Переход на кадровый на электронный документооборот на авиастроительном предприятии

Описание проекта

Цели проекта

• Повышение удобства взаимодействия сотрудника с отделом кадров;
• Оптимизация процессов подписания кадровых документов за счет отказа от «лишних» подписантов;
• Сокращение сроков подписания кадровых документов;
• Сокращение расходов на канцелярию за счет отказа от бумаги.

Ситуация до внедрения

«Уральский завод гражданской авиации» — авиапромышленное предприятие, специализируется на разработке, производстве, испытаниях, ремонте и обслуживании авиационной техники, деталей, узлов и агрегатов. Перспективные проекты компании связаны с созданием самолетов для местных и региональных воздушных линий, первоначального обучения пилотов, с изготовлением авиадвигателей и беспилотных летательных аппаратов. Компания основана в 1939 году. На данный момент:

• Более 100 единиц авиатехники ремонтируется на заводе каждый месяц;
• Более 150 авиакомпаний и организаций пользуются услугами завода;
• Предприятие входит в перечень системообразующих организаций авиационной промышленности Минпромторга РФ;
• Более 57 000 кв.м. — производственные площади завода.

«Уральский завод гражданской авиации» — динамически развивающееся предприятие, территориально распределенное на 30 площадках в 10 городах РФ и имеющее в своей структуре более 8000 сотрудников. Из-за большого территориального распределения кадровый документооборот в бумаге затягивался на несколько недель, документы могли «затеряться» на столе у руководителей или потеряться вовсе. Именно территориальная распределенность стала ключевым фактором при принятии решения о внедрении кадрового электронного документооборота на предприятии.

Сложность реализации проекта

• Разные подходы к оформлению одних и тех же документов в разных подразделениях;
• Консервативность основных пользователей системы, боязнь отказаться от привычных процессов с бумагой;
• Дополнительные средства защиты на компьютерах руководителей, которые конфликтуют с основными программами для подписания документов ЭЦП;
• Отсутствие у ряда сотрудников рабочих компьютеров или смартфонов.

Уникальность и инновационность проекта

• Глубокая интеграция сервиса КЭДО в программу кадрового делопроизводства;
• Быстрая масштабируемость системы. После запуска в промышленную эксплуатацию подключение нового документа к сервису занимает не более 1 дня;
• Количество активных пользователей — 6000 человек. Количество потенциальных пользователей сервисами >8000 человек;
• Территориальная распределенность решения охвачено 30 площадок в 10 городах.

Результаты проекта

• На момент перевода сервиса в промышленную эксплуатацию к КЭДО были подключены 3 основных бизнес-процесса и 5 видов документов, сейчас к сервису подключено более 15 видов документов и эта цифра продолжает расти;
• Сокращение времени оформления приказов за счет автоматического формирования печатных форм для любых условий.
• Оптимизация процесса подписания приказов, которая позволила сократить время подписания одного документа с нескольких дней до нескольких часов.
• Повышения качества взаимодействия отдела кадров с сотрудником за счет единого подхода к подписанию документов в разных подразделениях.
• Сокращение расходов на канцелярию, благодаря отказу от печати документов на бумаге.

Характеристики проекта

Архитектура решения и масштаб проекта

Для перехода на кадровый электронный документооборот был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника». Главным условием для выбора сервиса было в первую очередь удобство для основных пользователей системы. Важно было не усложнить работу конечных пользователей излишними переходами в дополнительные окна/журналы документов для работы с КЭДО. 

Выбранная система глубоко интегрируется в существующие справочники и журналы документов, делая работу с КЭДО достаточно простой. В начале процесса перехода на кадровый ЭДО были выбраны 3 основных бизнес-процесса, которые были максимально просты и понятны, но даже они потребовали некоторых улучшений. О них будет подробно рассказано ниже.

Отпуск сотрудника

Первыми документами, которые были переведены на КЭДО стали приказы на отпуск сотрудников. Помимо ежегодного отпуска так же были охвачены и отпуска без сохранения заработной платы и дополнительные отпуска по коллективному договору. Этот процесс не требовал оптимизации, но для удобства работы отдела кадров была выполнена доработка, которая показывает состояние согласия сотрудника на КЭДО. 

При печати приказа об отпуске в этом же окне видно присоединился сотрудник к кадровому ЭДО или нет. Это позволяет сразу же понять, что нужно делать дальше — отправить документ электронно или распечатать на бумаге. Благодаря этому процесс оформления приказов на начальном этапе не увеличился по времени, т.к. изначально к КЭДО подключалась только часть сотрудников и не нужно было тратить время на выяснение того, в каком виде оформлять приказ сотруднику.

Прием на работу сотрудника

Следующим этапом, после перехода на оформление отпусков электронно, был этап перевода приказов о приеме на работу в электронный формат. Сложность перевода документов заключалась в территориальной распределенности организации. Несколько отделов кадров располагается в разных городах и каждый отдел имеет свои правила при оформлении приказа о приеме на работу. В процессе перехода на электронный формат документа был оптимизирован процесс подписания приказа:

• Доработано формирование печатной формы приказа для того, чтобы исключить ручные корректировки.
• Убраны лишние этапы подписания (начальник отдела кадров, непосредственный руководитель сотрудника, отдел труда и заработной платы) за счет автоматизации процесса согласования кандидата до приема на работу.
• Замена этапов подписания задачами адаптации сотрудника. Отметка о том, что сотрудник принес все справки в бухгалтерию или занес свой военный билет в военно-учетный стол теперь проставляется не на приказе о приеме, а электронно в программе. В случае, если сотрудник что-то не выполнил, приходит напоминание ему и его непосредственному руководителю о необходимости принести все необходимые документы в указанные сроки.
• Разработана электронная заявка на пропуск. По одной кнопке из документа «Прием на работу» в бюро пропусков отправляется вся необходимая информация по сотруднику для оформления пропуска. Это также позволило сократить время оформления пропуска для сотрудника — т.к. вся информация у службы безопасности уже есть, сотруднику остается только сфотографироваться на пропуск и получить его, не дожидаясь, пока вся информация будет внесена.

Благодаря этим доработкам удалось сократить количество виз на приказе до двух — работника и работодателя, что позволило перевести приказ в электронный формат без проблем.

Для удобства сотрудников отдела кадров также была добавлена возможность пакетной печати документов. Сотрудник отдела кадров может отправить в КЭДО (или распечатать) сразу весь пакет документов, не формируя каждый документ по отдельности.

Перевод сотрудника на другую должность

После перевода документов приема на работу проводилась и оптимизация подписания кадровых переводов. В ходе оптимизации также были доработаны печатные формы, чтобы исключить ручные корректировки текста, и убраны лишние этапы подписания. Доработки, выполненные для перевода приказов о приеме на работу, позволили в короткие сроки сократить количество виз на приказе о переводе до двух и масштабировать КЭДО на документы кадровых переводов.

Дополнительно к оптимизации процессов и переводу их в КЭДО был выполнен ряд доработок для удобной работы отдела кадров со всеми видами документов:

• Вкладка «КЭДО» в личной карточке сотрудника в программе. На этой вкладке собраны все электронные документы по этому сотруднику для быстрого доступа к ним и отображается состояние согласия сотрудника на КЭДО. Также там доступны быстрые кнопки для печати всех необходимых документов для сотрудника, который только хочет присоединиться к КЭДО.

• Визуальное отображения факта подписания приказа сотрудником или работодателем непосредственно в журнале кадровых документов. Это позволяет работнику отдела кадров сразу же понять, как оформлен документ (на бумаге или электронно) и на каком этапе подписания он находится, не открывая дополнительных окон. Для электронных документов этап устанавливается автоматически, для бумажных документов есть возможность отметить получения подписанного оригинала вручную.
• Виджет для начальной страницы для руководителя, подписывающего документы от имени работодателя. В виджете добавлена возможность подписывать документы как по одному, так и все сразу по одной кнопке. Для подписания приказов о прием добавлена возможность быстро перейти в документы по кандидату, чтобы ознакомиться со всем пакетом документов, собираемом при приеме на работу. Также руководителю поступают уведомления на электронную почту о необходимости подписать документы.

• Отчет по состоянию согласий на присоединение к КЭДО (на момент реализации типовых отчетов не было). Отчет показывает актуальную информацию по состоянию подключений сотрудников к КЭДО.