О компании
Наша компания «Арбалет» — крупнейший дистрибьютор и поставщик табачной продукции, кондитерских изделий, снэков, непродовольственных товаров на территории Краснодарского края и республики Адыгея.
Высокое качество — непременное условие для всей продукции компании. Общее количество собственных розничных торговых точек по состоянию на 2021 год превысило 200.
Проблемы автоматизации и особенности работы
До начала проекта весь торговый учет осуществлялся в отдельных базах: учет велся в «1С:Торговле и склад 7.7» или «1С:Управление торговлей 8» редакции 10.2. Их конгломерация была, в основном, по районам размещения торговых точек. Единой базы не было, что вызывало проблемы не только с аналитикой, но и со складской и логистической составляющей.
В ассортименте компании присутствует табачная продукция, которая подлежит обязательной маркировке. При внедрении торгового решения нужно было реализовать не только систему электронного документооборота (ЭДО), но обмен электронными документами с торговыми сетями (EDI).
Отличительной особенностью собственной розничной сети компании «Арбалет» является контроль минимального остатка на многочисленных торговых точках — его несоблюдение приносит не только простой, но потерю клиентов и прибыли. Еще одна проблема, которую мы планировали решить с помощью автоматизации — максимально быстрая отгрузка товара с оптового склада в торговые точки.
Поиск решения для автоматизации
Для настройки и адаптации торгового решения фирмы «1С» мы обратились к специалистам компании «НЭП». Выбор партнера для автоматизации был в пользу данной ИТ-компании, так как именно специалисты компании «НЭП» ранее уже оказывали нам помощь при установке и внедрении программ «1С» («1С:Зарплата и управление персоналом, «1С:Бухгалтерия предприятия»). Они знают, так сказать, «нашу кухню», специфику учета в компании и поэтому времени на разбор и понимание рабочих процессов потребуется минимально. Также специалисты компании «НЭП» имели большой опыт внедрения и сопровождения программных продуктов «1С» именно в торговых компаниях.
С учетом того, что в компании уже использовались программы фирмы «1С», то для наших задач мы решили использовать единую торгово-складскую базу в «1С:Управление торговлей 8». Чтобы обеспечить особенности нашего учёта, были запланированы доработки типового функционала.
Реализация проекта
Предварительные работы включали экспресс-обследование, которое помогло выявить основные задачи по автоматизации и порядок их реализации.
На первом этапе были проведены работы по начальной настройке системы, обучение пользователей, аккумуляция всех учетных данных в единую базу и «чистка» номенклатурных позиций: нужно было оставить актуальные, убрать неиспользуемые и дубли.
Второй этап внедрения реализовал особенности нашего учета. Он был условно разделен на следующие проектные подзадачи:
1. Проект «Подсистема EDI».
Результат: разработан и внедрен функционал обмена электронными документами с торговой сетью. Это обеспечило:
- возможность сотрудничества с торговой сетью;
- возможность своевременных поставок, как акцизных товаров, так и не подакцизной продукции в полном цикле документов.
2. Проект «Подсистема ЭДО».
Был разработан и внедрен функционал обмена электронными документами через операторов ЭДО. Обеспечивается обмен 10 000 электронных документов в месяц. Полная поддержка маркируемых продаж. Настроена работа с системой «Честный знак» по табачной продукции.
3. Разработана подсистема «Механизм автозаказа», позволяющая держать актуальный минимальный остаток товаров в 200+ торговых точек собственной розничной сети с учетом сезонности, истории продаж, фактического остатка в торговом павильоне. Это позволило убрать лишний товар с прилавков («перенасыщение»), исключить «нехватку», освободить рабочее время экспедиторов, операторов для решения других задач.
4. Создана внешняя обработка «Автоматическая печать чеков». позволяющая автоматизировать отгрузку товара с печатью чеков. Поступление товара из оптового склада в розничные точки происходит с уже напечатанными чеками. Это обеспечило оперативную работу складских и логистических специалистов.
Общие итоги проекта для бизнеса
В целом проект был непростым, но конечные результаты себя окупили. В результате внедрения программы «1С:Управление торговлей» в компании «Арбалет» автоматизированы основные типовые функции решения (в т. ч.: управление складскими запасами, расчет нормативной себестоимости заказов, ценообразование, поступление и учет маркированной продукции на складе, отгрузка маркированной продукции и др.).
Специалистам компании «НЭП» выполнили доработки, которые в целом привели нашу компанию к следующим результатам:
- сокращение трудозатрат персонала;
- сокращение расходов;
- снижение рутинных работ и сокращение ошибок операторов;
- контроль недопоставок и пересортов.
Совместная работа компании «АРБАЛЕТ» и ИТ-компании «НЭП» продолжается в рамках консультационной и методологической поддержки.
Дальнейшие планы по автоматизации
Перевод рабочих мест торговых точек со стороннего кассового ПО на «1С:Мобильную кассу» и их интеграция с серверной базой решения «1С:Управление торговлей».
Работы по автоматизации выполнены компанией «НЭП».
