Благодаря программному продукту «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») в облаке пекарня упростила работу на производстве и начала поставлять продукцию по всей России и СНГ.
О клиенте
Esco
— пекарня из города Хабаровска, специализирующаяся на производстве разнообразных хлебобулочных изделий. Компания начала свою деятельность в 2011 году, насчитывает порядка 50 сотрудников. Производит свыше 30 видов продукции, имеет более 10 собственных точек продаж, а также осуществляет поставки в супермаркеты и магазины России и СНГ.
Что мотивировало к автоматизации
С ростом заказов и увеличением числа магазинов пекарня столкнулась с трудностями:
- сложно было искать заказы и оплаты по ним, а также отслеживать их готовность на производстве, из-за этого задерживались отгрузки;
- не было возможности постоянно контролировать остатки сырья на складе для своевременного пополнения;
- работа с документами занимала много времени: все заказы вносились в таблицу Excel вручную, таким же образом формировались документы по каждому заказу.
В конечном итоге не хватало систематизации и контроля, по словам управляющего пекарней Жамшида Беркинова, был «бардак», и он обратился к IT-компании «Форус».
Основная цель, которая встала перед нами как исполнителем, — упростить работу с производством, складами, поставками и контрагентами. При этом необходимо было сохранить имеющуюся схему работы с заказами в Excel и перенести ее в «1С».
Переход в «1С:УНФ» и разработка «Матрицы продаж»
Внедрение типового функционала «1С:УНФ»
Управляющий Жамшид Беркинов подробно описал специфику работы пекарни, рассказала про необходимость отслеживать остатки на складах, видеть себестоимость товара и вести взаиморасчеты с контрагентами. Для решения поставленных задач мы предложили «1С:УНФ» в облаке, так как программа включает в себя все необходимые функции для учета, складского управления и маркировки. Совместно мы определили план работ по переносу базы из Excel в «1С» и доработкам.
За два месяца мы полностью перенесли имеющеюся базу данных клиента из Excel в «1С:УНФ», обучили сотрудников работе в программе и настроили типовой функционал:
- Финансы, управленческий учет и мониторинг показателей;
- Бухгалтерский учет;
- Учет банка и кассы;
- Расчеты с контрагентами;
- Торговые операции;
- Учет основных средств;
- Расчет зарплаты и кадровый учет.
Чтобы вести заказы в привычном и удобном для пекарни формате, типового функционала было недостаточно, поэтому началась индивидуальная работа по усовершенствованию «1С:УНФ» с программистами «Форуса». Так мы создали для Esco уникальную доработку — «Матрицу продаж».
«Матрица продаж» — доработка, которая трансформировала бизнес-процессы пекарни
Матрица продаж — форма, которая позволяет массово заполнять заявки покупателей и автоматически формировать все необходимые документы, в том числе для производства и логистики. Матрица продаж создана на основе уже имеющейся у Esco структуры в таблице Excel, где по горизонтали отражается продукция, по вертикали — филиалы магазинов пекарни и ее контрагенты — магазины, оформляющие заказы продукции.
Управляющему пекарней было важно быстро заполнять заявки, передавать заказ в производство и делать поставки готовой продукции по районам. На момент внедрения доработки у Esco было уже порядка 60 контрагентов, их число росло с каждым днем. Для создания всех документов клиент вручную переносил номенклатуру на отдельную вкладку в печатную форму — и так по всем заказам.
С помощью «Матрицы продаж» мы упростили оформление и контроль заказов.
1. Перенесли контрагентов и товары из существующей Excel-таблицы клиента в «Матрицу продаж». В «1С» стало возможным автоматическое заполнение заявки.
2. Настроили автоматическую регистрацию заявки. После заполнения полей с продукцией и контрагентами клиент регистрирует заявку в «1С:УНФ» в один клик для дальнейшей обработки и передачи заказа на производство и формирования документов.
4. Настроили шаблоны писем. После оформления заказа документы можно отправлять на электронную почту контрагента прямо из «1С:УНФ».
5. Настроили формирование маршрутных листов. На основе зарегистрированных заказов для водителя на каждый день формируется маршрутный лист. Подбор маршрута осуществляется по группам контрагентов в рамках внутренних процессов пекарни.
6. Настроили связь «Матрицы продаж» с типовым функционалом «1С:УНФ» — заказами на производство. Теперь на основе заявки из «Матрицы продаж» автоматически формируется заказ на производство с помощью типового инструмента «1С:УНФ».
Если «провалиться» в заказ, то можно увидеть список сырья, которое необходимо для изготовления продукции. С учетом особенностей пекарни внедрены отдельные спецификации, например «Мясо вареное», «Мясо невареное», чтобы требование для производства было максимально четким.
В один клик управляющий может посмотреть остаток сырья на складе и сделать расчет потребности производства в запасах с помощью типовых инструментов «1С:УНФ».
7. Обеспечили точный расчет себестоимости продукции. «1С:УНФ» позволяет клиенту быстро актуализировать информацию и контролировать, из чего сложилась стоимость продукции: от расходов на аренду помещения — до затрат на приправу для изделия. По одному клику заполняется информация о произведенной продукции за весь период.
8. Настроили контроль оплаты и отгрузки заказа. Теперь управляющий Жамшид Беркинов может проконтролировать, оплачен ли заказ, сформированный в «Матрице продаж», и на каком этапе находятся отгрузки поставок.
Дополнительные индивидуальные доработки под специфику пекарни
При переходе в «1С:УНФ» у управляющего пекарней были и другие особенности работы, которые необходимо было доработать под специфику производства Esco и поставку хлебобулочных изделий.
1. Доработка в учете заработной платы с возможностью удержания
Индивидуально для клиента теперь в учете заработной платы считаются не только начисления, но и удержания. Управляющий фиксирует нарушения со стороны производства, к примеру, опоздание, повар не надел колпак
2. Разработали печатную форму удостоверения качества
Для отдельных позиций пекарни требуется сертификат качества, который обязательно нужно печатать на продукции. Мы разработали форму удостоверения индивидуально под такие позиции.
3. Автоматизировали печать индивидуальных этикеток с указанием сроков хранения, сертификатов
На основании документа производства по выпуску продукции запустили печать ценников и этикеток на каждый товар. Клиенту остается только их наклеить.
Результаты внедрения и планы
Благодаря переходу на «1С:УНФ» и доработкам программистов «Форуса» управляющий пекарней отметил положительные результаты:
- стали в 3 раза быстрее оформлять заказы;
- создание и прием заказов проходят без ошибок;
- выполняется четкий контроль взаиморасчетов с контрагентами;
- управляющий и владелица видят реальную себестоимость изделий и больше не несут финансовых потерь;
- в системе всегда отражается актуальная информация об остатке на складе;
- обеспечено соответствие законодательству в области маркировки продукции;
- сократилось время на печать этикеток и ценников.
Клиенту удается успешно расширять бизнес, пекарня уже вышла на масштабные поставки по РФ и СНГ, запустила свои розничные магазины на платформе «1С:УНФ» и продолжает расти. Функционал «1С» помогает компании эффективно управлять клиентской базой и анализировать показатели, привлекать новые точки продаж и оптимизировать логистику. «1С» в облаке обеспечивает доступ к данным в любое время и с любого устройства, что значительно упростило управление бизнесом.
«Мы стабильно растем. У нас появляются новые виды изделий, точки продаж и контакты. С „1С:УНФ“ стало гораздо легче контролировать поставки и производство, проводить инвентаризацию, вести взаиморасчеты, а самое главное — видеть себестоимость изделий. До внедрения мы не могли точно рассчитать реальную стоимость продукции и видеть остаток на складе», — делится Жамшид Беркинов, управляющий пекарней Esco.
А что дальше?
Компания «Форус» продолжает помогать пекарне развивать программу «1С» под ее специфику и повышать комфорт в работе. В ближайших планах: реализация доработок в «Матрице продаж», маршрутных листах, новые «горячие» кнопки и другое.
«Программистам „Форуса“ удалось полностью перенести мой проект из Excel в программу „1С“. Теперь мне удобно работать, так как все сделано индивидуально под нужные параметры, многие функции автоматизированы в „1С“ и отражаются в удобных для нас блоках. Фирме „1С“ и компании „Форус“ я искренне благодарен! Рад, что есть такие сильные специалисты, которые всегда помогают, подсказывают, как воплотить мои идеи в бизнесе, вносят свои инновации в проект, а главное — понимают клиента», — оценивает сотрудничество Жамшид Беркинов, управляющий пекарней Esco.
Проект выполнила компания «Форус».
