Компания долго управляла заказами, логистикой и финансами в ручном режиме. Большие сводные таблицы, приемка заказов по email, невозможность оперативно оценить рентабельность заказов, загрузку техники и работу менеджеров — так было раньше. После внедрения 1С:УНФ время обработки заказов сократилось с 40−60 до 2−3 минут, руководство видит реальную маржинальность каждого рейса, а сотрудники тратят время не на таблицы, а на работу с клиентами.
О компании
«Капитал» — строительная компания с более чем 10-летним опытом работы. Основные направления деятельности: поставка сыпучих стройматериалов (более 1 млн м³ доставлено), аренда спецтехники, вывоз строительного мусора и снега. География охвата — Казань и Республика Татарстан.
Работа до автоматизации
В активе — собственный и привлеченный автотранспорт, регулярные междугородние перевозки.
Ранее управление бизнес-процессами было фрагментированным и трудоемким:
- Заказы поступали через e-mail и Битрикс24 — отсутствовала единая база заказов.
- Учет логистики и затрат велся в Excel — большие сводные таблицы, высокий риск ошибок, низкая оперативность. Как доп. осложнение — каждый менеджер заполнял отчет только по своим клиентам.
- В «1С:Бухгалтерии» фиксировались только финансовые операции; данные по доставкам, транспорту и себестоимости заказов не интегрировались и вносились кратко.
- Отсутствовал механизм автоматического учета расходов по каждому заказу, включая доп. услуги (например, вывоз снега).
- Невозможно было оперативно оценить рентабельность заказа, загрузку техники и эффективность менеджеров.
Внедрение «1С:УНФ» для управления заказами, логистикой и финансами
Мы предложили внедрить «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») как единую информационную систему для управления заказами, логистикой и финансами.
На этапе анализа бизнес-процессов было выявлено ключевое узкое место: значительная часть входящих заказов поступала в виде email-сообщений. Каждое письмо содержало полный набор данных — номенклатуру, объем, цену, адрес доставки и срок отгрузки. Эта информация обрабатывалась вручную. Мы предложили решение — автоматизировать прием и обработку таких писем прямо в «1С:УНФ».
Был доработан типовой механизм обработки электронной почты:
- Настроена интеграция между корпоративным ящиком и УНФ.
- Разработан алгоритм парсинга писем по заранее заданному шаблону (формат, структура, ключевые поля).
- При поступлении письма система автоматически распознает данные и создает новый заказ клиента с предзаполненными реквизитами: контрагент, номенклатура, количество и единицы измерения, цена и сумма, адрес доставки, дата и время отгрузки.
Заказ формируется в определенном статусе, что позволяет менеджеру быстро проверить корректность данных и перевести заказ в работу — без необходимости вводить информацию с нуля.
Проделана большая работа в части переноса и корректировки данных из предыдущих систем.
Настроили синхронизацию с «1С:Бухгалтерией» с небольшими доработками в части документа реализации.
Немного доработали функционал по учету транспорта, адресов доставки, количества рейсов.
Настроили механизм расчета себестоимости с учетом всех расходов по заказу.
С пользователями было проведено обучение по темам: работа с заказами клиентов и поставщиков, резервирование товаров, расчет себестоимости, отчеты по выручке, финансовая отчетность с разбивкой по статьям.
|
Показатель |
Что было |
Что стало |
Выгода |
|---|---|---|---|
|
Учет заказов |
Разрозненные источники: почта, Excel, Битрикс24 |
Единая система с полной историей заказов, статусами и документами |
Полная прозрачность, снижение рисков потери информации |
|
Обработка входящих заказов |
Ручной ввод из писем — до 20 мин на заказ |
Автоматическое создание заказа из email по шаблону |
Экономия времени менеджеров — до нескольких часов в неделю |
|
Себестоимость заказа |
Оценка «на глаз», без детализации затрат |
Точный расчет с учетом транспорта, рейсов, доп. услуг |
Возможность анализировать рентабельность каждого заказа |
|
Логистика и автопарк |
Нет четкого учета типов техники, маршрутов, загрузки |
Полный контроль: виды машин, адреса доставки, количество поездок |
Повышение эффективности использования техники |
|
Отчетность |
Сбор данных вручную, задержки, несогласованность |
Автоматические отчеты по выручке, прибыли, выполнению заказов |
Оперативное принятие решений на основе актуальных данных |
|
Финансовая интеграция |
Дублирование данных между системами |
Прямая синхронизация с «1С:Бухгалтерией» |
Снижение ошибок, ускорение закрытия отчетных периодов |
Результат автоматизации:
- Время обработки заказов, поступающих на почту, сократилось с 40−60 минут до 2−3 минут на проверку.
- Исключены ручные ошибки при переносе данных.
- Обеспечена единая точка учета — все заказы сразу попадают в общую систему.
- Повышен темп реакции на запросы клиентов за счет скорости обработки.
Этот механизм стал примером того, как даже рутинная операция — прием писем — может быть превращена в автоматизированный бизнес-процесс с измеримым эффектом для всей компании.
Итоговый эффект для бизнеса
Удалось повысить операционную эффективность: процессы стали быстрее, точнее, масштабируемее.
Усилился финансовый контроль: теперь руководство видит реальную маржинальность по каждому заказу.
Снизилась административная нагрузка: рутинные задачи автоматизированы, персонал сосредоточен на работе с клиентами.
Произошло укрепление управленческой дисциплины: все процессы стандартизированы, под контролем, измеримы.
Вывод
Автоматизация позволила перейти от ручного, реактивного управления к системному, проактивному подходу.
Компания работает как налаженный механизм — с прозрачностью, предсказуемостью и возможностью роста без потери контроля.
Проект выполнила компания «АНТ-ХИЛЛ».
