Расскажем о проекте на базе программы «1С:Комплексная автоматизация». Он охватил ключевые бизнес-процессы заказчика: начиная от продаж и управления складом, заканчивая системой мотивации сотрудников. В ходе работ мы настроили интеграции новой системы с учетной программой и сайтом. В результате создали единую цифровую среду для управления бизнесом. Решение очень быстро принесло компании ощутимые и измеримые результаты. Подробностями автоматизации и ее итогами поделились в кейсе.
О заказчике
Группа компаний ТД «НЕОН-ЭК» — один из лидеров российского рынка в области поставок электронных компонентов для промышленных предприятий. ГК предлагает широкий ассортимент продукции, включая светодиоды, интегральные микросхемы, оптоэлектронику и другие компоненты.
Особенность бизнеса — развитая филиальная сеть с офисами и складами в крупнейших городах России: Санкт-Петербурге (головной офис), Воронеже и Москве.
Необходимость в современной и гибкой системе учета
Толчком к автоматизации для группы компаний ТД «НЕОН-ЭК» стали недостатки устаревшего стороннего программного обеспечения для управленческого и оперативного учета. Существовавшая система не могла удовлетворить растущие потребности бизнеса: ей не хватало широкого функционала, гибкости для адаптации под специфические процессы компании, а также интеграции с другими контурами (сайт, бухгалтерия). Это приводило к высокой нагрузке на сотрудников, ручному вводу данных, сложностям в контроле товарных остатков на нескольких складах и замедлению обработки заказов клиентов и поставщиков.
Бизнес-процессы до автоматизации были разрозненными и требовали значительных ручных усилий. Ведение заказов, планирование закупок, учет внутренних перемещений, формирование отчетов и контроль взаиморасчетов — все осуществлялось с помощью ограниченного инструментария. Это создавало риски ошибок и снижало операционную эффективность.
После ознакомления с требованиями заказчика и его бизнес-процессами наша компании определила следующие задачи:
- ведение заказов клиентов;
- обработка заказов поставщикам;
- перемещения товаров внутри организации;
- оформление покупок;
- продажу товара;
- рассылку информационных сообщений контрагентам и пользователям системы;
- контроль остатков товара на складах и взаиморасчеты с клиентами;
- формирование отчетов по остаткам товаров, состоянию взаиморасчетов.
Было принято решение реализовать проект на базе программного продукта «1С:Комплексная автоматизация» (1С:КА), так как ПО обновляемое и его функционал максимально отвечает требованиям заказчика.
Также программный продукт позволяет настроить интеграцию с используемой для ведения регламентированного учета «1С:Бухгалтерией предприятия КОРП» и продающим сайтом.
Архитектура решения
Автоматизированные бизнес-процессы
1. Коммуникации с клиентами и продажи: от запроса до отгрузки
- Как было: менеджеры вели учет заказов в старой системе. Условия работы с каждым клиентом (предоплата, постоплата, безвозмездная передача) определялись вручную на основе договоров и допсоглашений. Подтверждение заказа и его закрытие требовали ручной проверки предоставленных клиентом оригиналов документов.
-
Как стало: внедрили сквозную CRM-систему в 1С:КА. Она выполняет:
- учет соглашений — в карточке каждого клиента сразу видно все условия работы, система автоматически применяет нужный тип оплаты при создании заказа;
- контроль закрытия заказов — система не позволит закрыть заказ, пока не будут отмечены все необходимые оригиналы документов — это исключило влияние человеческого фактора и потерю документов;
- автоматическое формирование документов — по готовности заказа система формирует счет на оплату, ТОРГ-12 и этикетки для товара.
2. Складской учет и логистика: полный контроль над тысячами позиций
- Как было: учет на трех складах в разных городах был затруднен. Не было полной информации по остаткам, что мешало оперативно резервировать товар и планировать межскладские перемещения.
-
Как стало: внедрили ордерный складской учет с детализацией до ячеек. Реализовали:
- единый отчет по остаткам — менеджеры в реальном времени видят, сколько товара доступно в Санкт-Петербурге, Воронеже или Москве, и могут его зарезервировать;
- управление перемещениями — процесс перемещения товара между филиалами оформляется в системе, что позволяет отслеживать его на всех этапах.
3. Специфический процесс: передача компонентов в переработку
- Как было: часть компонентов передавалась сторонним организациям для изготовления более сложных элементов. Учет этой операции был неформализованным, что создавало сложности в отслеживании и дальнейшем оприходовании готовых изделий.
-
Как стало: в системе создали отдельный процесс «Заказ в переработку». Обеспечили:
- прозрачность — каждая передача фиксируется, и можно отследить, какие материалы кому и когда были переданы;
- точный учет в 1С:БП — при выгрузке в «1С:Бухгалтерию» документы автоматически преобразуются в корректный для учета формат.
4. Формирование цен и публикация на сайте
- Как было: цены и наличие товаров на сайте обновлялись вручную, что было трудоемко и часто приводило к расхождениям с актуальными данными.
-
Как стало: настроили автоматическую выгрузку данных из 1С:КА на сайт. Теперь в системе:
- актуальный прайс — система автоматически формирует прайс-листы с учетом минимального объема партии для каждого вида цены и выгружает их на сайт;
- понятные карточки товаров — на сайт передаются не только название и цена, но и все технические характеристики (дополнительные реквизиты), что помогает клиентам делать осознанный выбор.
5. Мотивация сотрудников, завязанная на финансовый результат
- Как было: расчет премий для разных групп сотрудников (менеджеров, инженеров, продуктологов) был сложным, основывался на валовой прибыли и требовал ручного сбора данных из разных источников.
-
Как стало: на базе стандартного отчета «Валовая прибыль предприятия» разработали отчет по расчету премий. Теперь процесс премирования:
- объективный и прозрачный — данные для расчета берутся напрямую из системы учета;
- автоматизированный — отчет автоматически группирует данные по сотрудникам и рассчитывает сумму премии по установленным для каждой группы правилам.
Интеграционные связи
- Разработали механизм выгрузки карточки номенклатурных позиций с дополнительными атрибутами из 1С:КА на сайт.
Реализация выгрузки данных на сайт
- Внедрили механизм выгрузки формируемых в системе прайс-листов из 1С:КА на сайт.
- Настроили типовую синхронизацию НСИ между 1С:КА и «1С:Бухгалтерией предприятия КОРП».
- Реализовали типовую выгрузку первичных документов из 1С:КА в «1С:Бухгалтерию предприятия КОРП».
Результаты автоматизации
Внедрение «1С:Комплексной автоматизации» не просто заменило старую программу, а создало единую цифровую среду для управления сложными и разнообразными бизнес-процессами ТД «НЕОН-ЭК». Автоматизация затронула ключевые операции — от продаж и работы склада — до мотивации персонала. Это дало компании конкретные измеримые преимущества в скорости, точности и управляемости.
- Ускорение обработки заказов в 10 раз. Время от получения заявки клиента до формирования отгрузочных документов сократилось с нескольких часов до 15−20 минут за счет автоматизации резервирования, проверки условий и формирования документов.
- Ликвидированы ручные операции по переносу данных между системами. Высвобождено более 200 человеко-часов в месяц.
- Достигнута 100-процентная актуальность данных на сайте и в управленческой отчетности. Расхождения между системами исключены.
- Внедрен оперативный контроль остатков на трех складах. Это позволило сократить время на ответ клиенту о наличии товара с 1−2 часов до 1 минуты и снизить риск «двойных» продаж одного и того же товара.
- Повышена прозрачность финансовых показателей. Расчет мотивации сотрудников теперь занимает один день вместо пяти и полностью исключает споры из-за несоответствия данных.
Проект выполнила компания «Диалог ИТ».
