Международная школа в Казани открылась в 2014 году и считается одним из самых престижных учебных заведений города. Это — единственное учебное заведение в России, аккредитованное сразу по четырем направлениям: трем направлениям International Baccalaureate (Международный бакалавриат) и сертификацией Содружества международных школ, где по окончании учащиеся получают российский аттестат и диплом IB. Благодаря современным подходам к образовательному процессу выпускники школы поступают в высшие учебные заведения многих стран мира. Поэтому с каждым годом количество желающих обучаться в школе растет.
При поступлении ребенок проходит тестирование по математике, иностранному языку и собеседование с психологом, а родитель — заполняет регистрационные данные, подписывает договор. До внедрения «1С:Документооборот» документы подписывались на бумаге, обработка данных занимала много времени. Процесс сбора и хранения информации не был автоматизирован полностью, лишь частично с помощью Excel. Документы подписывались во время очных встреч.
Тогда появилась потребность в программе, которая бы обеспечила дистанционный формат взаимодействия родителей и школы: заполнение анкетных данных, подписание согласий и договоров, формирование квитанций на оплату в любое удобное время и в онлайн режиме.
Таким решением стал «Личный кабинет», созданный на базе «1С:Документооборот ПРОФ» компанией 1С-Рарус. Новое решение позволило Международной школе Казани работать с «Личным кабинетом» на компьютере или мобильном телефоне.
Интерфейс программы интуитивно понятный, состоит из трех шагов для заполнения данных.
Шаг 1: заполнение информации о родителе/законном представителе ребенка, оплата регистрационного взноса.
Шаг 2: заполнение анкетных данных, прикрепление фотографии, медицинских справок, подписание согласий.
Шаг 3: подписание договора и оплата обучения.
Данные, которые заполняет родитель, автоматически отображаются в «1С:Документооборот ПРОФ». На основании полученных сведений сотрудник МШК формирует карточку ребенка и готовит договор.
Результаты
Теперь личные дела учеников дополнительно хранятся в электронном формате в единой базе. Упрощается поиск и хранение данных школьников и родителей.
Оповещения происходят через sms. Родитель получает информацию о результатах тестирования ребенка и оперативно приступает к следующему шагу — подписанию договора, который сформирован сотрудником школы. Сокращается время на информирование и обзвон родителей.
Заключить договор с образовательным учреждением теперь можно удаленно. Родитель подписывает документ через sms. На стороне школы договор подписывается электронной подписью. Это экономит время на подписание документов.
На третьем шаге также производится оплата за образовательные услуги. Вместе с договором формируется квитанция. Оплатить услуги можно в банке, предварительно распечатав квитанцию, или просканировать QR-код и перечислить деньги через мобильное приложение банка.
Под каждым шагом расположено поле для отображения статуса: «Начать», «На проверке», «Рассмотрено», «Перейти». Родитель всегда знает, на каком этапе находится заявление, тестирование, подписание договора и оплата. Менеджеры по набору учащихся экономят время на оповещениях, а родители спокойны о порядке зачисления детей.
«Личный кабинет» сокращает время на зачисление учеников и позволяет анализировать результаты приемной кампании в целом. Например, сформировать отчет о количестве учеников, которые находятся на разных этапах зачисления.
Программа «Личный кабинет», разработанная на базе «1С:Документооборот ПРОФ», позволила снизить нагрузку на сотрудников школы, занимающихся приемом новых учеников, а также частично перевести архив в электронный формат.
