О компании
Некоммерческая организация «Благотворительный фонд «Добрый город Петербург» — это благотворительная НКО, действующая в Северо-Западном регионе. Фонд ведет насыщенную работу по обучению экспертов региональных НКО, вовлечению граждан и организаций во взаимодействие с людьми старшего возраста и помощь им, реорганизации городских пространств в удобную и дружелюбную для жителей среду.
Вовлечение общественности в благотворительные мероприятия проводится в виде разнообразных массовых конкурсов по несколько сотен участников с выделением грантов победившим участникам — физическим и юридическим лицам. Есть и другие направления, в том числе проведение социологических и кадровых мероприятий для корпоративных клиентов.
Актуальность проекта
Итак, программы и мероприятия — разные, информация доносится разными способами и с разных площадок, и — сайты и лендинги — тоже разные, коммуникации с участниками ведутся по разным каналам — телефон, почта, мессенджеры… Учет обращений, прием заявок и сопроводительных пакетов документов, продвижение по стадиям договоренностей — в Экселе, личных календарях Google и Outloock, записных книжках…
Конкурсные менеджеры были буквально завалены текучкой и с большим волнением ждали последней недели каждого конкурса, в которую всегда случался резкий пик обращений. А после проведения первого этапа отбора сразу начинаются следующие этапы с привлечением внешних экспертов, всесторонней оценкой и подсчетом поступивших заявок, объявлением победителей, заключением договоров с ними на целевое использование выделяемых грантов, контроль исполнения этих договоров, сбор итоговой информации и предоставление отчетности донору, профинансировавшему конкурс.
И все это — бесконечные звонки, письма, однотипные разъяснения, типовые документы — в строго отведенные конкурсные сроки. Большое число участников конкурсов — люди старшего возраста, у которых бывает невысокая компьютерная грамотность и поэтому многие моменты приходится объяснять очень подробно и по несколько раз.
Толчок для старта проекта
Энтузиазм сотрудников помогал организации все прошлые годы. Но, с развитием Фонда, конкурсы становились все чаще и масштабнее, а сотрудники — все более и более загруженными. А ведь в задачах стояла еще и аналитика со статистикой по конкурсам. В итоге, организация оказалась вынуждена даже отказываться от проведения новых интересных мероприятий, чтобы сохранить на высоте качество своих регулярно проводимых конкурсов. Иначе говоря — компания достигла «потолка» на своем уровне. А желание развиваться дальше — осталось. Мало того, руководство вынашивало амбициозные планы расширения своего присутствия на рынке и работу с другими регионами страны.
Выход был довольно очевидным — автоматизация рутинных операций. ИТ-специалисты предлагали множество вариантов решений, но в большинстве — штучные или малотиражные разработки, обычно на базе web-технологий.
Изюминка. Почему проект в сервисе 1С:Облачная инфраструктура?
Когда Добрый Город обратился к нам в Логен, мы постарались расспросить клиента не только о насущной задаче автоматизации работы с конкурсами, но и об организации других участков учета.
Мы, в большинстве случаев, стараемся работать с основными типовыми решениями 1С. Полагаем, что это дает большую устойчивость системе клиента в дальнейшем — доступны обновления программы от самой 1С, есть большой выбор специалистов, как пользователей, так и разработчиков и поэтому не возникает критической зависимости организации от конкретных сотрудников.
По итогу предварительных переговоров сложилось мнение, что потребуются работы по организации полного контура учета и будет удобна 1С:Управление нашей фирмой, так как для внедрения 1С:ERP ни масштабы организации, ни ее бюджеты еще не доросли.
Наша компания Логен занимается комплексными проектами на 1С:УНФ с самого создания программы — с 2009 года. Но обращение этого клиента сперва нас озадачило. Дело в том, что в «обычном» режиме организации для работы конкурсных менеджеров хватало бы 10-пользовательской лицензии 1С. А вот в периоды конкурсных пиков заявок в систему требуется запускать множество участников — от сотни и более единовременно.
Однако это случается всего несколько недель в году и ради этого сразу покупать такой объем лицензий 1С организация была не готова. Просто не было для ИТ столько доступных денег, а перераспределить финансы с других статей нет возможности, все средства НКО — целевые.
Решение удалось найти, разместив и доработав 1С:УНФ в сервисе 1С:Облачная инфраструктура. Систему разместили в защищенном по 152-ФЗ (ФЗ «О персональных данных») облаке, так как грантополучатели оставляют свои данные для заключения договоров.
Здесь можно подключать, на условиях посуточной аренды, необходимое количество лицензий 1С именно на нужные дни в году, по мере роста количества заявок. Чтобы неактивные пользователи не занимали впустую лицензию 1С, администратор настраивает лимит неактивности пользователей, по истечению которого, сохранив все внесенные пользователем данные, система отключает сеанс.
Администратор также наблюдает за технической скоростью работы системы и, при необходимости, подключает дополнительные ресурсы, увеличивая объем оперативной памяти виртуального сервера, количество ядер, объем и тип жесткого диска, варианты резервного копирования и т. д. Размещение в «1С:Облачная инфраструктура» существенно сэкономило вложения для начала работы.
Реализация подсистемы управления конкурсами
В 1С:УНФ мы создали подсистему управления конкурсами. Для работы внешних пользователей сделан «Личный кабинет грантополучателя» и «Личный кабинет эксперта».
Теперь организация продолжает работать с привлечением общественности на своих привычных площадках на тематических сайтах и в соцсетях, а для участия в конкурсах просто размещает ссылку на вход в информационную систему.
После регистрации и подтверждения (настроена защита от спама и ботов), новый пользователь заходит в свой Личный кабинет, где ему доступно заполнение заявок и прикрепление всей необходимой информации. Также участнику доступны данные по его предыдущим заявкам — вдруг ему нужно продолжить работу по тому же направлению, подать заявку повторно, или использовать данные прошлой заявки для формирования новой. Но после отправки заявки на конкурс возможность ее правки автоматически закрывается, защищая данные от изменений «задним числом».
Интерфейсы максимально упрощены, чтобы участники, особенно старшего поколения, не путались в системе. Ко всему процессу регистрации и подачи заявки создаются, в т. ч. самими менеджерами Фонда, подробные инструкции, как текстовые, так и в формате коротких видеороликов. Если участник побеждает, введенная на этапе подачи заявки информация используется системой для автоматической подготовки типового шаблона договора с грантополучателем. А участнику становится доступен ввод информации по целевому использованию выигранного в конкурсе бюджета, с приложением первичной документации и тематической информации. По итогам конкурса, Фонд обязан сам отчитываться профинансировавшему конкурс донору о распределении грантов и достигнутых результатах, поэтому сбор, унификация и централизация этой отчетной информации также серьезно экономит усилия НКО.
Аналогично строится работа с привлекаемыми внешними экспертами, которые оценивают поступающие заявки и выбирают победителей по итоговой сумме баллов. Экспертами Фонда нередко выступают известные люди и профессионалы отрасли, у которых рабочий график сильно загружен. Поэтому и для них критичной была простота и понятность системы и инструкций.
Это отразилось в Личном кабинете эксперта, где участнику доступны только относящиеся к нему заявки и только в части оцениваемой информации. Полная конфиденциальность заявок была организована, чтобы принципиально исключить даже возможность личных симпатий/антипатий при оценке заявки экспертом. Эксперт просто не видит, чью заявку он оценивает. А участник конкурса, соответственно, не знает, какие эксперты работают с его заявкой и также не может повлиять на их решение.
Весь бизнес-процесс объявления конкурса, подачи заявок, проведения Экспертной оценки и итогового Экспертного совета с выбором победителей, реализация грантов и отчетность донорам проходит в неукоснительном соблюдении временных рамок проекта. Поэтому очень важно контролировать соблюдение сроков всеми участниками процесса. Раньше модераторы конкурсов следили за этим «в ручном режиме», напоминая всем о сроках личными письмами или звонками. Но и это можно решить с помощью 1С:УНФ!
Ассистент-робот Даша может предупреждать всех участников о наступлении сроков и необходимости выполнить определенные действия, или подать определенные документы. А встроенный почтовый клиент позволяет организовать как индивидуальные, так и массовые рассылки и SMS на основании напоминаний Даши.
Результаты этапа
Таким образом, теперь конкурсы, часть из которых уже всероссийские, проходят на единой платформе. Для участников конкурсов создано «единое окно» подачи заявок, интерфейсы, процедура, правила и документы стандартизированы, упрощены и продолжают совершенствоваться. Для доноров-благотворителей существенно повысилась прозрачность и подтвержденность целевого расходования грантовых средств и возможность получить оперативную отчетность в любой момент времени.
Сам Фонд получил мощный инструмент для управления своей деятельностью, сбора статистики, для аналитики и прогнозирования, для накопления единой «Базы знаний» по своей отрасли и шаблонов необходимых документов в Архиве 1С:УНФ. Это позволяет проводить конкурсы для большего количества участников, а организаторам — не тратить время на рутинную обработку, переписку, договоры, а уделить внимание консультированию живых людей и сложным нетривиальным вопросам. Количество и охват конкурсов выросло почти в 3 раза, что поднимает самих организаторов на новый уровень и дает импульс развитию и других направлений работы.
Что дальше?
«Автоматизация прекращается только с ликвидацией компании», поэтому все вопросы в первичном проекте, конечно же, не удалось решить. Даже и не планировалось. Ориентация на простоту и понятность системы диктует необходимость постоянной обратной связи пользователей и разработчиков. Поэтому проект взят на регулярное сопровождение и постепенно обрастает дополнительными возможностями по управлению конкурсами и НКО в целом.
Чтобы ничего из «хотелок» не потерялось, даже если в работу пойдет не сразу, мы показали клиенту функциональность CRM для постановки задач в самой УНФ. Раньше все пожелания к системе передавались нам при встречах в Zoom, в чате Whatsapp, в звонках и переписках, а теперь — все централизованно отражается и наглядно двигается по канбан-доске в УНФ. Это позволяет клиенту прозрачно видеть трудоемкость и статусы исполнения своих задач. Это снимает вопросы типа «а за что мы платим в этом месяце?» С развитием проекта планируем внедрить 1С:Систему взаимодействия, чтобы оперативная видеосвязь и чаты были доступны прямо из основного рабочего места сотрудника в 1С:УНФ.
Переход на новый уровень
Автоматизация работы с конкурсами буквально трансформировала компанию. На момент старта проекта в Фонде работало 12 сотрудников, через год после внедрения — 17 человек, бюджет организации вырос в 2 с лишним раза.
Направление конкурсов существенно выросло — теперь проводится 8 конкурсов в год вместо 3 как было раньше, в отделе работают 3 менеджера, вместо 2.
Руководительница направления, руководившая проектом со стороны Заказчика, перестала безостановочно разгребать текучку и работает с постановкой целей, переговорами, в аналитике проектов и контроле менеджеров, в связи с чем выросла в компании до должности заместителя директора.
Через год после начала работы с подсистемой конкурсов мы договорились с руководством Фонда, что их бюджетирование (а в бюджетировании НКО есть особенности — работа строго по источникам финансирования, отчетность донорам и т. п.) тоже удобно будет реализовать в 1С:УНФ. Сейчас система бюджетирования и финансового управления некоммерческим фондом уже в стадии тестовой эксплуатации у Фонда.
Работа с бюджетированием автоматически подняла вопрос поддержки всего регламентированного учета клиента.
Еще через полгода мы начали проект перевода большинства коммуникаций всех организаций этого «благотворительного холдинга» в единую CRM, тоже на базе 1С:УНФ. А здесь поднимается вопрос работы с участниками программ обучения, если участников грантовых конкурсов — сотни, то учащихся курсов- тысячи. И это потребует новых технических решений в ведущемся проекте, опишем его позже.
Особенности проекта и состав системы
Нужно отметить, что реализация пожеланий НКО в коммерчески ориентированной 1С:УНФ требует, прежде всего, методической проработки, чтобы по максимуму задействовать штатные механизмы и возможности самого типового решения. А узкая специфика деятельности НКО автоматизирована с помощью внешних обработок. В результате основная система имеет легкое штатное обновление версий, в соответствии с выпускаемыми разработчиками 1С релизами программы.
Отдельно стоит отметить, что весь проект выполнялся полностью удаленно. В течение этих двух лет все совещания проводились в Zoom. Мы, работая из Москвы, ни разу не встречались с представителями Фонда лично. Во многом это заслуга клиента, менеджеры которого работают в очень плотном графике и нередко включаются в работу, находясь даже вне офиса, так как одновременно собрать всех в офисе проблематично. Это также существенно снизило финансовую нагрузку на проект — выезды наших специалистов в офис Заказчика обычно оплачиваются, а в удаленном формате мы экономим «паразитное» время на дорогу и клиент платит действительно только за рабочее время.
Перевод всех учетных программ в сервис 1С:Облачная инфраструктура упростил и централизовал работы по администрированию системы, формируемой сейчас из «1C:Зарплата и управление персоналом 3», «Рарус:Бухгалтерия для некомерческой организации» и «1С:Управление нашей фирмой» с дополнительными внешними подсистемами «Управление конкурсами НКО», «Бюджетирование и управление финансами НКО», «CRM для НКО».
Обсуждение проекта «Конкурсы НКО» началось в январе 2021 года, в сентябре 2021 года система была принята в эксплуатацию, успешно работает и развивается второй год. Сейчас в системе уже более 100 автоматизированных рабочих мест.
Работы по проекту выполнены компанией Логен.
