Как создать волшебную турбо-кнопку в 1С, чтобы не терять клиентов

Компания «Newton» нашла решение проблемы долгого расчёта индивидуальных заказов, создав уникальную «турбо-кнопку» для быстрой и прозрачной калькуляции готовых изделий из листового металла. Теперь клиентам больше не приходится ожидать коммерческое предложение неделями, а менеджерам — мучительно разбираться в сложных таблицах Excel. Подробности рассказываем в кейсе.

О компании

Наша компания «Newton» занимается изготовлением изделий из листового металла. Наш профиль — это лазерная, плазменная, гидроабразивная резка, а также гибка и мехобработка металлических изделий. Мы изготавливаем детали, запасные части, сборочные комплекты, применяемые в различных отраслях.

Линейка нашей продукции практически не ограничена. Все, что нам необходимо для изготовления изделий, это чертеж в формате *.dxf, который нам присылают заказчики. При отсутствии чертежей надлежащего формата у заказчика, мы делаем их сами, по эскизам присланным заказчиком.

В 2023 году мы стали использовать для управленческого учета программу «1С:Управление нашей фирмой». В кейсе, участвовавшем в том же году в конкурс кейсов, мы рассказали о том, как своими силами внедряли ее. Мы поделились опытом, как нам удалось добиться позаказного метода учета, систематизации номенклатуры, обеспечения складского учета и контроля остатков. А также, возможности постатейного учета, анализа затрат, определения рентабельности заказов и так далее.

В этом году мы поставили для себя еще более технически сложную задачу: автоматизация и ускорение калькуляции заказов. И, как и в прошлый раз, мы отважились решить эту задачу собственными силами, не прибегая к помощи сторонних разработчиков.

Что привело к созданию волшебной «турбо-кнопки»

Суть задачи состояла в следующем. Мы работаем по индивидуальным заказам клиентов. А это значит, что подготовить единый прайс-лист на готовую продукцию невозможно. Для каждого клиента нужно сделать индивидуальный расчет цены готовой продукции по чертежам конкретного клиента.

До недавнего времени менеджеры делали такие расчеты в Excel. Это занимало очень много времени, что вызывало некоторое недовольство со стороны клиентов, так как им приходилось относительно долго ждать коммерческого предложения и выставления счета.

Файл, в котором работали менеджеры, выглядел вот так:

Так выглядит файл, в котором менеджеры рассчитывали индивидуальные заказы

Недостатки подобного рода таблиц, очевидны:

• Поля, которые необходимо заполнить, разбросаны по всей таблице, что усложняет визуальное восприятие информации. Можно что-то забыть, упустить или заполнить неправильно, внести данные не в те ячейки.
• Excel-формулы сложны для восприятия и непрозрачны для понимания, кроме того, их можно случайно нарушить или удалить;
• Многие нюансы расчета нужно держать в голове, а значит слишком велико влияние «человеческого фактора» и возникновения ошибки, которая останется незамеченной;
• Расчёт заказа идёт очень медленно, а значит, растёт риск потери клиента;
• Менеджерам-новичкам разобраться и не запутаться в такой таблице — довольно сложная задача.
• Формируется множество отдельных файлов (так как по каждому заказу необходимо создать отдельный расчет), которые невозможно свести ни в какую сводную таблицу.

Нужно было найти способ делать расчет цен в заказе, не тратя на это много времени. Обеспечить быструю и наглядную форму ввода и получения информации, а также обеспечить доступ к истории расчета и его исходных данных.

Нужен был инструмент, который бы превратил калькуляцию заказа в простую, прозрачную и понятную процедуру, чтобы сотрудникам не приходилось «держать в голове» множество факторов ценообразования. То есть создать «турбо-кнопку», которая «все посчитает».

Мы очень долго ломали голову, пытаясь придумать, как это сделать. Но с появлением в 1С:УНФ параметрических спецификаций, нам это все-таки удалось.

Создание решения

Как я уже писала ранее, диапазон выполняемых нами работ довольно широк: лазерная, газовая и гидроабразивная резка, а также гибка, сверловка, зенковка изделий и другие виды работ. И все эти операции необходимо учесть при формировании цены готового изделия.

Итоговая цена изделия определяется как сумма стоимости материала и всех производимых операций. Стоимость же операций определяется как произведение объема каждой производимой операции на ее стоимость.

Мы поняли, что расчет количества материала и объема операций для изготовления заданной детали можно выполнять с помощью параметрической спецификации. А задать цену материала и всех используемых операций можно при помощи установки цен номенклатуры. А дальше, создать небольшую обработку, привязав ее к интерактивной кнопке, которая все это соберет воедино и сформирует цену.

Для начала, для всех производственных операций мы создали позиции в справочнике номенклатуры с типом «Операция» (распределив их по соответствующим группам):

Производственные операции завели в Справочник «Номенклатура»

Кроме того, нам понадобилось создать ряд дополнительных реквизитов для ввода исходных данных и использования их в формулах параметрической спецификации.

Создаются дополнительные реквизиты в разделе «Наборы дополнительных реквизитов и сведений» (Настройка → Общие настройки → Дополнительные реквизиты → Свойства):

Дополнительные реквизиты, которые нужно учесть в разных операциях

В итоге, мы решили создать универсальную спецификацию, где прописали формулы для расчета объема материалов и всех возможных операций, которые могут понадобиться для изготовления деталей.

Расчет количества материала

Расчет количества используемого материала производим исходя из веса детали, умноженного на коэффициент использования материала. Коэффициент использования материала (КИМ) можно определить, собрав статистику производства за определенный период времени и взять некое среднее значение собранных показателей (КИМ = Фактически использованный материал ÷ Вес детали). В нашем случае, КИМ = 1,53.

Следовательно, для подсчета расхода материала в параметрической спецификации, нам понадобятся следующие дополнительные реквизиты, которые мы создали в наборах дополнительных свойств и реквизитов:

• Выбор материала для резки;
• Вес детали (кг).

Создание дополнительного реквизита «Выбор металла для резки»

Создание дополнительного реквизита «Вес детали»

В параметрической спецификации на закладке «Состав» создаем следующую строку с формулами:

Написание формул в параметрической спецификации

Где для поля «Номенклатура» прописываем формулу:

Для поля «Количество» прописываем формулу:

Формула с операндом «ЕСЛИ» здесь использована для того, чтобы количество используемого материала не было меньше 0,001 т.

Установку цен номенклатуры сделали для стандартных размеров листов. И для ввода исходных данных, мы тоже будем использовать только стандартные размеры. Так как размер листа не влияет на формулу расчета количества материала.

Далее, нам нужно прописать формулы расчета объема для всех возможных производственных операций.

Операции по резке металла

В нашей организации могут осуществляться четыре типа резки металла.

Из таблицы видно, что для подсчета объема по операциям резки нам понадобятся следующие дополнительные реквизиты:

• Тип резки (выбор из предложенного списка);
• Толщина металла (мм);
• Периметр резки (пог.м)
• Количество часов резки ГАР (ч) — для гидроабразивной резки;

Создали дополнительные реквизиты, являющиеся общими для всех видов резки:

Общие реквизиты для всех видов резки

Список допустимых значений для реквизита «Укажите тип Резки»:

Список допустимых значений для выбора типа резки

Для лазерной, газовой и плазменной резки принцип формирования цены одинаков, но представляет из себя довольно каверзную математическую формулу:

(<толщина детали> х <общий периметр вырезаемых деталей>) + (<толщина детали> х <количество пробивок>)

При этом, цена для калькуляции этих видов работ разная:

*Все цены в кейсе приведены исключительно в качестве примера и не являются действующими.

Для вида «Пробивка» цена равна 2,25 руб. за 1 пробивку.

Для расчета стоимости операций нам понадобилось сделать Установку цен номенклатуры (Продажи → Установка цен), для следующего списка операций:

Завели стоимость операций в программе

Для расчета объемов лазерной, газовой и плазменной резки нам понадобились следующие дополнительные реквизиты:

Дополнительный реквизит «Периметр резки»

Дополнительный реквизит «Толщина металла»

Где, для поля «Операция» прописали следующую формулу:

Для поля «Норма времени» в качестве формулы прописали — НЕОПРЕДЕЛЕНО (т.к. в нашем случае, объем не измеряется временным показателем);

Для поля «Кол-во операций» прописали формулу:

Чтобы формула сработала, необходимо в Окне редактирования формул, в разделе Параметры изделия, добавить набор Фиксированных значений, используемых в формуле, подтянув их из справочника номенклатуры:

Операция по гидроабразивной резке

Для операции резки с помощью ГАР (гидро-абразив) схема выглядит немного проще, так как объем работ определяется в нормо-часах.

Создали дополнительный реквизит:

Дополнительный реквизит «Количество часов резки»

Для резки ГАР цена является фиксированным значением (стоимость за час). Поэтому в справочнике Номенклатуры, в папке «РЕЗКА ГАР» мы создали Номенклатуру производственной операции «Резка ГАР» и делаем установку цен номенклатуры на эту операцию:

В параметрической спецификации для резки ГАР прописали формулу:

Где для поля «Операция» задали фиксированное значение — «Резка ГАР», выбрав его из справочника Номенклатуры.

Для поля «Норма времени» прописали формулу:

Для поля «Кол-во операций» прописали формулу:

Чтобы формула сработала, необходимо в Окне редактирования формул, в разделе Параметры изделия, добавить Фиксированное значение, используемое в вышеуказанной формуле (Фиксированные значения → Новое значение → Справочник → Дополнительные значения → Резка ГАР):

Операция «Пробивка»

Операция «Пробивка» присутствует всегда, не зависимо от выбранного типа резки. Количество пробивок определяется специальной программой раскроя.

Для планирования операций пробивки нам нужны следующие дополнительные реквизиты:

• Толщина металла (мм);
• Количество пробивок (шт)

Создали дополнительные реквизиты для расчета пробивок.

Дополнительный реквизит «Толщин металла (мм) мы создали ранее, для операций по резке. Теперь создали дополнительный реквизит «Количество пробивок (шт)»:

Дополнительный реквизит «Количество пробивок»

Создали позицию номенклатуры и установили на эту позицию цену (Установкой цен номенклатуры):

В параметрической спецификации на закладке «Операции» создали строку формулами для расчета пробивок:

Где в Поле «Операция» — выбираем фиксированное значение из справочника номенклатуры — «Пробивка».

Для поля «Кол-во операций» задаем формулу расчета:

Операция «Гибка деталей»

Принцип ценообразования операций гибки следующий (стоимость 1 гиба):

Для расчета гибки создали четыре дополнительных реквизита:

• Гибка: наличие — Да / Нет;
• Количество операций по гибке: кол-во гибов;
• Тип стали для гибки: обычная, высокопрочная, износостойкая сталь;
• Длина детали для гибки: длина гиба.

Дополнительные реквизиты для операции «Гибка»

Список допустимых значений для реквизита «Тип стали для гибки»:

Список допустимых значений для реквизита «Длина детали (м):

В справочнике номенклатуры (в соответствующей группе) создали операции по гибке. И установили цены номенклатуры на эти операции:

В параметрической спецификации на закладке «Операции» создали строку с формулами для расчета гибки:

Для поля «Операция» выбрали вместо режима «Формула», как мы делали для предыдущих операций, режим «Сопоставление» и прописали в нем все варианты сочетания созданных нами ранее реквизитов:

Для поля «Количество операций» прописали формулу расчета:

Для поля «Норма времени», в качестве формулы указали «НЕОПРЕДЕЛЕНО».

Для таких операций как сверловка, зенковка и нарезка резьбы принцип написания формул и расчета в параметрической спецификации полностью аналогичны описанной выше операции по гибке. Аналогичным образом, используя вышеописанные принципы, прописаны и все другие операции.

Как стала выглядеть калькуляция

В итоге проделанных манипуляций, форма для ввода исходных данных, вместо таблицы Excel, стала выглядеть следующим образом.

Если в Заказе покупателя выбрать Номенклатуру, к которой привязана параметрическая спецификация, то в поле Спецификация она отображается подсвеченная красным цветом, и в табличной части заказа появляется дополнительное поле «Параметры спецификации»:

Нажатием на поле «Параметры спецификации» вызывается форма для заполнения исходных данных:

При наличии таких операций, как гибка, сверловка, зенковка и т. п., сотрудник ставит галочку напротив необходимой операции и открываются поля для ввода необходимых параметров:

Сотрудник заполняет поля исходными данными и нажимаем «ОК». После того, как сотрудник проделал данную процедуру для всех деталей заказа, можно записать или провести заказ. Для каждой позиции заказа сформируется линейная спецификация с уже посчитанными объемами материалов и операций.

Так как спецификации для деталей сформированы и сделана установка цен номенклатуры в 1С:УНФ, можно было бы воспользоваться стандартной функцией «Калькуляция», которая находится в заказе покупателя.

Но, так как, у нас есть некоторые нюансы в определении, например, минимальной стоимости на некоторые операции, мы решили усовершенствовать стандартный механизм 1С:УНФ и создать небольшое расширение. Привязали его к кнопке (гиперссылке), при нажатии которой формируется цена, и эта цена автоматически переносится в поле «Цена» в заказе покупателя для всех строк заказа.

Расчет цены доступен из Заказа покупателя

Алгоритм данного расширения можно представить следующей блок-схемой:

В завершении процесса для того, чтобы была возможность проверить расчет сформированной цены и увидеть из чего она сформировалась, мы создали внешнюю печатную форму для калькуляции:

Таким образом, мы создали «волшебную кнопку», которая может «все посчитать».

Результаты автоматизации

• Добились ускорения обработки и калькуляции заказов примерно в 1,5 раза;
• Появилась возможность контроля расчетов;
• Появление единой точки ввода и хранения информации позволяет снизить когнитивную нагрузку и трудоемкость процесса примерно на 20%, как для менеджеров, так и для финансово-аналитических служб;
• Появилась возможность формировать сводные отчеты по интересующим разрезам;
• Формируется база для анализа и планирования загруженности производства. А в дальнейшем, для возможности внедрения систем KPI.
• Возможность формирования план-фактного анализа по заказам.
• Так как мы реализовали задачу собственными силами, практически все время опираясь на стандартный функционал 1С:УНФ, «бешеных» затрат для реализации проекта не потребовалось.