Для оперативного планирования и управления финансами внедрили специализированную систему на базе 1С:Бухгалтерия 8. Процессы бюджетирования и согласования полностью перевели в цифровую среду, разработали 13 бюджетных форм, реализовали автоматический сбор фактических данных. Бюджеты подразделений автоматически консолидируются в общие бюджеты, отчетность для руководства формируется всего за 1−2 дня — раньше на это уходило около месяца.
О компании
ООО «Логин НМП» — многопрофильная транспортно-экспедиционная компания. Является генеральным агентом международных морских контейнерных перевозчиков CSTAR LINE FZE и STF SHIPPING LIMITED на территории России. Компания организует регулярные судозаходы в порты Новороссийска, Санкт-Петербурга и Находки, обеспечивая надежное логистическое сопровождение внешнеторговых операций с Турцией, Египтом, Саудовской Аравией, ОАЭ, Пакистаном, Индией, Вьетнамом, Южной Кореей, Китаем и другими странами.
Головной офис расположен в Москве. Филиалы и обособленные подразделения работают в Новороссийске, Санкт-Петербурге, Владивостоке и Находке. В штате более 150 сотрудников.
Компания предоставляет полный цикл логистических услуг: морские, автомобильные и железнодорожные перевозки, в том числе, со сложной логистикой, доставкой «дверь-дверь», работой с рефрижераторными, опасными и негабаритными грузами.
Ситуация до внедрения
До начала проекта процесс бюджетирования и управленческого учета в ООО «Логин НМП» осуществлялся вручную, без использования специализированного программного обеспечения. Все бюджетные формы хранились и заполнялись в Excel, что создавало ряд существенных неудобств и ограничений. Финансовый директор самостоятельно занимался разработкой плановых показателей, собирая данные из разных источников, что требовало значительных временных затрат и повышало риск ошибок.
План-фактный анализ выполнялся вручную, а сбор фактических данных занимал много времени и сопровождался неточностями. Не было единой системы или правил сбора фактической информации, что приводило к несогласованности данных между подразделениями. Это значительно снижало точность и достоверность финансового анализа.
Для согласования бюджетов использовалась электронная почта. Такая организация взаимодействия замедляла принятие решений и усложняла контроль сроков предоставления данных.
Еще одной серьезной проблемой была консолидация бюджетов. Поскольку данные формировались в множестве отдельных Excel-файлов, их объединение в единый бюджет компании занимало до двух недель.
В целом, ручная обработка данных, отсутствие автоматизации и централизованного подхода к бюджетированию приводили к высокому уровню трудозатрат, увеличению вероятности ошибок и снижению прозрачности финансовой информации. Руководству компании стало очевидно, что для повышения эффективности управления финансовыми процессами необходима системная автоматизация.
Цели проекта
- Получение оперативной и точной финансовой информации. Руководству компании требовалось иметь возможность быстро формировать актуальный бюджет и анализировать его выполнение, чтобы своевременно реагировать на изменения в условиях динамичного рынка логистических услуг.
- Сокращение сроков подготовки бюджета. До внедрения процесс создания бюджета занимал до одного месяца из-за ручного сбора данных по филиалам и множества согласований. Компания нуждалась в инструменте, который позволит значительно ускорить подготовку бюджета и сделать его действительно рабочим документом.
- Передача ответственности за данные сотрудникам подразделений. Финансовый директор вынужден был самостоятельно собирать данные со всех филиалов, что создавало нагрузку и повышало риск ошибок. Клиент хотел переложить часть ответственности на сотрудников подразделений, повысив их вовлеченность и точность предоставляемой информации.
- Автоматизация план-факторного анализа. Сравнение фактических показателей с плановыми выполнялось вручную, что занимало много времени и не позволяло оперативно выявлять отклонения. Компании требовался механизм, позволяющий видеть расхождения в режиме близком к реальному времени и понимать причины их возникновения.
- Централизованная консолидация бюджетов всех филиалов. Отсутствие единого механизма бюджетирования приводило к тому, что данные собирались разрозненно и в разных форматах. Клиенту была необходима система, которая объединит бюджеты всех подразделений (в том числе в Санкт-Петербурге, Новороссийске, Владивостоке и Находке) в один общий бюджет компании.
- Повышение прозрачности и управляемости финансовыми процессами. В долгосрочной перспективе руководство компании стремилось получить четкое представление о финансовой ситуации в каждом подразделении, чтобы принимать более обоснованные управленческие решения и планировать развитие бизнеса.
- Подготовка к дальнейшему развитию финансовой функции. Автоматизация бюджетирования рассматривалась как первый шаг к цифровой трансформации финансового управления. Планировалось использовать систему как основу для последующего внедрения казначейства и автоматизации отраслевых форм отчетности.
Описание проекта
В качестве партнера по внедрению была выбрана команда «1С:Первого Бита» из Краснодара. Решение основывалось на опыте команды в автоматизации логистических компаний и положительных отзывах от других заказчиков.
Для решения задач был выбран программный продукт БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет на базе ПП 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ. Продукт предлагает готовые механизмы бюджетирования, аналитики и отчетности. Он соответствует потребностям бизнеса и легко интегрируется в существующие системы.
Проект внедрения системы управленческого учета в ООО «Логин НМП» начался с детального обследования текущих процессов бюджетирования и финансового управления. Специалисты «1С:Первого Бита» изучили, как в компании собирались данные, кто участвовал в формировании бюджетов и какие трудности возникали при согласовании и консолидации.
После анализа текущей ситуации команда перешла к моделированию будущей системы бюджетирования. Совместно с заказчиком была описана бюджетная модель компании, определены ключевые метрики, которые необходимо отслеживать, и выстроена логика взаимодействия между подразделениями и финансовым отделом. В результате было создано 13 бюджетных форм, соответствующих структуре и потребностям бизнеса. Также была разработана единая документация по сбору данных, которая легла в основу дальнейшей автоматизации.
Были спроектированы интерфейсы системы, формы бюджетирования, правила согласования и механизм консолидации бюджетов. Определили, как будут собираться фактические данные из регламентированного учета, чтобы минимизировать ручной ввод и повысить точность информации. Этот этап стал важным шагом к созданию удобной и понятной системы, в которой сотрудники подразделений смогут самостоятельно вносить свои плановые показатели, а фактические значения будут собираться системой автоматически.
Во время разработки были настроены все бюджетные формы, механизмы сбора фактических данных, согласования и консолидации бюджетов. Команда реализовала систему уведомлений, которая информирует пользователей о необходимости внести данные или согласовать бюджет в установленные сроки. Также были настроены права доступа, чтобы сотрудники видели только ту информацию, которая относится к их зоне ответственности. Такой подход позволил повысить прозрачность и контроль над процессами бюджетирования.
Этап внедрения включал обучение сотрудников, тестирование системы и запуск ее в промышленную эксплуатацию. Для оперативного взаимодействия использовался мессенджер Telegram, а перед началом внедрения состоялась встреча в офисе клиента, где были уточнены ключевые параметры проекта: сроки, бюджет и функционал. Во время самого внедрения организовывались ежедневные стендапы, чтобы быстро решать возникающие вопросы и обеспечить бесперебойную работу системы. Такой подход помог минимизировать простои и быстро адаптировать систему под реальные рабочие процессы компании.
После завершения внедрения система была передана на техническую поддержку. Сотрудники компании успешно используют БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет на базе ПП 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ для бюджетирования и ежемесячного план-факторного анализа. Процессы стали более управляемыми, ответственность за данные распределена, а отчетность для руководства формируется всего за один-два дня после ввода данных. Все поставленные задачи проекта выполнены, и компания планирует дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизацию казначейства и подготовку отраслевых форм отчетности.
Результаты
- Разработано 13 бюджетных форм, охватывающих ключевые направления финансового планирования компании, что позволило полностью перейти к системному подходу в бюджетировании.
- Плановые данные бюджетов теперь вносятся ответственными сотрудниками подразделений. Это повысило точность данных и уровень вовлеченности сотрудников.
- Выполнены настройки автоматического сбора фактических данных из регламентированного учета, что исключило ручной ввод информации и минимизировало риск ошибок.
- Сотрудники компании обучены работе с новой системой и теперь могут самостоятельно анализировать бюджетные показатели, сравнивать план и факт, выявлять отклонения.
- Процесс бюджетирования и согласования полностью переведен в цифровую среду: настроена система уведомлений для пользователей, контролируются сроки внесения данных и согласования бюджетов, что значительно повысило оперативность.
- Бюджеты подразделений автоматически консолидируются в общие бюджеты предприятия, что полностью исключило необходимость ручной работы с множеством Excel-файлов.
- Отчетность для руководителя формируется всего за один-два дня после ввода плановых и фактических данных, что сделало ее актуальной и полезной для принятия управленческих решений.
Комментарий клиента
Морев Андрей, финансовый директор ООО «Логин НМП»: «Спасибо за систему. Было сложно, но теперь мы существенно повысили скорость и качество аналитики отчетности для руководителя».
О партнере по автоматизации
«1С:Первый Бит» — международный интегратор IT-решений, реализующий проекты от построения ИТ-инфраструктуры до комплексной автоматизации учета, оптимизации бизнес-процессов и полномасштабной цифровой трансформации. Компания представлена в 9 странах мира, обслуживает более 320 000 постоянных клиентов различных отраслей и масштабов и объединяет команду из более чем 9 500 специалистов.
Офис «1С:Первый Бит» в Краснодаре — региональный интегратор решений 1С. Офис обладает экспертной квалификацией, подтвержденной официальными статусами и высокими позициями в отраслевых рейтингах. Предоставляет полный спектр услуг по автоматизации и цифровизации бизнеса: от поставки ИТ-оборудования до анализа данных и трансформации бизнес-моделей. Решения, внедряемые компанией в регионе, способствуют устойчивому развитию клиентского бизнеса и повышению его конкурентоспособности.
Проект выполнила компания 1С:Первый Бит, Краснодар, Центральный офис.
