ Распределение материалов на выпуск:
- Расхождение количества материалов НЗП и распределенных материалов.
- Ведомость по товарам на складах.
9. Добавлена обработка (1) в штатный документ Отражение зарплаты в финансовом учете:
- Ведомость по затратам ЗП.
10. Доработаны штатные обработки (2):
- ПечатьТОРГ16
- Управление поступлением
11. Добавлены общие модули (2):
- АБ_Общий вызов сервера.
- АБ_Управление производством.
12. Доработаны штатные общие модули (2):
- ПартнерыИКонтрагентыЛокализация
- УправлениеПечатьюЛокализация
- РасчетСебестоимостиПроизводство
- РасчетСебестоимостиМатериальныеЗатраты
13. Добавлены общие команды (2):
- Ввод на основании (Перемещение товаров)
- Ввод на основании (Приобретение товаров и услуг)
14. Добавлена общая форма (1):
- Проводки регламентированного учета.
15. Доработан штатный журнал документов (1):
- СкладскиеОрдера
16. Добавлены отчеты (4):
- АБ_ВедомостьПоЗатратам
- АБ_ВедомостьПоПроизводственнымЗатратам
- АБ_ПроизводственныйОтчет
- АБ_ФинансовыйРезультат
Моделирование и обучение
Мы адаптировали многие наши бизнес-процессы под стандартный функционал «1С:Комплексная автоматизация». Для этого компания «АлаБайт» разработала подробные инструкции и провела обучение сотрудников с объяснением, как выполнять различные задачи и операции в системе.
Результаты проекта
Переход от предыдущей версии программного обеспечения к новой системе 1С:Комплексная автоматизация был реализован с минимальной степенью прерывания рабочих процессов. Это стало возможным благодаря адаптации 1С:КА к функционалу, который ранее был реализован в нашей кастомизированной 1С: УПП). Такой подход значительно снизил порог вхождения для существующих пользователей — они смогли быстро освоить работу с новой системой.
В настоящее время наша обслуживающая организация «АлаБайт» занимается технической поддержкой новой системы и вносит в нее изменения в соответствии с требованиями наших бизнес-процессов.
Какую пользу нам принес переход с 1С:УПП на 1С:Комплексная автоматизация
Внедрение «1С:Комплексная автоматизация» значительно повысило эффективность работы с документацией и подготовкой необходимых отчетов. Переход позволил оптимизировать учетные процессы, обеспечив их прозрачность и доступность для пользователей, включая бухгалтеров и руководителей. Это позволяет оперативно получать необходимую информацию через интуитивно понятный пользовательский интерфейс, что существенно сокращает временные затраты на анализ и обработку данных.
Новая система существенно сократила ручной труд в производственных процессах и в работе с государственными информационными системами. Все учетные операции теперь проводятся в рамках единой платформы, что повышает степень автоматизации, надежность и эффективность работы.
Итоги проекта в цифрах
- количество документов и отчетов в день: 283
- количество одновременно работающих пользователей в 1С: 18
- снижение затрат на внедрение системы «1С:Комплексная автоматизация» в случае выбора в пользу системы «1С:ERP»: несколько миллионов рублей.
- срок внедрения: 12 месяцев.
Работы по проекту выполнила компания АлаБайт.
