Компания PILOUS (производитель ленточнопильных станков) столкнулась с типичной для МСБ проблемой: заказы проходили через три контура – 1С, отдельную CRM и ручные согласования. Из за этого росли задержки и ошибки, а масштабирование продаж упиралось в пропускную способность команды.
Решение оказалось проще, чем кажется: вместо внедрения новой системы доработали действующую «1С:Управление торговлей» – и объединили в ней продажи, производство, склад и логистику. Результат: обработка заказа ускорилась в 3 раза, количество заказов выросло с 18 до 30 в месяц – и все это без расширения штата.
Больше заказов – больше ручной работы: где вязнет процесс
Менеджеру нужно было определить потребность клиента, подобрать оборудование, проверить наличие и сроки пополнения, рассчитать цену и прибыльность, подготовить предложение, передать заказ в производство, проконтролировать склад и отгрузку. Часть информации приходилось искать в разных источниках и переносить вручную.
Для бизнеса это создавало несколько рисков:
- Продажа товара, которого фактически нет в наличии: менеджеру требовались дополнительные проверки склада и сроков пополнения.
- Риск убыточной сделки: при подготовке предложения было сложно сразу оценить реальную валовую прибыль по позиции и понять, насколько допустима скидка.
- Задержки при передаче заказа в производство: менеджер заполнял отдельную анкету, согласовывал ее, передавал данные и затем контролировал, что заказ принят в работу.
- Ошибки на складе: часть продукции хранится в закрытых упаковках и продается погонными метрами, поэтому идентификация содержимого требовала дополнительных действий.
- Повторный ввод данных при отгрузке и подготовке документов.
- Недостаточная прозрачность для руководителя: чтобы разобраться в причине отклонения, нужно было собирать информацию по отдельным этапам.
Целью проекта стало не внедрение еще одной системы, а развитие уже используемой 1С так, чтобы заказ проходил через продажи, производство, склад, логистику и оплату в одном управляемом контуре.
Шесть болевых точек – шесть решений
1. Интерес, звонок и заказ – теперь в одной системе
В 1С доработали CRM-функционал документа «Интерес». Менеджер теперь может фиксировать и квалифицировать потребность клиента в той же системе, где затем формируется заказ. Звонки выполняются через 1С с сохранением записей.
Польза для бизнеса: руководитель получил возможность контролировать качество коммуникаций и разбирать причины ошибок, а менеджеру не нужно переключаться между отдельными программами на ключевых этапах работы с клиентом.
2. Скидка без сюрпризов: прибыль видна еще до подписания
Для отдела продаж разработали механизм ценообразования, который показывает реальную валовую прибыль по каждому товару с учетом курса на день закупки. Теперь еще до согласования условий с клиентом менеджер видит, как цена и скидка влияют на доходность.
Польза для бизнеса: снижен риск продажи оборудования с отрицательной доходностью, а согласование скидок и специальных условий опирается на фактическую прибыльность сделки, а не только на прайс-лист.
3. Одна кнопка вместо анкеты: заказ стартует в производство за 5 минут
В форме «Заказ клиента» появилась команда «Запустить заказ». Система формирует данные по номенклатурной группе и передает информацию в производство.
Раньше процесс включал ручное заполнение анкеты, согласование, передачу, уточнения и отдельный контроль запуска. По экспертной оценке проектной команды, активное время на этот этап сократилось с 20–30 до 3–5 минут – более чем на 80%.
Польза для бизнеса: заказ быстрее переходит из продажи в исполнение, снижается зависимость от ручной передачи информации и риск задержки из-за пропущенного действия.
4. 100 позиций за полчаса: прайс не надо обновлять вручную
Для номенклатуры разработали групповую обработку: свойства и наименования можно менять сразу для группы позиций. Менеджеры также видят количество товара и сроки пополнения.
Время обработки типового массива из 100 позиций сократилась с 2–3 часов до 20–30 минут – примерно в 5–6 раз.
Польза для бизнеса: меньше времени уходит на рутинное обновление данных, а менеджер быстрее понимает, что можно предложить клиенту сейчас и когда ожидается пополнение.
5. Склад видит, что внутри, не вскрывая коробки
В 1С доработали штрихкодирование серий и интеграцию с терминалами сбора данных. Теперь сотрудник склада сканирует закрытую упаковку и видит, какие изделия и в каком количестве находятся внутри.
До проекта инвентаризация занимала от одного до трех рабочих дней и сопровождалась расхождениями. После доработок она укладывается в один рабочий день, а число ошибок сведено к минимуму.
Польза для бизнеса: складские данные стали точнее, уменьшилось количество ручных проверок, а риск продажи отсутствующего товара снижен.
6. Отправка за 7 минут: данные летят в «Деловые линии» без перепечатывания
Настроили интеграцию 1С с транспортной компанией «Деловые линии». Характеристики отправления формируются на основании данных системы. Также автоматизирована подстановка основного расчетного счета и подготовлены печатные формы для разных организаций группы компаний.
Время оформления одной отправки сократилось с 15–20 до 5–7 минут.
Польза для бизнеса: меньше повторного ввода и меньше ошибок в реквизитах и параметрах отправки.
Один маршрут от интереса до оплаты – под контролем руководителя
После проекта 1С сопровождает заказ по ключевым этапам: интерес клиента → подбор оборудования → расчет цены и валовой прибыли → заказ и запуск в производство → склад → отгрузка → контроль оплаты.
Руководитель видит не только итог продажи, но и причины отклонений: условия сделки, прибыльность, статус заказа и прохождение этапов. Это помогает быстрее принимать решения по скидкам, специальным условиям, работе менеджеров и проблемным заказам.
420 часов в год: что забрала у рутины доработка 1С
- Скорость обработки типового заказа: с 1,5–2 часов до 30–40 минут. По средним значениям диапазонов – на 67% быстрее, или примерно в 3 раза.
- Среднее количество заказов: с 18 до 30 в месяц, рост на 67%.
- По оценке руководителя проекта, объем продаж и количество заказов на одного менеджера выросли на 10–20%.
- Экономия времени только на обработке заказов - около 35 часов в месяц, или примерно 420 часов в год. Это эквивалентно более чем 52 восьмичасовым рабочим дням.
- Количество ручных шагов в типовом заказе, по экспертной оценке, сократилось примерно с 10–12 до 4–5.
- Передача заказа в производство - с 20–30 до 3–5 минут.
- Массовая обработка 100 позиций - с 2–3 часов до 20–30 минут.
- Оформление одной отправки - с 15–20 до 5–7 минут.
- Инвентаризация - один рабочий день вместо периода до трех дней.
* Показатели передачи в производство, массовой обработки, оформления отправки и количества ручных шагов - экспертная оценка проектной команды по типовым сценариям.
Рост без найма: та же команда выполняет больше заказов
Главный эффект проекта – рост пропускной способности существующей команды. Компания обрабатывает больше заказов, при этом сотрудники тратят меньше времени на перенос данных, согласования и повторные проверки.
Автоматизация также снизила риски, которые напрямую влияют на деньги и качество обслуживания: продажу отсутствующей продукции, убыточные сделки, несвоевременную передачу заказа в производство, ошибки при идентификации товара и повторном вводе данных.
Сквозной контроль помогает раньше заметить отклонение и понять, на каком этапе возникла проблема. Информация о наличии и сроках пополнения позволяет точнее планировать загрузку склада ходовыми позициями, а контроль заказа до оплаты усиливает дисциплину исполнения и контроль дебиторской задолженности.
Менять систему не обязательно, менять подход – да
Проект показывает, что эффект от цифровизации можно получить без замены действующей системы: достаточно последовательно автоматизировать самые болезненные участки и связать их в единый маршрут.
PILOUS получил не набор отдельных доработок, а рабочий процесс, в котором 1С связывает продажи, производство, склад, логистику и оплату. Обработка заказа ускорилась в 3 раза, число заказов выросло с 18 до 30 в месяц, а только на обработке заказов высвобождается около 420 рабочих часов в год.
Для бизнеса это означает главное: больше заказов можно проводить через существующую команду быстрее, с меньшим количеством ручных операций и с более прозрачным контролем прибыльности, сроков и исполнения.
Проект выполнила компания ООО «Диалог ИТ» 28463-40