ТОО «Dostyk Trade Oil» - сеть автозаправочных станций нового поколения в г. Караганда и Карагандинской области. Компания имеет шесть АЗС и одну Нефтебазу.
Главная особенность сети — это комплектные автоматические АЗС, обеспечивающие бесконтактные условия заправки. Виртуальная карта АЗС хранится в телефоне клиента, ее не нужно носить с собой. Девиз компании — удобство, быстрота, мобильность.
Цель: создание единого информационного пространства и улучшения координации между подразделениями.
Задача: автоматизация учета на базе конфигурации «1С-Рейтинг: Нефтебаза 3.0» и интеграция с учетными системами, установленными на автозаправочных станциях.
Как было
До начала проекта автоматизации бизнес-процессы в компании выглядели следующим образом:
- Учет топлива: данные о поступлении, расходе и остатках на складе фиксировались вручную в электронных таблицах, что повышало риск ошибок и несоответствий.
- Формирование отчетов: отчеты готовились на основе собранной информации вручную, что занимало много времени и требовало дополнительных усилий от бухгалтеров, а промедления в предоставлении отчетности затрудняли принятие оперативных решений.
- Заказ и поставки: процесс заказа топлива выполнялся также вручную, что иногда приводило к недоразумениям с поставщиками, а запасы на складе не всегда соответствовали реальному потреблению.
- Коммуникация между отделами: взаимодействие между различными отделами осуществлялось через устные запросы и электронные письма, что приводило к дополнительным задержкам и недоразумениям.
Основные этапы реализации
- Перенос данных. Успешно перенесены данные из старой учетной системы в «1С-Рейтинг: Нефтебаза 3.0», что обеспечило непрерывность учета и минимизацию ошибок.
- Интеграция с учетной системой АЗС. Разработана интеграция для обмена данными между учетной системой и «1С-Рейтинг: Нефтебаза 3.0», что позволило автоматизировать формирование документов реализации и приходных кассовых ордеров.
- Автоматизация рабочих мест. Автоматизировано 6 рабочих мест, что значительно повысило эффективность управления запасами нефтепродуктов и улучшило координацию процессов между регионами и головной системой.
- Консультационная поддержка. Оказана помощь пользователям при переходе на новую систему, что способствовало более быстрому освоению и снижению стресса от изменений.
Результаты
Автоматизация на базе «1С-Рейтинг: Нефтебаза» помогла существенно изменить работу компании, особенно в сфере управления нефтебазой:
- Снижение операционных затрат на 30%: процессы, связанные с учетом, поставками и реализацией нефти и нефтепродуктов, стали более быстрыми и менее трудоемкими. Автоматизация позволила минимизировать ручной труд, что ускорило выполнение операций.
- Улучшение документооборота: автоматизированные процессы оформления документов позволили ускорить их обработку на 30%.
- Данные учитываются в системе в режиме реального времени, что существенно снизило риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Повышенная точность данных позволяет более эффективно управлять запасами, планировать закупки и сокращать случаи перерасхода или нехватки материалов.
- Система генерирует различные отчеты автоматически, что позволяет руководству получать полную картину деятельности компании за короткое время. Наличие актуальных и точных отчетов помогает в принятии стратегических решений, анализе эффективности операций и оценке финансовых показателей.
В результате внедрения программного продуктов было автоматизировано 6 рабочих мест.
Проект реализован за 8 месяцев, система введена в эксплуатацию в августе 2024 года. Автоматизация учета ГСМ в ТОО «Dostyk Trade Oil» — это успешный кейс реальной автоматизации на базе 1С, результаты демонстрируют значительное улучшение бизнес-процессов и готовность компании к новым вызовам. ТОО «Dostyk Trade Oil» уверенно движется к дальнейшему развитию, внедряя современные технологии и оптимизируя свою работу.
Работы по проекту выполнены компанией 1С-Рейтинг.
