1С:Предприятие 8
Система программ

Как строительная компания «Капитал» сократила время на обработку заказов и начала видеть прибыль по каждому рейсу

27
Рейтинг статьи

О компании

«Капитал» — строительная компания с более чем 10-летним опытом работы. Основные направления деятельности: поставка сыпучих стройматериалов (более 1 млн м³ доставлено), аренда спецтехники, вывоз строительного мусора и снега. География охвата — Казань и Республика Татарстан.

Как строительная компания «Капитал» сократила время на обработку заказов и начала видеть прибыль по каждому рейсу

Работа до автоматизации

В активе — собственный и привлеченный автотранспорт, регулярные междугородние перевозки.

Ранее управление бизнес-процессами было фрагментированным и трудоемким:

  • Заказы поступали через e-mail и Битрикс24 — отсутствовала единая база заказов.
  • Учет логистики и затрат велся в Excel — большие сводные таблицы, высокий риск ошибок, низкая оперативность. Как доп. осложнение — каждый менеджер заполнял отчет только по своим клиентам.
  • В «1С:Бухгалтерии» фиксировались только финансовые операции; данные по доставкам, транспорту и себестоимости заказов не интегрировались и вносились кратко.
  • Отсутствовал механизм автоматического учета расходов по каждому заказу, включая доп. услуги (например, вывоз снега).
  • Невозможно было оперативно оценить рентабельность заказа, загрузку техники и эффективность менеджеров.

Внедрение «1С:УНФ» для управления заказами, логистикой и финансами

Мы предложили внедрить «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») как единую информационную систему для управления заказами, логистикой и финансами.

На этапе анализа бизнес-процессов было выявлено ключевое узкое место: значительная часть входящих заказов поступала в виде email-сообщений. Каждое письмо содержало полный набор данных — номенклатуру, объем, цену, адрес доставки и срок отгрузки. Эта информация обрабатывалась вручную. Мы предложили решение — автоматизировать прием и обработку таких писем прямо в «1С:УНФ».

Был доработан типовой механизм обработки электронной почты:

  • Настроена интеграция между корпоративным ящиком и УНФ.
  • Разработан алгоритм парсинга писем по заранее заданному шаблону (формат, структура, ключевые поля).
  • При поступлении письма система автоматически распознает данные и создает новый заказ клиента с предзаполненными реквизитами: контрагент, номенклатура, количество и единицы измерения, цена и сумма, адрес доставки, дата и время отгрузки.

Заказ формируется в определенном статусе, что позволяет менеджеру быстро проверить корректность данных и перевести заказ в работу — без необходимости вводить информацию с нуля.

Проделана большая работа в части переноса и корректировки данных из предыдущих систем.

Настроили синхронизацию с «1С:Бухгалтерией» с небольшими доработками в части документа реализации.

Немного доработали функционал по учету транспорта, адресов доставки, количества рейсов.

Настроили механизм расчета себестоимости с учетом всех расходов по заказу.

С пользователями было проведено обучение по темам: работа с заказами клиентов и поставщиков, резервирование товаров, расчет себестоимости, отчеты по выручке, финансовая отчетность с разбивкой по статьям.

Показатель

Что было

Что стало

Выгода

Учет заказов

Разрозненные источники: почта, Excel, Битрикс24

Единая система с полной историей заказов, статусами и документами

Полная прозрачность, снижение рисков потери информации

Обработка входящих заказов

Ручной ввод из писем — до 20 мин на заказ

Автоматическое создание заказа из email по шаблону

Экономия времени менеджеров — до нескольких часов в неделю

Себестоимость заказа

Оценка «на глаз», без детализации затрат

Точный расчет с учетом транспорта, рейсов, доп. услуг

Возможность анализировать рентабельность каждого заказа

Логистика и автопарк

Нет четкого учета типов техники, маршрутов, загрузки

Полный контроль: виды машин, адреса доставки, количество поездок

Повышение эффективности использования техники

Отчетность

Сбор данных вручную, задержки, несогласованность

Автоматические отчеты по выручке, прибыли, выполнению заказов

Оперативное принятие решений на основе актуальных данных

Финансовая интеграция

Дублирование данных между системами

Прямая синхронизация с «1С:Бухгалтерией»

Снижение ошибок, ускорение закрытия отчетных периодов

Результат автоматизации:

  • Время обработки заказов, поступающих на почту, сократилось с 40−60 минут до 2−3 минут на проверку.
  • Исключены ручные ошибки при переносе данных.
  • Обеспечена единая точка учета — все заказы сразу попадают в общую систему.
  • Повышен темп реакции на запросы клиентов за счет скорости обработки.

Этот механизм стал примером того, как даже рутинная операция — прием писем — может быть превращена в автоматизированный бизнес-процесс с измеримым эффектом для всей компании.

Итоговый эффект для бизнеса

Удалось повысить операционную эффективность: процессы стали быстрее, точнее, масштабируемее.

Усилился финансовый контроль: теперь руководство видит реальную маржинальность по каждому заказу.

Снизилась административная нагрузка: рутинные задачи автоматизированы, персонал сосредоточен на работе с клиентами.

Произошло укрепление управленческой дисциплины: все процессы стандартизированы, под контролем, измеримы.

Вывод

Автоматизация позволила перейти от ручного, реактивного управления к системному, проактивному подходу.

Компания работает как налаженный механизм — с прозрачностью, предсказуемостью и возможностью роста без потери контроля.

Проект выполнила компания «АНТ-ХИЛЛ».

Автор:

Антон Солодков

Оценить статью: