Представьте: каждый день бухгалтер розничной сети «Чешский лев» проводил за компьютером по несколько часов, вручную настраивая акции в 30 магазинах, подключаясь к каждому магазину по отдельности. Один неверный клик — и скидка срабатывает не там, где нужно. Но всё изменилось, когда в игру вступила команда компании «Лайнкор». Рассказываем, как «1С:Комплексная автоматизация 2» превратила муторный процесс в пару кликов и почему это стало прорывом для сети пивных магазинов.
О компании
На сегодняшний день ИП Мельников Дмитрий Михайлович более 20 лет развивается в сфере розничной торговли. На сотрудничество с брендом «Cesky Lev» он обратил внимание не просто так. Дело в том, что концепция пивоварения заключается в чешском подходе: чешские рецептуры, технологии, оборудование, хмель. Варение пива производится по ГОСТ, используя при этом технологию «4 котла». В составе пенного классические ингредиенты: солод, хмель, дрожжи, вода. Процесс создания пива автоматизирован.
Это свидетельствует о качестве продукции, а, следовательно, и о её привлекательности для клиента. Собственно, поэтому Дмитрий Михайлович и положил глаз на создание бизнеса вокруг данного золотисто-пшеничного льва.
На сегодняшний день бренд на слуху, узнаваем и любим. По отзывам многих партнеров, франшиза набрала темп и не планирует останавливаться.
Из чего же «сделаны» розничные магазины? Подсмотрим в разрезе:
- Узнаваемый бренд.
- Ассортимент продукции, закрывающий потребности широкой аудитории (более 30 наименований пива, а помимо этого еще и другие виды пивных напитков, сидры, энергетики и лимонады).
- Вкусные снеки к пиву (ассортимент миндаля, арахиса и сухариков).
- Уникальная бонусная программа.
- Стильный и уникальный мерч, который выражает любовь к пиву!
Что послужило толчком для автоматизации обмена двух разных систем?
В арсенале компании находится порядка 30 точек розничных магазинов, оснащенных необходимой техникой и специализированным ПО для эффективного управления торговыми операциями.
Для обработки кассовых платежей используется программа Frontol 6 (Фронтол). Однако централизованного обмена данными между магазинами установлено не было. Каждый магазин самостоятельно ведет внутренний учет своей деятельности.
В компании заказчика зачастую формируются акции на разные виды и сегменты товаров. Например, покупателю предоставляется скидка равная цене одного литра товара при приобретении трехлитровой бутылки. Подобные мероприятия вводятся выборочно, затрагивая ограниченное число торговых точек сети.
В результате чего бухгалтеру приходилось дистанционно подключаться к каждому магазину, последовательно перенастраивать условия проведения акции индивидуально для каждого заведения, тем самым выполняя повторяющиеся однотипные операции. Стоит отметить, что сроки проведения той или иной акции могут быть скорректированы в период ее действия (продлены, завершены досрочно). В таком случае, операции по работе на каждой из точек с фронт-офисом необходимо было повторить.
Как было? Было неудобно!
Бухгалтеру приходилось выполнить ряд действий, связанных в одной цепочке:
- осуществить поочередное подключение к каждой торговой точке;
- создать и по необходимости оперативно скорректировать все маркетинговые мероприятия;
- после чего установить параметры условия самой акции.
Его задача заключалась в детальной настройке условий специальных предложений относительно конкретного вида товара и его сегмента, обеспечивая точность и своевременность учета скидок и бонусов.
Бухгалтер был вынужден выполнять ряд однотипных и рутинных операций, уменьшая тем самым свою производительность и эффективность в выполнении своих непосредственных обязанностей.
Какой функционал придумали для решения проблемы? Правильно — невероятный!
Было предложено разработать расширение на базе конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2 по настройке условий маркетинговых акций, максимально приближенного функционально к формату настроек на базе системы Frontol 6.
Реализация проекта началась с добавления в 1С новой подсистемы «Маркетинговые акции фронтол», включающую в себя справочник «Маркетинговые мероприятия фронтол» и непосредственно журнал документов «Акции фронтол».
Функциональные возможности при создании акции
При создании нового документа акции программа в автоматическом режиме заполняет значение поля с датой документа, ориентируясь на текущую дату в момент совершения операции, а также в неактивном для редактирования поле «Номер акции во фронтоле» проставляет уникальный номер, необходимый для отражения в дальнейшем на стороне «Фронтола».
Условия по началу и концу действия акции вступают в силу только в том случае, если у нас стоит признак об ее активности, а устанавливается он все также автоматически при создании нового документа.
- Если указан период начала и конца действия акции, а также стоит признак ее активности на протяжении всего дня, то применении акции будет действительно в любое время суток, согласно рабочему графику торговой точки.
- В случае, если нам необходимо установить временной отрезок применения скидок, например, с 18:00 до 20:00, так называемые счастливые часы, потребуется снять флажок об активности в течение всего дня, после чего у пользователя появится возможность установки времени действия акции.
Нередко возникают обстоятельства, требующие изменения сроков проведения акции либо ее полного досрочного завершения. В подобной ситуации пользователю необходимо внести соответствующие правки, уменьшив или увеличив продолжительность акции, либо и вовсе отменить ее активность путем снятия соответствующего признака. После чего повторно провести выгрузку файла из 1С для его последующей загрузки и применения в «Фронтол».
Фиксация оборудования для распространения акции
На второй вкладке документа — «Подключаемое оборудование» в автоматическом режиме формируется перечень всего оборудования, задействованного организацией. Для применения предварительно настроенных параметров акций для конкретной торговой точки пользователю требуется проставить признак напротив соответствующего оборудования. После этого, при экспорте данных, сформированные файлы будут сохраняться исключительно в каталогах выбранных торговых точек, предназначенных для дальнейшего использования системой «Фронтол».
Условия добавления маркетинговых мероприятий
Первая вкладка документа «Маркетинговые мероприятия» представляет собой перечень операций из одноименного справочника. При создании строки каждому новому мероприятию присваивается уникальный, исключающий дублирование, номер. Тем не менее, система предусматривает гибкость настроек: в случае необходимости у пользователя есть возможность сбросить всю существующую нумерацию мероприятий одним действием, воспользовавшись для этого кнопкой «Очистить все акции».
В момент добавления новой строки у пользователя появляется возможность создания маркетингового мероприятия. Согласно пожеланиям заказчика, было снято право выбора мероприятия из самого справочника. Из этого вытекает следующее: вне зависимости от того, создается ли новый документ или осуществляется редактирование существующего, доступна исключительно процедура внесения изменений в уже имеющиеся мероприятия, либо формирование абсолютно новых акций путем добавления дополнительной строки и ее последующего заполнения необходимой информацией.
Параметры создания маркетинговых мероприятий
При создании маркетингового мероприятия пользователю необходимо заполнить все необходимые параметры:
1. Действие: в данной ситуации есть возможность выбора товарной скидки или же скидки на набор товаров.
2. Тип скидки: он может быть, как в процентном, так и стоимостном выражении.
3. Значение скидки: позволяет продублировать одно значение скидки для каждой добавляемой номенклатуры. Например, если мы в данном поле устанавливаем значение скидки в размере 300, то оно автоматически фиксируется по каждой номенклатуре. При этом сохраняется возможность установки индивидуального размера скидки для любой строки из списка;
4. Вид условия мероприятия: настройка дополнительных условий для применения той или иной скидки/акции. Например, можно добавить условие «дни недели». В таком случае справа появляется новое окно с возможностью выбора некоторых дней недели. Если необходимо установить действие акции в будние дни, то соответственно отмечаем флажками аббревиатур всех дней недели от ПН до ПТ. Также можно установить применение акции, например, на дату рождения клиента, которая будет автоматически считываться при предъявлении карты лояльности.
5. Правила обмена: подбор правила обмена для конкретного магазина. Кнопка «Заполнить для всех касс» позволяет в автоматическом режиме установить выделенную строку (номенклатура) для всех правил обмена, выбранных на вкладке подключаемого оборудования.
Выгрузка сформированных акций
После завершения всех операций по настройкам маркетинговых мероприятий и выбора оборудования необходимо выгрузить файл акций для дальнейшей его загрузки в «Фронтол». Для этого внутри самого документа была добавлена кнопка «Выгрузить». После того как пользователь ей воспользовался, программа автоматически в комментарии документа фиксирует факт и время его выгрузки. В случае, если выгрузка повторится, программа изменит комментарий и зафиксирует в нем дату последних действий (выгрузки).
Кроме того, реализована удобная функция отслеживания изменений, внесенных в документы. Для каждого документа создается подробная хронология всех правок. Получить доступ к истории изменений можно непосредственно из общего журнала документов с акциями.
Доступ к данной подсистеме имеет только тот пользователь, по которому в дописанном регистре сведений «Доступность установки акция фронтол» зафиксирован признак ее непосредственного использования.
До чего же все-таки дошел прогресс? До невиданных чудес!
Реализованный проект вдохнул новую жизнь в трудовые будни бухгалтера, позволив забыть о выполнении множества неоправданных процедур.
- Отыне бухгалтеру не нужно подключаться к каждой торговой точке для установления новых параметров маркетингового мероприятия. Их настройку достаточно выполнить в одном, едином для всех торговых точек, документе.
- У него исчезла необходимость в трате своего драгоценного времени на выполнение одинаковых операций. Теперь у сотрудника появилась уникальная возможность сконцентрировать свое внимание и направить свою энергию на решение более значимых и перспективных задач.
- В свою очередь нам удалось ускорить процесс обработки заданий от руководящего состава. Ведь сделать теперь это можно практически в один клик.
Работы по проекту выполнила компания ООО «Лайнкор».
