Две круглосуточные автозаправочные станции работали в устаревающей версии «1С:Розницы», а обмен с бухгалтерией регулярно требовал вмешательства специалистов. Перейти на актуальную систему было необходимо, но стандартная миграция с жестко назначенной датой создавала слишком высокий риск для бизнеса, который не может поставить продажи на паузу.
Команда «Форус» организовала параллельную работу старой и новой баз, адаптировала новую систему под сложившийся складской учет и сохранила привычный сценарий работы кассиров. В результате компания объединила оперативный и бухгалтерский учет в единой облачной инфраструктуре. Ожидается, что уже со следующего года ежегодные расходы на сопровождение и программную инфраструктуру сократятся более чем в три раза — со 135 тысяч рублей (уровень затрат 2025 года) до 40,4 тысяч рублей. Кроме того, компания получила современную систему, своевременно поддерживающую изменения законодательства и готовую к дальнейшему развитию бизнеса. Подробности, читайте в нашем кейсе.
Автозаправочные станции «ОкаТрансНефть».
«ОкаТрансНефть» управляет двумя круглосуточными автозаправочными станциями в Аршане и Хужире. Поселки расположены в Восточной Сибири, недалеко от озера Байкал. Объекты находятся на значительном удалении друг от друга и работают через мобильный интернет. При этом учет по обеим точкам должен вестись централизованно: руководство контролирует продажи, поступления, остатки и бухгалтерские операции в едином информационном контуре.
Почему «выключить в пятницу, включить в понедельник» — не вариант для АЗС, работающих ночью и утром
Главный бухгалтер Оксана Каммерер, занимается в компании ведением бухгалтерского, налогового и управленческого учета, рассказывает о том, с чего все начиналось: «Когда мы обратились в „Форус“, оперативный учет велся в „1С:Рознице“ редакции 2.3, размещенной в облаке у другого поставщика услуг. Бухгалтерская база была связана с розничной, поэтому обновления и изменения в одной системе нередко приводили к ошибкам обмена в другой. Вопросы сопровождения решались медленно, а устаревающая конфигурация получала только ограниченные обновления, связанные прежде всего с законодательством и маркировкой».
Компания уже понимала, что переход на актуальную версию неизбежен. «1С:Розница» редакции 2.3 постепенно выводится из поддержки, а дальнейшая работа на ней увеличивала риски. Дополнительной причиной стали расходы на инфраструктуру: размещение старой розничной базы в облаке «1С:Готовое рабочее место» обходилось дороже, чем работа в «1С:Фреш», где уже находилась бухгалтерская система.
Задача выглядела понятной только на первый взгляд: перенести данные, подключить торговое оборудование и начать работать в новой версии. Но в компании две круглосуточные точки, где смены закрываются ночью и ранним утром. Любая ошибка в остатках, продажах или настройках кассы могла напрямую затронуть обслуживание покупателей. Поэтому обычный переход по принципу «в пятницу выключили старую базу, в понедельник включили новую» здесь не подходил.
Мы наметили цели проекта:
- Перевести оперативный учет с «1С:Розницы» редакции 2.3 на актуальную «1С:Розницу» редакции 3.0 без остановки круглосуточной работы АЗС.
- Сохранить корректный документооборот и актуальные остатки по каждой торговой точке и каждому складу.
- Объединить розничный и бухгалтерский учет в единой облачной инфраструктуре.
- Сохранить для кассиров привычную логику работы, несмотря на различия между версиями программы.
- Снизить регулярные расходы на размещение и сопровождение информационных баз.
- Подготовить систему к актуальным требованиям законодательства и дальнейшему развитию управленческого учета.
Переход с «1С:Розницы» редакции 2.3 на 3.0: как мы провели миграцию без остановки работы и «дня Х»
Внедрение разделили на несколько этапов.
1. Подготовили новую базу и перенесли нормативно-справочную информацию
В конце 2025 года специалисты выгрузили из действующей базы номенклатуру, данные о контрагентах и остатки в необходимых разрезах учета. Информация была перенесена в подготовленную базу «1С:Розницы» редакции 3.0.
Однако простой перенос стартовых остатков не решал главную проблему. Пока сотрудники проходили обучение, а команда «Форус» дорабатывала рабочие сценарии, старая база продолжала ежедневно меняться: в ней закрывались смены, оформлялись поступления, перемещения, инвентаризации, списания и другие документы.
2. Связали старую и новую системы и отказались от жесткой даты перехода
Чтобы новая база не устарела еще до запуска, команда настроила синхронизацию между «1С:Розницей» редакции 2.3 и «1С:Розницей» 3.0. В действующей системе велся учет более 3 000 позиций номенклатуры, а на двух АЗС ежедневно оформлялось свыше 200 чеков. С начала 2026 года документы, которые сотрудники оформляли в действующей системе, автоматически передавались в новую.
В течение нескольких месяцев две версии работали параллельно. Кассиры продолжали обслуживать покупателей в привычной системе, а в новой базе ежедневно поддерживались актуальные документы и остатки. Поэтому дату фактического переключения можно было назначить тогда, когда были готовы сотрудники, оборудование и все контрольные сверки. Если дата сдвигалась, не требовалось заново собирать остатки и повторять миграцию.
Такой подход заменил рискованный «день Х» управляемым переходным периодом. 6 апреля 2026 года компания закрыла последний отчет о розничных продажах в старой базе и продолжила работу уже в новой системе. Все документы с начала года к этому моменту находились в «1С:Рознице» 3.0.
Процесс перехода с «1С:Розницы» редакции 2.3 на 3.0.
3. Сохранили сложившуюся структуру складского учета и научили рабочее место кассира выбирать склад автоматически
В старой версии каждая АЗС была оформлена как отдельный магазин, связанный с несколькими складами. Топливо, табачная продукция и товары предкассовой зоны учитывались раздельно.
Рабочее место кассира на автозаправочной станции.
В типовом рабочем месте кассира новой версии сотруднику пришлось бы вручную указывать, с какого склада списывается каждая позиция чека. Для АЗС, где в одном чеке могут быть топливо, сигареты и товары предкассовой зоны, такой сценарий замедлял бы обслуживание и увеличивал вероятность ошибок.
Специалисты адаптировали новое рабочее место кассира в соответствие с привычным режимом работы: при сканировании товара система автоматически определяет нужный склад для каждой добавленной позиции в чек по заложенным правилам распределения. Для сотрудника же процесс практически не изменился — он сканирует товар и принимает оплату, а система самостоятельно формирует корректное списание.
Структура складов в «1С:Рознице 3.0» 
Разделение товаров по складам в Отчете о продажах 4. Настроили возврат разницы за не залитое топливо без повторного предъявления карты
Уже привычная, казалось бы, возможность для покупателя. Но она не поддерживалась в старой редакции. Клиенту приходилось снова обращаться к кассиру, прикладывать банковскую карту или телефон для возврата денежных средств.
Наша команда настроила эквайринг и доработала взаимодействие с 1С. Теперь после заправки до отсечки система учета топлива рассчитывает фактический объем, а кассир оформляет возврат по исходной операции. Повторно предъявлять карту не требуется.
5. Подготовили сотрудников к переходу
Параллельная работа систем дала время не только проверить данные, но и подготовить персонал. Всего в компании работают 14 сотрудников, из них 9 ежедневно используют 1С в своей работе. Сотрудники изучили новый интерфейс, приемку по электронному документообороту, работу со штрихкодами и маркированными товарами: автомобильные масла, сигареты, мороженное, бытовая химия, бритвы и лезвия, безалкогольные напитки, выпечка, печенье и пирожные, шоколад, чай, кофе, цикорий и вода.
Мы вносили доработки с учетом вопросов, которые появлялись во время обучения.
Благодаря этому переход не потребовал одновременно менять программу, структуру учета и привычные действия кассиров.
Две АЗС перешли на новую версию без остановки продаж. Кассиры работают по привычной схеме, документы собраны с начала года, а учет размещен в облаке «1С:Фреш»
После перехода «ОкаТрансНефть» получила актуальную и единую информационную инфраструктуру для оперативного и бухгалтерского учета:
- Две круглосуточные АЗС перешли на новую версию системы без остановки продаж и без повторного переноса остатков при изменении даты запуска.
- Все документы с начала года были заранее собраны в новой базе, поэтому после переключения сотрудники продолжили работу с полной историей текущего года.
- Оперативный и бухгалтерский учет размещены в одной облачной инфраструктуре «1С:Фреш».
- Снизились регулярные расходы на размещение информационных баз и сопровождение обменов между устаревающими конфигурациями.
- Кассиры сохранили привычный сценарий работы: система автоматически выбирает склад для каждого товара.
- Компания работает в актуальной версии, которая получает обновления законодательства, маркировки и функциональности.
- Создана основа для дальнейшего развития управленческого учета: анализа доходов и расходов, бюджетирования, банковских операций и сервисного направления.
Оксана Каммерер: «Для нас было важно перейти на новую систему без риска для ежедневной работы двух АЗС. Мы могли спокойно подготовить сотрудников, проверить учет и выбрать удобную дату запуска. После перехода у нас единая актуальная система, а кассиры продолжают работать по привычному сценарию».
В проектах перехода на новую учЕтную систему главной сложностью часто становится не перенос данных, а необходимость назначить единственную дату, к которой должны одновременно быть готовы база, оборудование и сотрудники. Для круглосуточной розницы такой сценарий особенно рискован.
В проекте «ОкаТрансНефть» переход превратили из разовой операции в контролируемый процесс. Старая система продолжала обслуживать продажи, новая ежедневно получала актуальные документы, а команда могла проверять настройки, обучать сотрудников и переносить дату запуска без повторной миграции. В результате компания перешла на актуальную версию 1С в удобный момент и сохранила привычную для бизнеса логику учета.
Проект показывает, что автоматизация малого бизнеса может решать не только задачу обновления программы. Грамотно выстроенный переход снижает операционные риски, освобождает компанию от устаревающей инфраструктуры и создает основу для дальнейшего развития учета в организации.
Работы по проекту выполнены группой компаний «Форус».
