Рутинные и операционные процессы — это та часть, которая может занимать существенное количество времени и негативно сказываться на управленческих решениях. С этими сложностями столкнулась компания «ТрейдТехКом».
Благодаря внедрению в свою работу программных продуктов «1С» и облачных технологий удалось повысить точность в операционных процессах. Автоматизация помогла «ТрейдТехКом» оптимизировать процессы учета и подбора товаров, отслеживать все перемещения товаров, а также сделать систему расчета зарплаты более прозрачной и удобной для использования.
Описание компании и ее потребностей
С 2016 года компания «ТрейдТехКом» специализируется на производстве и продаже автомобильных деталей, узлов и принадлежностей для спецтехники. Компания расположена в Иркутске, а продажи охватывают всю страну. Ассортимент продукции включает более 370 наименований, а выручка компании за последний финансовый год превысила 158 миллионов рублей.
Чтобы продолжать развиваться в условиях меняющегося рынка компании потребовалось автоматизировать бизнес-процессы, чтобы уменьшить количество ошибок и неточностей, ускорить выполнение операционных задач и освободить время для более важных стратегических целей.
Проблемы и вызовы, с которыми сталкивалась компания до автоматизации
Программный продукт «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ) стал основной платформой для организации ключевых процессов, связанных с товарными операциями и финансами. Специалисты компании «Форус» решали три важные задачи: контроль этапов движения товаров и их оборота, а также расчет заработной платы с учетом индивидуальных процентных показателей для каждого сотрудника.
1. Подбор аналогов
Сложности в оформлении документации, которые связаны с ручным перебором аналогов, приводили к тому, что часть позиций была не учтена из-за человеческого фактора. Кроме того, сложности с подбором аналогов приводили к замедлению обслуживания клиентов и негативно влияли на продажи и репутацию компании. Эти проблемы происходили из-за того, что в базе данных программы 1С:УНФ содержалось множество позиций товаров, которые являлись аналогами друг друга, но требовали отдельного учета.
2. Расчет потребностей
Дополнительные издержки в следствии неоперативной обработки запросов клиентов были еще одной проблемой в компании. Для «ТрейдТехКом» важно при заказе товаров учитывать складские запасы аналогичных товаров. Типовая версия 1С:УНФ не позволяет реализовать эти функции.
В зависимости от способа пополнения складских запасов все товары можно разделить на две группы. К первой относятся товары, для которых необходимо настроить минимальный и максимальный складской запас. При снижении количества товара до минимального уровня система автоматически запускает процесс пополнения. Вторая группа включает товары, за складскими запасами которых нужно следить вручную.
3. Расчет заработной платы
Ручной расчет зарплаты со сложной системой расчета премиальной части — еще одна задача, которую компания хотела решить. В «ТрейдТехКом» используется нестандартная система расчета зарплаты, которая отличается от типового функционала 1С:УНФ. Учитывается несколько факторов, влияющих на зарплату сотрудников. Например, начисление бонусов работникам отдела продаж в зависимости от позиции товара, где для каждой позиции свой процент, который начисляется менеджеру и руководителю. При этом процент с продажи каждой позиции может быть разным, как и проценты бонусов для начальника отдела и менеджеров.
Типовая версия 1С:УНФ не позволяет проводить такие расчеты. Из-за этого расчет зарплаты проводился вручную и требовал много времени. Сотрудники вручную переносили данные из заказов покупателей в таблицу Excel. Для каждой позиции указывали процент, соответствующий уровню полномочий сотрудника (менеджер или руководитель), затем рассчитывали размер премии и формировали файл с данными по расчету для каждого работника.
Выбор решения для автоматизации
Компания хотела продолжить использовать 1С:УНФ в качестве основного рабочего инструмента, поскольку в нем уже были все необходимые нам данные и функции: управление продажами, закупками, складом, финансами, зарплатой, а также инструменты для анализа состояния компании и создания отчетности.
Однако из-за удаленности складов и магазина друг от друга, а также широкой продуктовой линейки требовалось решение, которое могло бы эффективно работать с текущей системой и учитывать особенности компании. Перенос всех данных на отдельный сервер мог привести к дополнительным расходам, что негативно сказалось бы на бизнес-процессах. Поэтому был сделан выбор в пользу переноса базы 1С:УНФ в облачный сервис 1С:Фреш.
К моменту принятия решения об автоматизации процессов «ТрейдТехКом» уже несколько лет сотрудничали с «Форус». За время совместной работы компания отлично себя зарекомендовала, так как все задачи решались четко и оперативно. Поэтому «ТрейдТехКом» выбрал «Форус» для решения необходимых задач и доработок существующей системы.
Процесс автоматизации
Ключевым шагом на пути к оптимизации бизнес-процессов стало внедрение доработок под специфику компании «ТрейдТехКом», т.к. типовой функционал программы не полностью соответствовал потребностям предприятия. Специалисты «Форус» провели анализ ситуации и разработали индивидуальные решения, которые позволили максимально эффективно использовать возможности программы 1С:УНФ.
1. Подбор аналогов
Подбор аналогов требуется в трех случая: когда идет работа с документами для заказа покупателя, для заказа поставщику или же отдельно.
Форма обработки выдает список товаров и данные:
- количество свободного товара;
- число позиций в заказах поставщиков;
- объем зарезервированного в пути товара;
-
цена продажи
и т. д.
В шапке указано, сколько строк можно перенести в заказ (если обработка открыта из заказа), и сумма позиций.
Предусмотрена возможность установить отбор: например, выбрать только те позиции, у которых есть цена, или только доступные для покупки.
Также специалисты «Форус» настроили фильтрации списка следующим образом:
- «Связать аналоги» — связывает позиции, которые будут отображаются как аналоги друг друга;
- «Добавить аналог» — добавляет новую позицию-аналог ко всем позициям в списке;
- «Убрать связи» — исключает позиции из списка аналогов.
Когда сотрудник вводит данные в поисковую строку (чаще всего поиск осуществляется по артикулу), в списке отображаются не только найденные позиции, но и их аналоги.
Это ключевая функция обработки, которая позволяет работникам при подборе товаров видеть полную информацию о позиции и ее аналогах. При необходимости можно сразу предложить замену, сравнить цены, проанализировать количество на разных складах и рассчитать дату готовности заказа.
Теперь вся работа с товарами частью заказа сосредоточена в одном месте, что решает изначальную проблему.
2. Расчет потребностей
Поскольку товары хранятся на нескольких складах, а у большинства товаров есть аналоги необходимо получать актуальные данные о запасах конкретных товарных единиц. Для данной задачи был разработан абсолютно новый алгоритм учета остатков, отличный от типового функционала программы.
На форме обработки указываются данные для заполнения таблицы: дата формирования потребностей, поставщик и способ пополнения (автоматическое или ручное). От способа пополнения зависит формула расчета потребностей.
Таблица заполняется в соответствии с заданными настройками. На форме отображаются данные как по отдельной позиции, так и по всем ее аналогам. Информация для документов «Заказ поставщику» подбирается с учетом количества аналогов. Здесь же можно просмотреть основные данные по позиции: остаток, минимальное и максимальное количество, число заказанных у поставщиков позиций, количество зарезервированных в пути позиций и расчетное значение потребности.
Если установить флажок «Заказать» в списке номенклатуры или аналогов, позиция попадет в документ «Заказ поставщику» после нажатия на кнопку «Сформировать заказы поставщикам».
Программа стала учитывать остатки на складе в совокупности по актуальному наименованию товара и всем его аналогам. Для этого был разработан следующий механизм обработки расчета потребностей: при выборе строки номенклатуры в нижней части обработки появляется таблица со всеми аналогами этой номенклатуры (даже если аналог отсутствует на складе). Эта таблица имеет те же колонки, что и основная. В ней можно указать значение потребности вручную и выбрать позицию для заказа.
По-прежнему в строках табличной части заполняются значения остатка, резерва и заказа поставщиков. При этом в правой части с отборами теперь выводится итоговое значение остатка, заказа поставщиков, резерва в пути и потребности для удобства работы. Итого — это сумма соответствующих значений по выделенной позиции в основной таблице и в таблице аналогов. Итоговые данные обновляются при активации строки.
Потребность в основной таблице определяется на основе общего остатка по текущей позиции номенклатуры и всех ее аналогов. Таким образом, потребность выделенной позиции номенклатуры в общей таблице равна вычисляемому значению «Итого потребность».
Вместе с тем проведены доработки по заполнению таблицы с автоматическим способом пополнения. Теперь в нее добавляются только те позиции, для которых остаток на складе меньше минимального уровня запаса. При этом расчет производится с учетом аналогов: остаток на складе по номенклатуре и всем ее аналогам должен быть меньше минимального запаса. Минимальный запас — это значение для номенклатуры из основной таблицы.
Чтобы оптимизировать процесс планирования заказов и улучшить качество обслуживания клиентов, специалисты «Форус» внесли изменения в систему перемещения товаров между складами.
Для более точного отслеживания статуса и местоположения каждой позиции были проведены следующие доработки 1С:УНФ:
1) В табличную часть заказа покупателя добавили новый столбец — «Склад-источник». Если товары частично находятся на другом складе, то они резервируются именно с этого склада. В шапке документа останется положение основного склада под названием «Склад (резерв)». Если в столбце «Склад-источник» заполнена хотя бы одна строка, документ не проводится до тех пор, пока все строки столбца не будут заполнены. Если хотя бы одна ячейка столбца «Склад-источник» уже заполнена, резервирование товаров на складе из шапки документа не происходит, а выполняется по складам, указанным в табличной части. Если пользователь заполняет столбец «Склад-источник», автоматически появляется комментарий «Документ с разными складами».
2) Добавили функцию резервирования запасов:
- При проведении документа «Расходная накладная» автоматически снимаются резервы по всем связанным документам.
- Если оплата по заказу покупателя не поступает в течение 3−5 дней (общее количество дней для всех документов, с возможностью изменения количества дней пользователем), резерв снимается.
- Резервирование сохраняется до полной связки документов до расходной накладной, если по заказу покупателя есть оплата.
3) Настроили автоматическую отправку писем. При оформлении документов перемещения автоматически на электронную почту ответственного за заказ покупателя отправляется информация о поступлении товаров на склад. В письме указываются номер заказа, наименование покупателя и перечень товаров.
3. Расчет заработной платы
Для того, чтобы задавать процент от продаж для менеджера и руководителя отдела продаж разработали регистр сведений. Аналогичную возможность указания процентов реализовали в карточке номенклатуры.
Если данные в карточке номенклатуры не заполнены, то в документ автоматически подставляется стандартное значение. Эти данные можно редактировать вручную.
В конце месяца руководитель утверждает заказы, по которым необходимо выплатить заработную плату. Для этого он присваивает им статус «Утвержден в З/П». Затем создается отчет, в котором для каждого сотрудника рассчитывается сумма премии за месяц с детализацией по документам и номенклатуре. Этот отчет показывает суммы премий для менеджеров и руководителя отдела продаж.
Аналогичная доработка была выполнена для сотрудников, работающих с документами «Заказ-наряд». Здесь сумма премии может быть распределена между несколькими людьми, так как с заказ-нарядами обычно работают в команде.
Результаты автоматизации
Были проведены следующие доработки по адаптации типового решения:
1. Создана функция «Расчет потребностей». Она включает столбцы: «Номенклатура», «Остаток на складе Азимут», «Минимальное количество», «Максимальное количество» и «Потребность» (максимальный запас минус остаток по складу.
2. Настроены специальные правила: если выбран способ пополнения «Автоматическое», отображается номенклатура, у которой остатки по складу ниже минимального остатка. Если выбрано пополнение «Ручное», то отображается вся номенклатура с указанным способом пополнения.
3. Предусмотрена возможность создания заказов поставщикам по выбранным позициям с заполнением реквизита «Контрагент» значением из карточки номенклатуры «Поставщик». Заказы поставщикам группируются по контрагенту.
4. Усовершенствовано расширение «Подбор номенклатуры в документах реализаций»: добавлен параметр «Способ пополнения» в карточку номенклатуры с опциями «Автоматическое» и «Ручное». Этот параметр также отображается на форме подбора аналогов.
5. Внесены изменения в расширение «Подбор номенклатуры в документах реализаций».
6. Разработано расширение для документа Заказ-наряд по расчету заработной платы и отчет по расчету заработной платы.
7. В разделе Работы выведены дополнительные настройки «Настройка процентов» с 4 параметрами.
8. Добавлена дополнительную вкладку ФОТ (Фонд оплаты труда) для фиксации общей суммы премии.
9. Разработана внешний отчет, отражающий информацию по начислению премий сотрудникам по заказ-нарядам.
10. Доработки адаптированы под требования сервиса 1cfresh.com.
«ТрейдТехКом» добилась улучшения ряда показателей:
- Сократилось количество ошибок в документообороте и работе с клиентами.
- Повысилась удовлетворенность клиентов благодаря точной и оперативной информации и быстрой обработке запросов.
- Усилилась эффективность управления компанией, поскольку многие операционные задачи стали занимать гораздо меньше времени.
Сфера бизнеса отличается высокой динамикой, в ней непрерывно происходят изменения. Благодаря многолетнему сотрудничеству с надежными партнерами, такими как «Форус», компания «ТрейдТехКом» сохраняет стабильность и внедряет новые доработки для поддержания эффективности своего бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов позволяет отказаться от избыточных функций и сконцентрироваться на направлениях, способствующих развитию компании.
Проект выполнила компания «Форус».
