Когда менеджеры продают один и тот же товар дважды, а на сайте висит «мертвый» остаток, это приводит к потери репутации и клиентов. Компания «Строймаркет» из Благовещенска столкнулась с этим, когда выросла от одного магазина до сети и запустила свой интернет-магазин. Рассказываем в кейсе, как мы объединили все базы, в которых работали разные отделы, в «1С:Комплексной автоматизации», настроили резервы под заказы клиентов и научили сайт дружить со складом.
С 2012 года в Благовещенске Амурской области работает торговая сеть «Строймаркет» (ООО «Альфа-Строй»). За это время небольшая торговая точка выросла в сеть магазинов, где можно найти все для ремонта и строительства: от черновых материалов до дверей, сантехники, плитки и инструментов. Компания делает ставку на честные цены, профессиональные консультации, быструю доставку и удобные способы оплаты, включая рассрочку.
Когда рост стал проблемой
Когда бизнес перерос возможности «ручного управления», появились критические сложности:
- Информационные «острова». Торговля, бухгалтерия и кадры существовали в разных системах. Менеджеры тратили до 3 часов в день на ручную сверку данных вместо того, чтобы заниматься продажами.
- Заказы фиксировались на словах. Товар не закреплялся за клиентом, из-за чего один и тот же мешок шпаклевки могли пообещать двум покупателям одновременно. Конфликты между отделами стали нормой.
- Остатки и цены обновлялись вручную. Клиент оформлял заказ, а товара на складе уже не было. В результате до 15% покупателей уходили к конкурентам, разочарованные сервисом.
- «Слепое» управление. Отчетность собиралась вручную. Закрытие периода занимало до 5 дней, и все это время руководство принимало решения, полагаясь на ощущения, не видя реальной картины бизнеса.
Стало очевидно: нужна единая система, где все данные живут в одном месте и обновляются в реальном времени.
Как мы нашли решение: путь к прозрачности
Специалисты «ALIIT» провели аудит всех участков и предложили переход на единую программу «1С:Комплексная автоматизация». Каждое решение закрывало конкретную боль, расскажем о каждом подробнее:
В ассортименте «Строймаркета» десятки тысяч позиций: от мешков с цементом и гипсокартона до дверей, плитки, сантехники и электроинструмента. Менеджер искал «цемент М400», а база выдавала 14 одинаковых позиций. Какой выбрать? Тратил время, нервничал, ошибался. Первым делом очистили базу: устранили дубли, перепроверили справочники, объединили одинаковые позиции — более 3000 записей привели в порядок. В карточку товара добавили колонку «Доступно», чтобы актуальный остаток был виден сразу, без раскопок.
Склад работает в режиме нон‑стоп: один клиент забирает вагонку, другой кровельные материалы, третий плитку. Классическая ситуация: два менеджера обещают одну и ту же позицию разным клиентам. Первый радуется сделке, второй готовит отгрузку, а товар есть только для кого‑то одного. До 10% заказов срывались именно так. С внедрением автоматического резервирования система сама блокирует товар под конкретного заказчика в момент оформления. Второй менеджер видит: товар «занят». Продать один товар дважды невозможно.
Стройка не ждет. Клиенту нужны материалы к определенной дате: завтра заливка фундамента, послезавтра монтаж. А товар мог неделями висеть под тем, кто так и не пришел. Реальный покупатель стоял в магазине и слышал от продавца: «Закончилось». Специалисты «ALIIT» настроили автоматическое снятие просроченных резервов с напоминанием ответственным, а в карточку заказа вывели все важные данные: оплата, отгрузка, вес. В итоге статус перед глазами, и товар больше не лежит мертвым грузом.
У «Строймаркета» несколько юридических лиц, и товар регулярно перемещается между ними: одна структура закупила, другая продает. Бухгалтер вручную оформлял десятки документов на каждое перемещение. Благодаря автоматическому формированию документов по схеме «Реализация → Поступление» при перемещении товара между организациями система сама создает оба документа и проводит их. Ручной ввод исключен, а время бухгалтера освобождено для контроля.
Онлайн‑витрина «Строймаркета» — это тысячи позиций с фото, ценами и остатками, удобная доставка и оформление. Но раньше каждая пятая онлайн‑покупка заканчивалась звонком менеджера со словами: «Извините, товара нет». Решением стал автоматический обмен между сайтом и 1С: остатки, цены, фото и прайс‑листы выгружаются на онлайн‑витрину по расписанию, без участия сотрудников. Товар в наличии — клиент спокойно совершает покупку.
Люди часто ищут стройматериалы на картах: «плитка рядом», «шпаклевка на Ленина». Все чаще пользуются «2ГИС», но в профиле «Строймаркета» была пустая карточка, без товаров и цен. Интеграция 1С с «2ГИС» решила вопрос: теперь пользователь видит актуальные позиции и цены прямо на карте. Нашел — позвонил — приехал. Бесплатный канал привлечения приводит новых покупателей.
Обороты «Строймаркета» — сотни операций в день: продажи, закупки, возвраты, перемещения. Пять дней бухгалтерия сводила дебет с кредитом вручную. Все это время руководство не понимало, какая точка прибыльна, а какая проедает деньги. Внедрение «1С:Комплексной автоматизации» объединило бухгалтерский и управленческий учет в едином контуре. Данные вводятся один раз, проводки и регламентированная отчетность формируются системой автоматически. Закрытие периода сократилось с пяти дней до одного. Руководитель видит картину в реальном времени.
В конкуренции многое зависит от цены. Но когда менеджер вручную считал скидки, случались ошибки: товар уходил ниже цены закупки, и прибыль таяла. Чтобы защитить маржу, в «1С:Комплексной автоматизации» настроили автоматический расчет скидок. Система учитывает персональные условия, акции и категорию клиента, сама подставляет цену в заказ и на кассу. Правило «только повышение» не дает опустить цену ниже закупочной. Теперь даже случайно продать в минус нельзя.
В строительной отрасли возвраты — обычное дело: клиент взял плитку, а она не подошла по оттенку. Но нулевая себестоимость возвратов искажала прибыль: цифры в отчетах были примерными. Благодаря расчету себестоимости возвратов в документах продаж и закрытии смены отчетность стала честной, и прибыль видна реальная, без иллюзий.
Любая система — это инструмент. Если сотрудник не умеет им пользоваться, все усилия сходят на нет. Поэтому специалисты «ALIIT» ответственно взялись за обучение 35 сотрудников компании: менеджеров, кладовщиков, бухгалтеров, кадровиков. Подготовили 12 инструкций, оказывали поддержку по телефону и удаленно.
В итоге «Строймаркет» получил единую систему вместо разрозненных процессов. Менеджеры перестали терять время на поиск товаров и споры об остатках, бухгалтеры на рутинные документы, а руководство на ожидание отчетов. Прозрачность, свежие данные и автоматизация рутины сократили ошибки и издержки, высвободив ресурсы для роста бизнеса.
Как объединить все данные бизнеса в одной системе
После внедрения «1С:Комплексной автоматизации» учет в «Строймаркете» перестал быть головной болью и стал инструментом, который работает:
- Все данные теперь в одном месте. От заказа клиента до проводок в бухгалтерии. Отделам продаж, складу и бухгалтерам больше не нужно ничего сверять вручную они видят одну и ту же картину в реальном времени.
- Резервы под заказы включаются автоматически. Менеджеры больше не продают один товар дважды. Клиент получает именно то, что заказал, и вовремя — без сюрпризов на выдаче.
- Сайт и магазин наконец подружились. Цены и остатки обновляются сами собой. Покупатель видит актуальную информацию, а риск заказать отсутствующий товар ушел в прошлое.
- Руководство видит полную картину. Заказы, оплаты, маржинальность — все в удобных отчетах, которые не надо дорабатывать напильником. А масштабируемая инфраструктура позволяет открывать новые точки без перестройки системы. Она просто берет и работает.
«Строймаркет» — это пример того, как сеть строительных магазинов перешла от разрозненных баз к единой системе. Команда «ALIIT» провела полную модернизацию: обновила инфраструктуру, разработала десятки доработок под специфику розницы от управления резервами и автоматической перепродажи товаров до интеграции с сайтом и настройки отчетности. Теперь бизнес работает стабильно и прозрачно, а сотрудники тратят время на клиентов, а не на учетную систему.
Работы по проекту выполнены компанией «ALIIT».
