«Новые технологии» перешли на цифру: как автоматизация в 1С удвоила скорость обработки заказов

Как удвоить скорость обработки заказов в фармацевтической торговле? Компания «Новые технологии» нашла ответ в автоматизации: переход на современную версию «1С:Управление торговлей» редакции 11 позволил не только в два раза ускорить выполнение клиентских заявок, но и выстроить сквозные бизнес‑процессы — от приемки товара до отгрузки и работы с маркировкой. В кейсе — детали модернизации учетной системы, интеграция с ГИС «Честный знак», ФГИС «Меркурий» и ТСД, а также реальные цифры эффективности: сокращение времени инвентаризации на 55%, ускорение отгрузки на 32% и минимизация ручных ошибок.

О компании

ООО «Компания «Новые технологии» более 20 лет работает в сфере оптовой и розничной торговли ветеринарными фармацевтическими препаратами. Головной офис расположен в Курске, также компания имеет филиал в Старом Осколе, сеть собственных ветеринарных аптек и торговых представителей в других регионах, в том числе в Белгородской, Липецкой, Воронежской, Брянской, Орловской, Рязанской, Калужской, Тульской и Ленинградской областях.

Цель компании: максимальная удовлетворенность покупателя качеством предоставляемых услуг, которые включают консультации специалистов, подбор ветеринарных препаратов и оптимальных схем лечения, оперативность выполнения заявок, доставку до покупателя собственным транспортом, организацию семинаров для специалистов хозяйств-партнеров по желаемой тематике.

В 2025 году «Компания «Новые технологии» вошла в ТОП-1000 успешных российских поставщиков по итогам работы на площадке B2B-Center в 2025 году.

Работа до автоматизации

До старта проекта учет в компании «Новые технологии» велся в устаревшей версии программы «1С:Управление торговлей» редакции 10. Бизнес-процессы были неэффективными: обработка заказов и отгрузка товаров занимали много времени, в ручном учете возникали ошибки, а управление складскими запасами было неточным (считали вручную).

Бизнес-процессы в ООО «Компания «Новые технологии» до автоматизации

Бизнес-процессы компании устроены следующим образом:

• Организация осуществляет оптовую и розничную продажу ветеринарных препаратов через несколько оптовых складов и розничных точек, расположенных в Курске и близлежащих областях.
• Служба закупок организации занимается занесением документов поступления.
• Отдел продаж выписывает закрывающие документы по реализациям.

В программе не использовалось управление продажами с помощью Заказов (поставщикам и клиентов). Блок учета планирования в программе 1С:УТ10 не использовался. При этом в компании ведется учет импортного товара.

Был доработан механизм выгрузки в розничные торговые точки и загрузки в 1С:УТ ред.10 информации из 1С: Розницы. Кроме того, реализован нетиповой механизм обмена с 1С:Бухгалтерией.

Толчком к модернизации послужили следующие факторы: изменения в законодательстве, требующие работы с маркировкой и интеграции с государственными информационными системами («Честный знак», ФГИС «Меркурий»), необходимость автоматизации складов, минимизация ручных операций, повышение качества управленческого учета.

Была поставлена задача модернизировать систему учета и управления, которая позволила бы:

• сократить время обработки заказов;
• уменьшить количество ручных ошибок в учете;
• оптимизировать управление складом, повысить точность учета товаров за счет интеграции ТСД (терминалов сбора данных);
• улучшить взаимодействия с поставщиками и партнерами;
• обеспечить бесперебойный обмен данными между 1С и другими системами;
• повысить управляемость бизнеса, получать аналитику в реальном времени по продажам, остаткам, закупкам и доходности предприятия.

Решение

Для решения поставленных задач было принято решение модернизировать систему учета и управления за счет внедрения современной информационной системы на базе программного продукта «1С:Управление торговлей» редакции 11.5.

Единая информационная система компании построена на базе решений «1С:Управление торговлей», «1С:Розница» и «1С:Бухгалтерия».

Были автоматизированы все ключевые направления, в том числе продажи, закупки, складской учет, розница и интеграции с внешними системами.:

1. Торговый цикл:

• Продажи: автоматизация от оформления заказов и ценообразования до планирования продаж, оптовой и розничной торговли, а также взаиморасчетов с покупателями.
• Закупки: полный цикл снабжения — от создания заказов поставщикам и планирования закупок до учета поступления товаров и управления взаимоотношениями с контрагентами.

• Управление запасами, их резервированием.
• Детальный контроль партионного учета: серийные номера, сроки годности, сертификаты.

• Автоматизирован полный цикл для розничных и оптовых продаж: от поступления на склад до отгрузки и вывода из оборота.
• Обеспечено соблюдение требований законодательства по маркировке, включая интеграцию с ЦРПТ («Честный знак»).

Внедрены решения для автоматизации ключевых операционных процессов:

1. Механизм обработки «сложных» отгрузок из ЕАЭС: автоматизирован процесс получения и подписания документов приемки через API Честного Знака для отгрузок из стран ЕАЭС.

1. Сквозной мониторинг документооборота: разработана и внедрена интеграционная схема, обеспечивающая сквозное отображение документов и их актуальных статусов в ИС МП для прозрачности статусов маркировки без переключения между системами.

1. Контроль сканирования маркировки и выявление расхождений: разработан инструмент оперативного выявления расхождений между фактическими сканами и данными из ЧЗ с детализацией по КМ.

1. Автоматизация ветеринарного сопровождения: реализована печать полных свидетельств непосредственно из 1С для ускорения оформления документов.

Система была успешно связана с внешними сервисами и оборудованием:

• Терминалы сбора данных (ТСД) для автоматизации складских операций.
• Системы дистрибуции оптовых поставщиков.
• Государственные информационные системы («Честный знак», ФГИС «Меркурий»).
• Прочие сторонние решения и сервисы.

Уникальность проекта заключалась в успешном решении сложных задач:

• Масштабная миграция данных: был осуществлен перенос обширной номенклатурной базы, состоящей из 20 000 позиций, с детализацией до характеристик.

• Автоматизация склада: настроена интеграция с терминалами сбора данных (ТСД), что позволило автоматизировать приемку, отгрузку и инвентаризацию.

При приемке товар сканируется на ТСД. 1С:УТ через API Честного знака проводит проверку. Расхождения блокируют оприходование.

При отгрузке по оптовому заказу сканирование КМ на ТСД автоматически инициирует их выбытие из оборота в Честном знаке.

Продажа через кассу в 1С:Рознице со сканированием КМ приводит к фискализации чека и автоматическому выбытию КМ через обмен с 1С:УТ.

• Сквозная интеграция: реализованы механизмы обмена данными с 1С:Бухгалтерией, розничными точками, оптовыми поставщиками по схеме дистрибуции, а также с государственными системами («Честный знак», ФГИС «Меркурий»).

Результаты автоматизации:

Внедрение новой системы модернизировало ключевые бизнес-процессы компании и принесло значимые положительные результаты:

Соответствие законодательству и современная ИТ-инфраструктура:

• осуществлен переход на современную платформу «1С:Управление торговлей 8 ред.11.5»
• адаптированы и автоматизированы ключевые бизнес-процессы: цикл закупок и продаж, складская логистика и управление остатками, документооборот и учетные операции;
• выполнена миграция НСИ и начальных остатков из старой информационной системы;
• обеспечено соответствие требованиям российского законодательства к торговым операциям и отчетности.

Оптимизация операционной деятельности:

• обработка заказов: скорость выполнения заказов клиентов увеличилась в 2 раза за счет автоматизации рутинных операций;
• складские операции:
  • время проведения инвентаризации сокращено на 55% благодаря автоматизации учета и мобильным решениям;
  • процесс отгрузки заказов ускорен на 32% за счет оптимизации маршрутов комплектации и автоматического формирования сопроводительных документов.

Повышение качества учета и управленческой отчетности:

• точность данных: количество ручных ошибок в учете сведено к минимуму благодаря автоматизации операций и контролю на всех этапах;
• прозрачность процессов: обеспечен полный контроль движения товаров от поступления до отгрузки с возможностью оперативного отслеживания на каждом этапе;
• отчетность: разработаны управленческие и аналитические отчеты для анализа эффективности бизнеса.

Ключевые качественные изменения в бизнес-процессах:

От оперативного учета к управлению. «1С:Управление торговлей» редакции 10.3 использовалась как система фиксации свершившихся фактов (приняли, продали). «1С:Управление торговлей» редакции 11 стала инструментом планирования и управления — планируются продажи, формируются заказы поставщикам, резервируются товары, управляются контакты с контрагентами.

От изолированности к сквозной прозрачности. Разрозненные виды учета (опт, розница, бухгалтерия) и нетиповые обмены заменены на единое информационное пространство. Данные из «1С:Розницы», с ТСД, из ГИС поступают в «1С:Управление торговлей» редакции 11 в режиме, близком к реальному времени.

От ручного труда к автоматизации. Наиболее ярко это видно на следующих примерах:

• работа склада: ручной ввод товара заменен на сканирование с использованием ТСД.
• маркировки: ручная работа с Честным Знаком автоматизирована в рамках складских процессов.
• документооборот: ручной поиск статусов в личных кабинетах ГИС автоматизирован на сквозной мониторинг в 1С.

Анисимова Наталья Васильевна, финансовый директор ООО «Компания «Новые технологии»: «Нам удалось не просто перейти на поддерживаемую версию 1С, а коренным образом модернизировать всю систему управления. Обработка заказов теперь занимает в два раза меньше времени, а склад стал работать как часы. Мы получили надежный инструмент, который полностью соответствует требованиям законодательства и позволяет бизнесу расти дальше. Благодаря экспертизе и опыту специалистов из компании «Мега-Ком» за короткий срок были собраны требования к процессу модернизации учетной системы на базе «1С:Управление Торговлей 8». К началу 2025 года были разработаны удобные пользовательские отчеты и документы, необходимые нам для оперативной работы, настроено торговое оборудование и обмены с внешними системами. Организована оперативная поддержка пользователей. Данный проект позволил перевести нашу работу на новый уровень обеспечив высокую эффективность, автоматизацию и контроль ключевых бизнес-процессов, а также сокращение времени на обработку данных.»

Работы по проекту выполнены компанией «Мега-Ком».