Компания «Строительный Бум» смогла ускорить и упростить процесс закупок, перейдя от сложных ручных расчётов в Excel к автоматизированному модулю, встроенному в «1С:Управление торговлей» редакции 10.3. Это позволило менеджерам точнее управлять закупками, оперативно получать точную статистику по остаткам, продажам и рентабельности прямо в программе и автоматически формировать заказы нужным поставщикам, исключив человеческий фактор и сэкономив массу времени.
О компании
Компания «Строительный БУМ» была основана в 2000 году и на сегодняшний день представляет собой сеть гипермаркетов по розничной торговле строительными и отделочными материалами, товарами для дома и ремонта, также ведется торговля через интернет-магазин. 3 миллиона покупателей ежемесячно делают покупки. В магазинах представлено более 35 тысяч наименований товаров.
Компания управляет разветвленной сетью филиалов — под товарным знаком «Строительный бум» объединено несколько юридических лиц. В этом кейсе речь пойдет о внедрении в филиале в городе Орск, который был открыт Индивидуальным предпринимателем Халиковой Р. М. В филиале работает около 100 человек.
Причины автоматизации
Эффективное управление закупками для такой масштабной структуры — ключевой фактор успеха.
Перед нашей компанией — Инфостарт, стояла задача помочь компании уйти от ручных расчетов в файлах Excel, которые использовались для закупок.
До внедрения нашего решения процесс формирования заказов поставщикам был сложным и трудоемким. В компании работает около 15 менеджеров по закупкам, каждый из которых отвечает за свое товарное направление — сантехника, напольные покрытия, свет и т. д.
Основные проблемы были следующими:
- Ручное формирование заказов. Менеджеры собирали данные для заказа в «1С:Управление торговлей», но для анализа и финального расчета выгружали их в Excel. Это замедляло процесс и повышало риск ошибок из-за человеческого фактора.
- Множество отчетов. Чтобы получить полную картину по товару (остатки, оборачиваемость, рентабельность, продажи за период), приходилось формировать несколько разных отчетов, что было неудобно и отнимало много времени.
- Отсутствие единого инструмента. Процесс был разрозненным, что усложняло контроль и стандартизацию работы отдела закупок.
Компания искала решение, которое могло бы централизовать и автоматизировать процесс заказа, интегрировавшись в текущую учетную систему «1С:Управление торговлей» редакции 10.3.
Александр, ведущий программист 1С: «Задача состояла в необходимости создать автозаказ поставщикам. Его формировали, по сути, вручную. Работали в 1С:Управлении торговлей, но для сбора и анализа выгружали данные в Excel. Нужно было перестать работать в „Экселе“».
Поиск и выбор решения
Решение о покупке принимал технический отдел в лице ведущего программиста Александра. Рассматривались разные альтернативы на рынке, но выбор пал на продукт от «Инфостарт». Инфостарт — это маркетплейс, на котором представлены готовые авторские модули для автоматизации на 1С:Предприятие, площадка помогает масштабировать авторам свои разработки.
Ключевым фактором стала качественная техническая реализация и широкий функционал, который был продемонстрирован в обзоре продукта.
Александр, ведущий программист 1С: «Я принимал решение. Альтернативы были, но не много. После того, как ознакомились с обзором этого модуля, решили его купить. С технической точки зрения — это грамотное решение. Функциональность хорошая, настройки хорошие, очень удобно и грамотно написано».
Решение. Внедрение модуля «Автозаказ и управление запасами»
Модуль «Автозаказ и управление запасами» был успешно интегрирован в конфигурацию «1С:Управление торговлей» редакции 10.3, которая используется в компании. Перед полноценным запуском компания провела подготовительную работу: была собрана и загружена статистика продаж за несколько лет, чтобы алгоритмы автозаказа могли работать с релевантными данными и давать точные прогнозы.
Внедрение происходит поэтапно. На данный момент на новую систему перешли менеджеры нескольких ключевых направлений, и уже сейчас видны первые результаты.
Результаты. Удобство, скорость и вся информация в одном окне
Несмотря на то, что проект внедрения еще в процессе, первые пользователи уже оценили преимущества нового инструмента. Сейчас активно используют и работают с новой системой на постоянной основе 3 менеджера.
Что изменилось для менеджеров по закупкам?
Скорость и удобство. Процесс формирования заказа стал значительно быстрее.
«Когда система посчитала, сколько и какого товара требуется, мы выбираем поставщика и можно размещать заказ. Для этого в системе есть функционал для работы с поставщиками», отмечает менеджер по закупкам.
Система позволяет отправлять запросы поставщикам, загружать ответы в базу и сравнить поставщиков между собой.
Вся аналитика в одном месте. Больше не нужно формировать несколько отчетов. Вся необходимая информация для принятия решения — остатки, оборачиваемость, минимальный запас, рентабельность продаж — доступна в одном окне. Сейчас система управления запасами позволяет: автоматически перемещать товары из центра в магазины, перемещать товары в магазины из нескольких распределительных центров, пополнять запасы из соседних магазинов, вручную возвращать товар из магазинов в центр, пополнять товары на центральном складе, выравнивать остатки между магазинами, возвращать излишки из магазинов в центр, формировать заказ поставщику напрямую в каждый магазин.
Отказ от файлов Excel: весь цикл работы теперь проходит внутри 1С, что исключает ошибки при переносе данных и экономит время.
Александр, ведущий программист 1С: «Менеджеры по закупкам уже начали работать и говорят: да, быстрее стало, удобнее. Они уже хвалят решение. Раньше они собирали информацию несколькими отчетами. Теперь все видно в одном отчете. Продукт заслуживает большого распространения, нам очень понравилось!».
Итоги и планы на будущее
Внедрение модуля «Автозаказ и управление запасами» — яркий пример того, как современный IT-инструмент решает классические проблемы торгового предприятия.
Даже на начальном этапе внедрения решение по автоматизации доказало свою ценность, получив положительные отзывы как от технических специалистов за качество кода и функциональность, так и от конечных пользователей за удобство и экономию времени.
Что изменилось для менеджеров по закупкам:
- Скорость формирования заказов выросла в разы. Ручной сбор данных в Excel занимал от нескольких часов до целого рабочего дня. Теперь система автоматически рассчитывает потребность в товаре, и менеджеру остается лишь проверить данные и выбрать поставщика.
- Комментарий менеджера по закупкам: «Когда система посчитала, сколько и какого товара требуется, мы выбираем поставщика и можно размещать заказ. Для этого в системе есть функционал. Раньше на подготовку заказа уходил почти день, сейчас — около часа».
- Вся аналитика в одном окне. Исчезла необходимость формировать и сводить до 5−7 разных отчетов. Ключевые метрики для принятия решений — остатки, оборачиваемость, минимальный запас, рентабельность продаж — теперь доступны в едином интерфейсе. Это не только экономит время, но и повышает качество решений за счет целостности картины.
- Повысилась точность данных и снизились операционные риски. Полный отказ от работы в Excel исключил ошибки, связанные с ручным переносом данных и «человеческим фактором». Процесс стал контролируемым и стандартизированным.
- Упростилась работа с поставщиками. Встроенный функционал позволяет отправлять запросы, загружать коммерческие предложения и объективно сравнивать условия разных поставщиков прямо в системе 1С.
Первые измеримые результаты (спустя 1 месяц после внедрения):
- Сокращение времени на формирование заказа: на 60−80% для менеджеров, перешедших на новую систему.
- Увеличение частоты анализа ассортимента: менеджеры теперь могут проводить анализ ежедневно, а не раз в неделю, как раньше.
- Повышение прозрачности процесса: руководство получило единый инструмент для контроля работы отдела закупок.
Александр, ведущий программист 1С: «Менеджеры по закупкам уже начали работать и единогласно отмечают: стало значительно быстрее и удобнее. Они больше не тратят время на механическую работу. Раньше они собирали информацию из нескольких отчетов, теперь по сути все видно в одном окне.»
Компания планирует постепенно перевести всех менеджеров по закупкам на работу в новой системе, что позволит полностью стандартизировать и автоматизировать один из важнейших бизнес-процессов.
Работы по проекту выполнила компания «Инфостарт».
