О компании
Мясной бутик «Алем» уже 8 лет занимается производством, продажей и доставкой свежей мясной продукции, соответствующей стандартам «Халяль», что подтверждается сертификатом, выданным Духовным управлением мусульман Крыма.
Торговая марка «Алем» — это не только сеть популярных магазинов в Крыму, но ещё и уникальный этно-ресторан, который находится в древнем здании 19 века, выполненном в крымскотатарском стиле. Все блюда ресторана готовятся по старинным рецептурам и технологиям, которыми пользовались далекие предки крымских татар.
Зачем нужна автоматизация
С самого начала мы выполняли автоматизацию по мере поступления задач. Когда начиналось внедрение, у заказчика был интернет-магазин и программный продукт «1С:Управление торговлей» для учета торговых операций и работы со складом.
С декабря 2021 года у клиента появилось производство и доставка товаров. Для учета новых процессов, функционала программного продукта «1С:Управление торговлей» стало не хватать. Менеджеры и сотрудники производства работали на планшетах, поэтому заказчику хотелось оптимизировать интерфейс программы, для повышения удобства и скорости работы.
Помимо прочего, в сети магазинов «Алем» в 2 раза расширился ассортимент, поэтому требовалась автоматизация работы со складом.
Выбор программного продукта и партнера
Руководство сети магазинов «Алем» искало партнера для решения своих задач в интернете и обратило внимание на нашу компанию «Лаборатория Форт Крым».
Со слов заказчика ему понравилось, что наша компания работает с 1999 года, имеет много специалистов в штате и филиалы в 5 городах Крыма.
После изучения бизнес-процессов в компании заказчика мы пришли к выводу, что для решения поставленных задач идеально подходит программа «1С:Управление нашей фирмой».
В первую очередь мы провели демонстрацию программы и настроили тестовый доступ для 5 сотрудников. Через неделю согласовали с заказчиком, как выполнить необходимые доработки и перенести данные из старой системы учета, не останавливая производство.
В итоге заказчик принял решение о начале проекта автоматизации бизнеса с помощью рекомендованной нами программы «1С:Управление нашей фирмой».
Ход проекта
Внедрение осуществлялось поэтапно, с учетом всех особенностей бизнеса клиента.
Этап 1. Перенос данных и справочников из старой системы учета
В первую очередь, клиенту было важно сохранить данные из прошлой системы, поэтому мы решили выполнить перенос. Основное, что нам надо было перенести — справочник «Номенклатура». Для корректного переноса в «1С:Управление нашей фирмой» в одноименном справочнике добавили реквизиты, аналогичные реквизитам в «1С:Управление торговлей». Это был маленький шаг на старте всего пути автоматизации.
Этап 2. Доработка интерфейса
В сети магазинов «Алем», менеджеры и сотрудники производства, работали с программой на планшете, с помощью приложения «1С:УНФ в облаке». Приложение позволяло работать с основной базой «1С:Управление нашей фирмой» в режиме онлайн, но заказчик хотел сделать работу удобнее. Для этого, решили выполнить доработки интерфейса программы.
Рабочее место кладовщика
Для корректной сборки заказа клиента и заявки магазина в цехе не хватало наглядного отображения, сколько продукции заказали и сколько собрали. Для решения этой задачи было разработано рабочее место кладовщика.
В рабочем месте кладовщика указывается количество товара, которое собрано по заявке из магазина и именно это количество будет перемещено в магазин. Товары, перемещенные в магазин, отражаются в документе «Перемещение запасов», что позволяет клиенту поддерживать всегда актуальные остатки на складах.
Рабочее место производства
Для удобства работы на производстве было разработано рабочее место производства, позволяющее указывать количество произведенной продукции.
Директор сети магазинов «Алем», об удобстве и процессе работы в новом интерфейсе «1С:Управление нашей фирмой»
При нажатии на кнопку «Создать выпуск» создается документ «Производство», при проведении которого происходит оприходование произведенной продукции на выбранный склад.
Этап 3. Работа с клиентами, у которых есть просроченная задолженность
С ростом числа клиентов в сети магазинов «Алем» все более явной становилась проблема контроля дебиторской задолженности. Для предупреждения менеджеров о задолженности клиента доработали документы:
- Заказ покупателя: добавили строку «Задолженность просрочена на (кол-во дней просрочки)» красным шрифтом. Если задолженности нет, то строка не выводится.
- Расходная накладная: в шапку документа добавили строки «Должен нам (сумма долга). Задолженность просрочена на (кол-во дней просрочки)» красным шрифтом, если задолженность просрочена. Если задолженность не просрочена выводится только строка «Должен нам (сумма долга)» серым шрифтом. В случае, когда задолженности нет — ничего не выводим.
Также при создании документа «Заказ покупателя» с клиентом, у которого просрочена задолженность, всплывает окно с предупреждением: «У клиента просроченная задолженность. Отгружать товар не рекомендуется». Пользователю предлагается на выбор два варианта:
- Продолжить все равно.
- Закрыть документ.
Аналогично с созданием документа «Расходная накладная».
Помимо прочего, в документе «Расходная накладная» с клиентом, у которого просрочена задолженность, при попытке провести документ всплывает окно с предупреждением «У клиента просроченная задолженность. Вы уверены, что хотите провести документ отгрузки?» с тремя вариантами выбора:
- Провести все равно.
- Сохранить без проведения.
- Закрыть без сохранения.
Этап 4. Оптимизация работы с коммерческими клиентами
Ранее заказчик работал по схеме: заказы поступали к менеджерам, после чего документы выписывал бухгалтер, работающий удаленно, и отправлял менеджеру на почту для последующей работы с клиентом.
Такая схема работы была неудобна, поэтому мы настроили права пользователей. Это позволило перенести обязанности по выписке отгрузочных документов с бухгалтерии на менеджеров.
Благодаря оптимизации работы с коммерческими клиентами, расходы на бухгалтерское обслуживание сократились на 12%.
Этап 5. Автоматизация работы предприятия с использованием ТСД
Для работы со складом установили и настроили «Mobile Smarts» с последующим подключением к «1С:Управление нашей фирмой». Установили «Склад 15» на терминал сбора данных, после чего подключили терминал сбора данных (далее ТСД) к серверу «Mobile Smarts» для обмена между «1С:Управление нашей фирмой» и ТСД в режиме online.
В программе создали и настроили бизнес-процессы обмена документами с ТСД. Подключение ТСД позволило автоматизировать операции прихода, перемещения, списания, инвентаризации и производства.
Этап 6. Обучение пользователей
После выполнения необходимых доработок, мы приступили к обучению пользователей заказчика работе в программе: показали, как работать с новыми документами, объяснили принцип их взаимодействия.
Результаты
Благодаря автоматизации и оптимизации работы предприятия, были достигнуты следующие результаты:
- Сократилась стоимость бухгалтерского обслуживания за счет переноса обязанностей по выписке закрывающих документов с бухгалтерии на менеджеров.
- Оптимизирован контроль дебиторской задолженности и работа с должниками.
- Благодаря проекту внедрения была оптимизирована работа предприятия в целом, что способствовало увеличению количества заказов.
- Адаптированный для работы с планшета интерфейс стал гораздо удобнее, что в 2,5 раза увеличило скорость работы менеджеров и сотрудников производства. Это позволило сотрудникам справиться с увеличенным объемом заказов, что повысило прибыль компании на 43,6%.
- Использование терминала сбора данных позволило повысить прозрачность учета и существенно сократить время проведения инвентаризации.
- Настроенная аналитическая отчетность позволила руководству получать оперативные отчеты доходов и расходов, рентабельности компании в целом.
Работы по проекту выполнила компания «Лаборатория Форт Крым».
