Скорость и точность в торговле автозапчастями напрямую влияют на продажи: важно быстро найти нужную деталь по артикулу или аналогу, видеть актуальные остатки, не терять товар между складами, вовремя передавать документы в бухгалтерию и не отгружать заказы покупателям с просроченной задолженностью. О том, как решать эти задачи, делится опытом команда «Простых решений».
Компания «АРКТИКТРАКСНАБ» занимается оптовой и розничной продажей автозапчастей, масел и технических жидкостей. Для отдельных товарных групп бизнесу также необходимо соблюдать требования обязательной маркировки.
Две программы, дубли номенклатуры и недостачи
До начала проекта учет велся в нескольких программах: «1С:Альфа-Авто» и специализированном решении для магазинов запчастей. При этом часть операций велась по юридическому лицу, часть — по ИП. Обмен с «1С:Бухгалтерией предприятия» был усеченным: по ИП применялся патент, и в бухгалтерию загружались только банковские выписки.
Компания «АРКТИКТРАКСНАБ» обратилась к нам в «Простые решения», чтобы устранить проблемы разрозненного учета. Сотрудникам приходилось переключаться между программами и вручную сверять данные. Дубли номенклатуры мешали быстро находить запчасти и видеть достоверные остатки, а неполный обмен с бухгалтерией требовал дополнительного ввода и проверки документов. Для руководителя это означало затраты времени на сведение данных по торговым точкам и сложности с контролем товаров и продаж. В компании также отмечали проблемы с приходными накладными и необъяснимые недостачи. Требовалась единая система, которая объединит учет и поможет контролировать отгрузки покупателям с задолженностью.
Цели проекта
- Перенести номенклатуру и остатки из двух учетных систем в одну базу «1С:УНФ».
- Объединить дубли номенклатуры, чтобы сотрудники работали с единой карточкой товара.
- Настроить автоматический обмен между «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерия предприятия».
- Адаптировать «1С:УНФ» под специфику торговли автозапчастями: работу с кросс-артикулами, подбором аналогов и остатками по складам.
- Автоматизировать сопоставление номенклатуры в ЭДО по артикулу.
- Настроить работу с маркировкой масел и технических жидкостей.
- Добавить контроль отправки первичных документов покупателям.
- Реализовать контроль дебиторской задолженности и стоп продаж при превышении лимитов или просрочке оплаты.
Совместно мы согласовали цели проекта и приступили к реализации: сначала объединили номенклатуру и остатки в «1С:УНФ», затем настроили обмен с бухгалтерией и адаптировали работу продавцов под специфику автозапчастей. Отдельно настроили ЭДО, маркировку, контроль отправки первичных документов и ограничения отгрузок при задолженности. Расскажем о каждом этапе подробнее.
От разрозненного учета к единой базе
Этап 1. Объединили данные и навели порядок в номенклатуре
Проект начался с переноса данных из двух учетных систем в «1С:УНФ». В единую базу загрузили номенклатуру и остатки по юридическому лицу и ИП, после чего приступили к поиску и объединению дублей.
Для продавца автозапчастей это принципиально важно: одна и та же деталь может быть записана под разными наименованиями и артикулами или отличаться несколькими символами в описании. Такие дубли искажают остатки, усложняют подбор товара и не позволяют руководителю видеть достоверную картину по складам и продажам.
После миграции сотрудники получили единую номенклатурную базу. Теперь они работают с одной карточкой товара и видят общие остатки, не переключаясь между программами и не сверяя данные вручную.
Этап 2. Как сократить ручной ввод документов и сверки с бухгалтерией
Следующим шагом настроили автоматический обмен между «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерия предприятия».
До проекта обмен с бухгалтерией охватывал не все операции: по ИП передавались только банковские выписки, а остальную информацию сотрудникам приходилось обрабатывать вручную. Это увеличивало нагрузку и повышало риск расхождений между управленческим и регламентированным учетом.
После настройки документы из «1С:УНФ» стали автоматически поступать в бухгалтерскую базу. Продажи и складской учет связали с регламентированным контуром, а объем ручного ввода и сверок сократился.
Этап 3. Как настроить работу с кросс-артикулами для автозапчастей в 1С
В торговле автозапчастями у одной детали может быть несколько номеров: оригинальный артикул, коды аналогов и поставщиков, старые и новые обозначения. Если система ищет только по основному артикулу или названию, менеджеру приходится вручную проверять аналоги и обращаться к нескольким источникам.
Мы доработали работу с кросс-артикулами: к одной карточке номенклатуры теперь можно привязать несколько связанных номеров. Для больших массивов данных разработали обработку массовой загрузки, чтобы не вводить каждый артикул вручную.
Затем реализовали поиск по кросс-артикулам. Менеджеру достаточно ввести любой известный номер, и «1С:УНФ» покажет нужную карточку товара, даже если этот артикул не указан как основной.
Это ускорило подбор запчастей и снизило риск ситуации, когда товар есть на складе, но сотрудник не находит его из-за отличающегося артикула.
Этап 4. Настроили удобную фильтрацию остатков по нескольким складам
Типовой механизм «1С:УНФ» позволяет посмотреть остатки по одному складу или сразу по всем. Этого было недостаточно: при подборе товара менеджеру часто нужно видеть конкретную группу складов, с которых можно выполнить отгрузку. Например, сотруднику важно проверить остатки только в розничных точках или на ближайших складах. Раньше приходилось поочередно выбирать каждый склад либо просматривать избыточные данные по всей компании.
Мы доработали форму списка номенклатуры и форму подбора номенклатуры: добавили возможность фильтровать товарные остатки сразу по нескольким выбранным складам. Этот же фильтр применили к табличной части с остатками, которая открывается по кнопке «Показать остатки». Теперь система учитывает выбранные склады и в основном списке, и в детальной расшифровке остатков.
Этап 5. Автоматизировали сопоставление товаров в ЭДО по артикулу
В типовом варианте сопоставление номенклатуры в ЭДО выполняется преимущественно по наименованию. Для автозапчастей такой подход не всегда удобен. Наименования у поставщиков могут отличаться. При этом артикул чаще всего остается стабильным идентификатором товара.
Мы доработали механизм сопоставления номенклатуры в ЭДО по артикулу. Теперь при получении электронных документов система может сопоставлять позиции не только по наименованию, но и по артикулу.
Этап 6. Встроили маркировку масел и технических жидкостей в общий учет
Помимо автозапчастей компания продает масла и технические жидкости — товарные группы, для которых необходимо соблюдать требования обязательной маркировки.
Команда «Простых решений» настроила работу с маркировкой масел и технических жидкостей в «1С:УНФ». Это позволило компании вести операции с маркированной продукцией в единой системе, не вынося этот процесс в отдельные ручные контуры. Компания отказалась от отдельного ручного контура: маркировка стала частью единого процесса работы в «1С:УНФ».
Этап 7. Сделали отправку первичных документов прозрачной
В типовом процессе расходная накладная фиксирует факт отгрузки, но не всегда удобно контролировать дальнейший статус работы с первичными документами.
По аналогии с заказами покупателей мы доработали состояния в расходных накладных. Теперь бухгалтер может использовать состояния документа для контроля этапов работы с первичкой: подготовлена, отправлена покупателю, требует проверки или находится в другом согласованном статусе.
Бухгалтеру не нужно вести отдельные списки или уточнять статус у менеджеров — информация отражается прямо в «1С:УНФ».
Этап 8. Остановили отгрузки при просрочке или превышении лимита
Одна из наиболее значимых доработок проекта — это контроль дебиторской задолженности покупателей. Для торговой компании важно не только быстро отгружать товар, но и контролировать финансовую дисциплину клиентов. Если покупатель превысил лимит задолженности или нарушил срок оплаты, дальнейшие отгрузки должны быть ограничены.
Контроль по сумме лимита
Если в договоре с покупателем не включен учет по срокам оплаты, система контролирует сумму задолженности по лимиту отгрузки.
Например, сотрудник указывает в договоре лимит 120 000 рублей. При проведении расходной накладной система обращается к регистру накопления «Расчеты с покупателями» и проверяет текущую задолженность. Если сумма задолженности не превышает лимит, отгрузка разрешается. Если задолженность превышает лимит, то проведение расходной накладной блокируется, а пользователю выводится сообщение о превышении лимита. Если лимит в договоре не заполнен, проверка не выполняется.
Контроль по сроку оплаты и сумме лимита
Если в договоре включен учет по срокам оплаты, система выполняет двойной контроль: по сумме лимита и по просрочке оплаты.
Например, для покупателя установлен лимит 120 000 рублей и срок оплаты 30 дней. Если предыдущие отгрузки еще не просрочены и общая задолженность с учетом новой накладной не превышает лимит, система разрешает отгрузку. Если срок оплаты по предыдущим отгрузкам уже просрочен, новая расходная накладная блокируется даже в том случае, если сумма лимита еще не превышена. Если просрочки нет, но новая отгрузка приводит к превышению лимита, документ также блокируется.
Так финансовый контроль стал частью ежедневной работы менеджера. Ограничение срабатывает до отгрузки, а бухгалтерия и руководство получают инструмент, который помогает сдерживать рост дебиторской задолженности и поддерживать платежную дисциплину покупателей.
Бизнес-эффекты: взгляд руководителя компании
«После перехода на „1С:УНФ“ у нас появился настоящий порядок в документообороте. Мы забыли о проблемах с приходными накладными благодаря интеграции с ЭДО и решили постоянную головную боль, связанную с необъяснимыми недостачами. Но главное — мы объединили все наши торговые точки в единую базу и создали прочную платформу для роста: теперь мы можем легко и быстро открывать новые точки и двигаться дальше» — рассказывает Сергей, руководитель компании.
Оценка руководителя подтверждается измеримыми результатами проекта
На 100% ликвидированы необъяснимые недостачи. За счет перехода на точный учет остатков в «1С:УНФ» и прозрачный хронологический контроль действий сотрудников полностью исключены скрытые потери ТМЦ на складах и в торговых точках.
В 1,5 раза быстрее формируется консолидированная отчетность. Руководство получает оперативную аналитику по продажам и остаткам всех торговых точек сети в режиме реального времени без затрат времени на сведение данных вручную.
На 30% снизились трудозатраты на дублирующий ввод данных. Настройка сквозной синхронизации между «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерия» полностью исключила необходимость повторного ручного набора первичных документов для регламентированного учета.
В 2 раза ускорилась обработка приходных документов. Благодаря отказу от ручного ввода из Excel и переходу на «1С:ЭДО» время от получения первичных документов до их проведения в базе сократилось на 50%.
Сократилось время на открытие новой торговой точки до 1 дня. Согласованная архитектура единой базы позволяет подключать новые магазины к системе учета за считанные часы без необходимости доработки программного обеспечения.
Работы по проекту выполнены компанией «Простые решения».
