О компании: SVX Detailing — детейлинг-центр премиум-класса, который включает в себя автомойку, химчистку, полировку и т.п. Также компания продает сопутствующие товары: автохимию, оборудование для мойки, расходники.
Зачем понадобилась автоматизация?
Клиент решил автоматизировать процесс ввода документов в бухгалтерскую программу и обратился к партнеру фирмы «1С» — компанию «АСП», чтобы настроить и доработать типовой обмен данными между «1С:Бухгалтерией» 3.0 и программой другого вендора, которая используется для управления автомойкой и имеет возможности интеграции с 1С.
В типовом механизме обмена не хватало некоторых возможностей, а именно:
- невозможно загружать подарочные сертификаты, проданные клиентам;
- нет информации о приходных кассовых ордерах (ПКО) и безналичных платежах;
- не автоматизирована загрузка данных о платежах юридических лиц — загружались только платежи по физлицам в документ «Отчет о розничных продажах».
Также требовалось оптимизировать работу бухгалтеров при заполнении карточки нового контрагента в «1С:Бухгалтерии». Компания использовала сервис «1С:Контрагент», но ввод новых контрагентов в сторонней программе всё равно отнимал много времени.
Проанализировав ситуацию, обозначили список первоочередных задач:
- Доработать выгрузку контрагентов из «1С:Бухгалтерии» в файл в формате JSON для их последующей загрузки в стороннюю программу;
- При загрузке контрагентов в «1С:Бухгалтерию» недостаточно ориентироваться только на их наименование. Нужно сделать так, чтобы в обязательном порядке для юридических лиц были заполнены ИНН / КПП у клиентов — юридических лиц (ООО, ЗАО, ПАО), а для ИП в обязательном порядке — ИНН;
- Автоматизировать загрузку подарочных сертификатов в документ «Отчет о розничных продажах»;
- С помощью специальной обработки автоматизировать загрузку документов «Реализация товаров и услуг» из программы другого вендора, чтобы можно было загружать сводные данные по контрагентам за нужный период. Для обеспечения уникальности загружаемых данных обработка должна иметь режим ручного использования. Таким образом пользователь сможет оперативно реагировать на события и контролировать ситуацию при возникновении проблем, например, если какой-нибудь документ не зарегистрировался к обмену и не выгрузился в «1С:Бухгалтерию»;
- Автоматизировать заполнение карточки нового контрагента в документе «Реализация товаров и услуг» по ИНН через подключение к сервису «1С:Контрагент»;
- Обеспечить консультационную поддержку пользователей по ходу выполнения работ, а также текущее сопровождение по завершении работ.
Как решали поставленные задачи
Для реализации проекта дополнительно потребовалось участие разработчика со стороны программы другого вендора. Ключевые сотрудники клиента также всегда были на связи — помогали корректировать и тестировать доработанный функционал на каждом этапе работ. Всё это позволило совместными усилиями добиться быстрого и качественного результата.
1. Специалисты компании «АСП» существенно модернизировали обработку связки со сторонним продуктом. В данной системе сотрудники четырех подразделений учитывают услуги, которые были оказаны, а также вносят информацию по конкретному автомобилю: номер, марка, модель и т.д.; и по обслуживаемому клиенту: форма собственности, ФИО, контактная информация и прочее.
Обработка позволяет загрузить данные по оказанным услугам физлицам, проданным товарам и подарочным сертификатам в документ «Отчет о розничных продажах». Также с её помощью можно создавать в автоматическом порядке платежные документы: «Приходный кассовый ордер» в случае получения оплаты наличными и «Поступление безналичных денежных средств» в случае оплаты безналичным расчетом.
Далее при обмене вся структура загруженных документов отображается в «1С:Бухгалтерии» типовыми средствами. Обработка является регламентной, то есть можно настроить расписание срабатывания так, как это нужно пользователю.
2. Создали дополнительную обработку для загрузки данных из сторонней программы, но уже по юридическим лицам. Эта обработка позволила автоматизировать создание документов «Реализации товаров и услуг» и «Счет на оплату покупателю» в случае, если покупатель — юридическое лицо или ИП.
Для удобства пользователей сделали так, что результаты ввода документов (в том числе ошибки при их заполнении) можно было увидеть в отдельном окне и в журнале регистрации. Действие обработки при загрузке реализаций с протоколом выявленных ошибок можно увидеть ниже (рис.1).
В данном случае обработка не регламентная, так как процесс ввода документов реализации строго требует полного контроля бухгалтера и четкого понимания, за какой период будут загружаться документы реализации в программу 1С. Инициатором обмена в обеих обработках является 1С.
3. В «1С:Бухгалтерии» внедрили следующий механизм: при проведении документа «Реализация товаров и услуг» контрагенту, при определенных условиях, отправляется письмо на электронную почту с вложенными «Актом выполненных работ» и «Счетом».
4. Восстановили и адаптировали под новый релиз «1С:Бухгалтерии» расширения и внешние отчеты/обработки, используемые клиентом, а также доработали под современный функционал печатную форму «Договор SVX» для документа «Счет на оплату покупателю». Кроме того, разработали печатную форму дополнения к договору с контрагентом и добавили реквизиты в документ «Счет на оплату покупателю» для создания этой формы.
5. Дополнительно доработали настройки синхронизации «1С:Бухгалтерии» с другими решениями «1С», которые использует клиент — «1С:Автосервис» и «1С:Управление торговлей», а именно: добавили в документы признак, указывающий на то, что этот документ не нужно регистрировать к обмену и выгружать в «1С:Бухгалтерию». Технически это сделано в виде «галочки» с наименованием «Не отражать в БП».
6. Привели в порядок основные справочники, удалили неиспользуемые элементы, дубли контрагентов, договоров и т.д.
Результат автоматизации
Решение поставленных задач позволило сотрудникам «SVX Detailing» существенно повысить эффективность своей работы, снизить количество ошибок, зависящих от человеческого фактора, усилить контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также увеличить уровень качества при обслуживании своих клиентов.
Проект выполнила компания «АСП».
