Как ускорить время обслуживания спецтехники и исключить ошибки в документообороте? Компания «Погрузчик-Сервис» нашла ответ: с помощью приложения «Механик», созданного специалистами 1С:Фрапнчайзи «ИТКО» на мобильной платформе «1С:Предприятие 8». Теперь мастера фиксируют работы в пару кликов, менеджеры получают заказ-наряды без помарок, а клиенты — сервис без задержек. Разбираемся, как автоматизация преобразила бизнес и какие выгоды принесла.
Группа компаний «Погрузчик-Сервис» — это специализированная компания, которая занимается продажей, арендой, обслуживанием и ремонтом складской техники.
Компания является лидером в области поставки и обслуживания складской техники с 2001 года. Предлагает широкий спектр услуг, включающих продажу вилочных погрузчиков, аренду техники, сервисный центр и выкуп использованной техники.
За долгие годы работы компания завоевала доверие и признание клиентов благодаря высокому качеству товаров и услуг. Команда экспертов имеет богатый опыт в области складской техники и всегда готова предложить наилучшие решения для потребностей своих клиентов.
Аппетит приходит во время еды!
Компания «Погрузчик-сервис» с 2019 года сотрудничает с нами, компанией ИТКО, в области автоматизации на базе решений 1С. В компании используются различные программы для ведения учета, а именно:·
- «1С:Бухгалтерия 8»
- «Альфа-Авто:Автосервис+Автозапчасти»
- «1С:CRM ПРОФ»
Вся основная деятельность ведется в «Альфа-Авто», именно эта система стала сердцем компании, которое заставляет двигаться все бизнес процессы!
Благодаря активной позиции руководства компании, а также нацеленности на динамичное развитие и инновации, мы постоянно дорабатываем и внедряем новые механизмы работы в конфигурацию. Об одной из таких доработок и пойдет речь далее.
Не идти, а ездить в ногу со временем!
Существенная часть бизнеса компании — это сервисное обслуживание техники на территории клиентов. Это и регламентные выезды по графику, и внеплановые ремонты, и прохождение ТО. Для этих целей в компании есть собственное мобильное подразделение «техничек» — специальных автомобилей, готовых выехать на помощь с полным набором запасных частей и расходных материалов.
Как в любом виде бизнеса важной частью является учет:
- материальных ценностей;
- проведенных работ;
- времени прибытия и убытия на место работы;
- выданных рекомендаций клиенту;
- фиксации результатов планового ТО.
Учет, организованный традиционно — на бумаге, замедлял бизнес-процессы компании и создавал неудобства мастерам, которым, помимо основной работы, приходилось заполнять на точке обслуживания кучу бумаг.
В дополнение к этому, сотрудникам офиса приходилось расшифровывать, что же написал мастер промасленными руками в условиях гаража на этом бланке?
Логичным и даже закономерным шагом в развитии информационной системы стало решение о разработке мобильного приложения для механиков-мастеров, таким же логичным был и выбор подрядчика — компании ИТКО.
Тернистый путь разработки
В течение двух месяцев совместно с руководство компании «Погрузчик-сервис», опираясь на их базовое техническое задание, мы собирали требования, осмысливали разработку и готовили технические решения под поставленные задачи.
Все работы по созданию приложения «Механик„ разбили на несколько крупных разделов:
| Остатки |
|---|
|
Раздел 1: Управление остатками товаров в «техничках» Решаемые задачи:
|
| Планирование |
|
Раздел 2: Журнал заявок на ремонт Решаемые задачи:
|
| Контроль |
|
Раздел 3: Заказ-наряд Решаемые задачи:
|
Наконец техническое задание было подготовлено, составлен план и начаты работы!
Разработку вели с использованием мобильной платформы «1С:Предприятие 8» под систему Android, поскольку необходима плотная работа с данными информационной базы, а именно, с объектами:
- Справочники
- Справочник.Пользователи
- Справочник.Сотрудники
- Справочник.Номенклатура
- Справочник.Автоработы
- Справочник.Автомобили
- Справочник.Модели (Модели автомобилей)
- Справочник.КлассыАвтомобилей (Классы автомобилей)
- Справочник.КонтактныеЛица (Контактные лица)
- Документы
- Документ.alnЗаявкаНаРемонт (Заявка на ремонт)
- Документ.ЗаказНаряд (Заказ-наряд)
- Документ.Смета
- Регистры
- РегистрСведений.КонтактнаяИнформация
- РегистрСведений.Автомобили
- РегистрСведений.ШтрихКоды
- РегистрСведений.КартинкиИФайлы
- РегистрСведений.МинимальныеОстаткиНаСкладе
- РегистрНакопления.ОстаткиТоваровКомпании
Разработка проходила в тесном контакте с заказчиком: отрабатывали пользовательские формы и способы взаимодействия, уточняли набор данных, некоторые функции откладывали или изменяли на основе опытной эксплуатации.
Одной из сложностей стал большой перечень возможных работ, с которым сложно работать на мобильном устройстве. Для удобного подбора работ, чтобы не листать большой справочник на телефоне, был подготовлен «Каталог работ» — бумажный журнал с полным каталогом работ, удобно сгруппированных для пользователя. Из «Каталога работ» работы можно подбирать в документ по штрихкоду. Аналогичным образом, по штрихкоду, можно подбирать и запасные части в документ.
Разработанное приложение «Механик»
Работаем по-новому!
После разработки, отладки и тестирования мы перешли к тестовой эксплуатации, собрали отзывы, исправили недочеты и вот — приложение уже работает!
Отзывы пользователей:
Андрей, механик: «Стало проще работать с заявками! Когда выезжаю по заявкам, я могу сразу же из программы построить маршрут всего в один клик, а могу позвонить клиенту — не надо искать бумажные записи или писать в офис. Опять же, теперь не потеряю бумажку, ни с заявкой, ни с заказ-нарядом — все что нужно, под рукой, на телефоне. Хотя есть и минусы, в последнее время мобильная связь „хромает“, бывает доставляет неудобства».
Елена, менеджер сервиса: «Приложение „Механик“ сильно упростило работу! Обработка заказ-нарядов теперь просто сказка - получила документ, проверила, оформила счет и акт — проще и быстрее в разы! Снизилось и количество „потерь“ — меньше забывают и теряются документы, а это меньше лишней суеты, спокойнее работа!»
Дмитрий, руководитель: «Просто стало больше порядка и меньше „расследований“ инцидентов. Ускорились бизнес-процессы, связанные с актированием работ. Повысилась ответственность заказчиков. Результатами доволен, сейчас прорабатываем развитие функциональности приложения.
Разработанная система решает следующие проблемы:
| Проблема | Решение |
|---|---|
|
Накладки в процессах обслуживания воспринимаются клиентами очень остро - если при ремонте или обслуживании сложной и дорогой техники что-то идет не так, то любая негативная мелочь воспринимается клиентом очень болезненно. И из-за небольшой ошибки: не так записанного или прочитанного слова, халатности лица принимающего работы, нехватки маленькой зап.части - на конкурентном рынке очень легко потерять клиента! |
Приложение повышает качество сервиса, за счет ускорения и формализации процессов обслуживания — более быстрая и точная работа с информацией, обработка и подготовка документов позволяют исключить ошибки человеческого фактора и повысить прозрачность процессов обслуживания. |
|
Из-за длительной обработки документов «техничек» в целом замедляется финансовый цикл, выполненные работы позже попадают в учетную базу, позже актируются и позже оплачиваются клиентами. |
Ускорение обработки документов сокращает срок от выполнения работы до ее оплаты. |
|
Если запасы «технички» не известны до проведения инвентаризации, могут возникать ситуации, что на выполнение работ не хватает запасных частей или расходных материалов, а это приводит к дополнительным перемещениям к центральному складу за пополнением. Чтобы избежать такой езды техники «на глазок» поддерживали избыточный запас в «техничках», а по некоторым, редким зап.частям, могли не иметь запаса вовсе. |
Использование приложения повышает оборачиваемость запасов и снижает потери. Ускоряет проведение инвентаризации и уменьшает лишние поездки на склад за запчастями. |
|
Менеджеры сервиса при обработке бумажных документов «Заказ-наряд» часто не могли прочитать текст, написанный техником на месте выполнения работы, бланки «Заказ-нарядов» могли быть испачканы, текст неровный и смазанный. Из-за этого приходилось либо созваниваться с техниками, либо догадываться о наполнении документа, что приводило к задержкам и ошибкам обработки документов. |
Приложение упрощает работу персонала с документами «Заявка на ремонт» и «Заказ-наряд» за счет автоматизации ввода и обмена информацией |
|
Техники, из-за неудобства фиксации замечаний на бумажке ручкой, часто не уделяли рекомендациям нужного внимания. Из-за чего возникали ситуации, когда техника ломалась спустя короткий период после ТО, хотя техник предупреждал, что возможны проблемы и надо выполнить превентивные действия, это могло быть не зафиксировано в документах выполненных работ и вызывало конфликтные ситуации. |
Система позволяет снизить риски компании за счет четкой процедуры фиксации замечаний и текущего состояния техники — теперь техник может надиктовать замечания и рекомендации, они переведутся в текст и будут отражены в «Заказ-наряде» под подпись. |
Учетные документы и доработки в «Альфа-Авто»:
Большие планы на развитие
Клиент доволен результатом и не собирается останавливаться!
В планах добавить в приложение:
- Чек-листы по осмотру техники;
- Контроль уровня жидкостей;
- Контроль износа расходников;
- Другие полезности.
Работы по проекту выполнены компанией «ИТКО».
