О заказчике: ООО «Альянс Региональных Ритейлеров». Компания управляет сетью региональных магазинов. В Альянс входят магазины разных форматов: и маленькие торговые точки у дома, и гипермаркеты. Магазины располагаются в Томской, Архангельской, Кемеровской, Свердловской, Костромской, Ярославской и Ивановской областях и в Алтайском крае.
Исполнитель проекта: ООО «Аксиома-Софт» — официальный партнер фирмы «1С».
Информационная система заказчика — «1С:Управление торговлей» (редакция 11.5).
Зачем понадобилась автоматизация?
- Следить за качеством поставок и быстро устранять проблемы с недопоставками;
- Анализировать качество и полноту выполнения обязательств;
- Давать контрагентам лучший сервис;
- Выявлять слабые места и улучшать сервис.
Задача 1
Компания работает с производителями (поставщиками) и региональными торговыми сетями (покупателями). В программе «1С:Управление торговлей» уже были настроены фиксация и контроль коммерческих условий с обеими сторонами. Дальше нужно было связать коммерческие условия работы с поставщиками и покупателями и учесть широкое расположение складов Заказчика.
До автоматизации данные о коммерческих условиях для пар Поставщик — Покупатель хранились в файлах Excel. Было сложно актуализировать информацию, передавать ее сотрудникам и отслеживать изменения условий.
Цель автоматизации — вести учет коммерческих условий в системе и автоматизировать ценообразование. До этого цены устанавливались и контролировались вручную.
Задача 2
Во-вторых, было важно создать отчеты для контроля уровня сервиса при работе с поставщиками и покупателями. Нужно было оценивать, насколько качественно и полно поставщики выполняют свои обязательства перед «АРР» и насколько «АРР» выполняет свои обязательства перед покупателями. Важно было учитывать, что ответственность за невыполнение обязательств перед покупателями может лежать как на ООО «АРР», так и на поставщике. До автоматизации сервис оценивался вручную. Из-за большого объема данных анализ сервиса был недостаточно качественным.
Ход работы
1. Выявили потребности заказчика на встречах
На первом этапе мы провели несколько встреч с ключевыми заказчиками. На них определили и зафиксировали требования к доработкам.
Заказчик обозначил цели автоматизации и мы также обсудили наболевшие вопросы, с которыми пользователи сталкиваются в ежедневной работе с программой.
2.Формализовали требования заказчика, разработали технические задания на доработку системы и выполнили их
На втором этапе разработали технические задания. В них учли требования Заказчика и особенности ведения учета в компании.
Паспорт контракта и алгоритм установки цен
Для первой задачи разработали документ «Паспорт контракта». Он учитывает актуальные коммерческие условия для поставщиков и покупателей. За основу взяли файл Excel, где компания вела учет раньше.
Теперь пользователи могут загружать данные из Excel в документ «Паспорт контракта».
Эта доработка дает сотрудникам быстрый доступ к нужной информации, им больше не нужно отвлекать коллег для уточнений. Учет данных в 1С сохраняет историю изменений условий. К ней можно всегда вернуться.
В документе указаны: поставщик и его тип цены. Там же фиксируются: покупатель, его соглашение (для контроля отсрочки) и процент наценки для покупателя от прайса поставщика.
Вместе с документом «Паспорт контракта» сделали еще несколько доработок. Они устанавливают цены для покупателей из этого документа. Цены рассчитываются по видам цен и наценок из паспорта, с учетом прайса поставщика и процента наценки. Так новые цены быстро устанавливаются и учитывают актуальные коммерческие условия.
В документы «Регистрация цен поставщика» и «Установка цен номенклатуры» добавили возможность загружать данные из Excel, чтобы ускорять ввод. Доработали установку цен на определенный период и добавили механизм, который управляет товарной матрицей для поставщиков и покупателей.
Добавили документ «Установка цен номенклатуры» к документу «Регистрация цен поставщика», чтобы актуализировать цены покупателей в системе. Цены устанавливаются автоматически, исходя из новых цен поставщика и актуальных наценок, которые уже зафиксированы в системе через «Паспорт контракта».
Как наши доработки упростили бизнес-процессы Заказчика:
- Появился учет коммерческих условий, которые согласованы с поставщиками и покупателями;
- Цены для поставщиков и покупателей устанавливаются автоматически и быстро;
- Заказы формируются автоматически, заполнять данные о ценах в заказах поставщиков вручную больше не нужно.
Отчет «Уровень клиентского сервиса»
Для второй задачи разработали два отчета: «Уровень клиентского сервиса по поставщикам» и «Уровень клиентского сервиса по покупателям».
Отчет «Уровень клиентского сервиса по поставщикам» использует данные из документов: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Акт о расхождении после приобретения» и «Корректировка приобретения». По итогам заказа и приобретения рассчитываются показатели сервиса в натуральном и стоимостном выражении. Отчет персонализирует качество поставок, находит поставщиков, которые часто отклоняют заказы, недопоставляют их или поставляют сверх заказа, и определяет номенклатурные позиции с недопоставками или излишками.
Отчет «Уровень клиентского сервиса по покупателям» использует данные из документов: «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Акт о расхождении после отгрузки» и «Корректировка реализации». Он рассчитывает показатели сервиса при заказе и реализации в натуральном и стоимостном выражении. Этот отчет выявляет клиентов, чьи заказы поставляются не в полном объеме, и определяют, по чьей вине произошла недопоставка.
Новые документы отчетов помогают:
- Выявлять причины недопоставки товара и определять ответственных.
- Анализировать уровень сервиса по номенклатурным позициям и так оптимизировать товарную матрицу.
- Контролировать выполнение поставщиками своих обязательств.
- Отслеживать изменения уровня сервиса по контрагентам и заказам.
Как планируем продолжить автоматизацию
- Дорабатываем алгоритм заполнения заказа клиента при его загрузке из EDI. Будем использовать коммерческие условия из системы, чтобы заказ автоматически заполнялся нужными реквизитами и для него проверялась бы правильность цен. Так сотрудники будут меньше работать вручную, освободят рабочее время и смогут выполнять другие задачи качественнее.
- Автоматизируем обмен данными со складом, где работает заказчик. Планируем наладить автоматический обмен данными о заказах клиентов и заказах поставщикам.
Результаты проекта
- В несколько раз быстрее вводится информация о ценах поставщиков;
- Автоматизировано 80 рабочих мест;
- На 90% быстрее вводятся данные о ценах для клиентов. Пользователи могут актуализировать цены, если изменились цены у поставщика. Актуализация цен для всех клиентов занимает 10−15 минут;
- Ушли от ручной проверки цен клиентов в заказах. Пользователь тратил много времени, чтобы вручную проверить регулярные и специальные цены клиента. Теперь на контроль цен уходит в 5−7 раз меньше времени;
- Больше не требуется ручная проверка актуальности товарной матрицы. Для работы с поставщиками и клиентами появился инструмент для исключения товаров из матрицы. Если раньше пользователь сверял данные заказа с актуальной спецификацией вручную, то теперь сверка происходит автоматически. Если заказали устаревшую позицию, ей присваивают нулевую цену. Сотрудники экономят время, так как больше не сверяют цены вручную.
Минимизировали долю ручного труда при расчете уровня сервиса. Теперь причины недопоставки товара клиентам быстро анализируются. Финансовая ответственность за недопоставки переносится на Поставщика, если он не исполнил обязательства. Дальше мы рассчитаем результаты в денежном выражении.
«Благодаря автоматизации мы ушли от Excel. Теперь сотрудники компании тратят меньше времени на ручные операции, проверки и ввод информации. При этом мы больше не анализируем уровень сервиса вручную — все отчеты формируются в „1С“, что обеспечило высокое качество и достоверность получаемой аналитики», — прокомментировал Леонов Сергей Николаевич, генеральный директор компании «Альянс Региональных Ритейлеров».
Проект выполнила компания «АКСИОМА-СОФТ».
